1. Introducción

Prevengos dispone de un formulario de configuración para los módulos y esta guía explicará las opciones de configuración general para el módulo GES/ADM.

Para poder llevarlas a cabo, salvo algunas excepciones, es necesario que el usuario activo tenga permisos de administrador sobre todo el aplicativo.

Para acceder al formulario Herramientas de configuración de Prevengos, y el bloque GESTIÓN GENERAL Y ADMINISTRATIVA, use el menú Configuración > Configuración y personalización.

Como se indica en el apartado anterior, podrá usar el acceso a los distintos apartados con el icono , o marcar la casilla habilitada, si el usuario activo es administrador del aplicativo.

 

2. Actuaciones automatizadas.

Prevengos dispone de un sistema de actuaciones automatizadas sobre los responsables técnico y médico de la empresa al generar alguno de estos cambios sobre la misma, o sus trabajadores. Estas actuaciones aparecerán en la agenda personal del usuario.

Las actuaciones automatizadas que tiene Prevengos son:

• Cancelar empresa existente: Cuando un usuario cancele completamente una empresa, se creará un actuación automática al técnico y/o al médico responsable de la empresa. El usuario podrá ver esta actuación tal y como se explica en el manual de actuaciones.
• Crear nueva empresa: Cuando se cree una nueva empresa y se nombre al usuario como responsable técnico o médico se creará una actuación en su agenda personal. 
• Desactivación de la empresa: Cuando un usuario cancele desactiva una empresa en técnica o medicina, se creará un actuación automática al técnico y/o al médico responsablede la empresa, según corresponda. El usuario podrá ver esta actuación tal y como se explica en el manual de actuaciones.
• Cambio de responsable técnico/médico: Al igual que cuando se crea una empresa nueva, si le nombran con responsable esta configuración creará actuaciones a los nuevos y viejos responsables para que puedan estar informados del cambio. 
• Asignación de aptitud crítica en el reconocimiento médico: Cuando en el módulo médico, a un trabajador de una empresa en la que es responsable, su reconocimiento médico se marca como aptitud crítica, esta configuración creará un actuación al responsable técnico y/o médico para que esté informado de esta anomalía. 

Por defecto el sistema está activo y esta configuración le permite desactivar las actuaciones que considere, así como personalizar los textos con el menú Edición > Editar valor seleccionado. La desactivación se realiza al desmarcar la casilla Habilitada la creación automática de estas actuaciones.

Todos los resgitros disponen de los marcadores [USUARIO] y [EMPRESA], además de los exclusivos para las actuaciones:

• Desactivación de empresa
  • [MOTIVO]
• Aptitud crítica
  • [TRABAJADOR]
  • [RECONOCIMIENTO_FECHA]
  • [RECONOCIMIENTO_APTITUD]

 

3. Alta temporal de empresas. Valores por defecto.

Prevengos permite activar temporalmente empresas para su edición, evitando la reactivación y pérdida de datos en el campo Motivo de la baja en la ficha de datos de la empresa, y esta configuración establece el tiempo por defecto y máximo, en minutos, en el que permanecerá la empresa en el estado temporal. Esta funcionalidad es debida a que una empresa cancelada o desactivada está en solo lectura, con lo cuál no puede modificar nada, si necesita modificar algún dato de forma puntual, en esta configuración puede limitar el tiempo que puede estar activa. 

Si habilita la casilla Impedir que el usuario modifique este tiempo, impedirá que cada usuario establezca el tiempo en este proceso.

 

4. Formación. Configuración de la automatización de la referencia de los cursos de formación.

Al asociar acciones formativas del mantenimiento a las empresas , se habilita el campo Código o referencia del curso. Esta configuración define si dicho campo se indica manualmente por el usuario o es generado automáticamente por Prevengos.

 

Esta configuración, es debida a que hay usuarios que tienen una referencia propia y no autonúmerica y quieren poder indicarlo manualmente en cada acción formativa. 

 

5. Formación. Requisitos de firma en las autoevaluaciones de formación on-line.

Cuando los trabajadores realizan el cuestionario de la formación on-line, Prevengos permite la obtención de la rúbrica del trabajador con esta configuración.

Al marcar la casilla Solicitar la firma en las autoevaluaciones de formación, tras finalizar el cuestionario, superada o no la prueba, se habilita una casilla para la firma, pero el trabajador podrá omitirla. Sólo será un requisito obligatorio si también marca la casilla Requerirla de forma obligatoria para poder finalizar la prueba.

Esta rúbrica se queda grabada con su autoevaluación para que la puedan ver en Prevengos. 

 

6. Formación. Establecer como formación requerida lo indicado en el mantenimiento de cursos.

Prevengos dispone de una consulta en la que muestra las necesidades formativas de un trabajador. Estas necesidades formativas pueden ser comprobadas de dos maneras: desde el mantenimiento de puestos de trabajo o desde las evaluaciones de riesgos vigentes en la empresa.

Con la opción deshabilitada la formación requerida a los trabajadores se obtiene de la formación asignada en las evaluaciones de riesgos vigentes. Es decir, el trabajador se añade a una evaluación y en alguno de los elementos evaluables (puesto, lugar de trabajo, maquinaria....) en el que esté relacionado,  se indica que necesita una formación específica. Más información en este manual. En este caso, la consulta de situación actual y necesidades formativas mostrará todos los cursos que se hayan definido en las evaluaciones vigentes. 

Con la opción marcada le permite establecer que la formación requerida a los trabajadores se obtenga del mantenimiento de cursos de formación. Para ello se buscarán todos los cursos en los que el puesto administrativo del trabajador se encuentre en el detalle de los puestos a los que va destinado el curso de formación.

 

7. Contrato. Habilitada la creación de nuevos contratos específicos de salud.

Prevengos permite la habilitación del formulario para los contratos específicos de salud. Dicho formulario sólo permite contratar los reconocimientos médicos con las tarifas correspondientes. Este tipo de contratos están obsoletos, con lo cuál no se recomienda activar esta opción. 

 

8. Contrato. Textos predefinidos para los pagos generados en el contrato.  

Al fraccionar el importe del contrato, Prevengos establece por defecto unos textos que son modificables en cualquier momento. Esta configuración permite establecer los textos, mediante texto fijo y marcadores, para las opciones de fraccionamiento por porcentaje o por servicios.

El formulario ofrece el listado de marcadores a usar y los campos de configuración de los textos:

• Texto del pago. Fraccionamiento por porcentajes. Asignarás el texto al usar en la forma de pago del contrato Fraccionamiento predefinido o Fraccionamiento por número de pagos. Sólo puede usar los marcadores con icono en la columna .
• Texto del pago. Fraccionamiento por servicios. Asignará el texto al usar en la forma de pago del contrato el Fraccionamiento por servicios. Sólo puede usar los marcadores con icono en la columna .

Para añadir marcadores pueden hacer doble clic sobre el marcador correspondiente o seleccionarlo y pulsar los botones  o .

 

9. Contrato. Establecer como obligatorio el campo "Tipo de contrato".

Esta configuración añade como campo obligatorio en la ficha del contrato el campo Tipo de contrato.

 

10. Contrato. Excluir al representante de la empresa como firmante del contrato.

Prevengos, al crear un nuevo contrato, establece como firmantes del contrato a:

• Todas las personas de contacto marcadas como Firmantes de contrato.
• Representante de la empresa.

Esta configuración excluye al representante de los firmantes del contrato en ese proceso.

 

11. Renovación. Habilitado el uso de renovaciones tácitas y renovaciones con factura.

Prevengos añade al proceso de renovación de contratos 2 opciones:

• Tácita (Generar nuevos pagos manteniendo el contrato): Se mantiene el contrato inicial y se generan los pagos según las indicaciones del punto 5 (marcado por defecto "mantener la forma de pago del contrato inicial".
• Factura: Al renovar se genera una factura por el total del importe del contrato a renovar, con fecha según lo indicado en el punto 3 (marcado por defecto "mantener la fecha de vencimiento de la renovación".

 

12. Factura. Marcar automáticamente como facturados los pagos de importe 0.

Prevengos permite crear contratos de importe 0, con su respectivo fraccionamiento. Esta configuración marca dichos regsitros como facturados para que no se tengan en cuenta en el proceso de facturación.

 

13. Factura. Configuración del uso del campo "Identificador" de las facturas y textos del balance.

Las facturas disponen en su ficha de datos del campo Identificador, a cumplimentar manualmente por el usuario. Esta configuración permite:

• Valor por defecto. Establecer el campo Identificador como manual por el usuario o generado automáticamente por Prevengos.
• Uso del Identificador en la generación del balance y recibos. Establecer el uso del campo Identificador como Concepto, en la ficha de datos de la factura, en el balance de la empresa o usar la numeración de la factura.
• Predefinición de textos del balance. Establecer los textos del campo Concepto para los registros al "Haber" asociados a las facturas, sean recibos bancarios u otras formas de pago, con los siguientes marcadores:
  • Sin identificador en la factura:
    
  • Con identificador en la factura:
    

 

14. Factura. Mostrar por defecto las facturas canceladas.

Prevengos, por defecto, oculta en los listados los elementos cerrados o cancelados. Esta configuración permite ver en la ficha administrativa de la empresa, pestañas 5. Factuación y 6. Balance, las facturas marcadas como canceladas.

 

15. Mostrar icono "Empresa pendiente de cobro" en los listados de empresas y renovaciones.

Prevengos permite identificar las empresas pendientes de cobro, porque tienen entradas al haber sin confirmar. Esta configuración habilita el icono * para dichas empresas en los listados.

El icono se mostrará * para aquellas que tengan el saldo de balance a su favor.

 

16. Formato del título de los documentos de trabajador generados por Prevengos.

Prevengos tiene un formato por defecto para el nombre de los documentos generados al trabajador. Esta configuración permite establecer el formato del título de los documentos de trabajador generados por el gestor de impresión de Prevengos.

En el campo Formato del título podrá combinar texto fijo y los marcadores del menú Marcadores disponibles.

 

17. Generación de proyectos de horas a partir de contratos. Opción por defecto: Por servicio.

Prevengos permite generar proyectos de imputación, al finalizar la generación de un nuevo contrato, con un proyecto global, un único proyecto para todos los servicios del contrato. Esta opción establece que el proyecto a generar sea por servicio, un proyecto por cada bloque de servicios de prevención, medicina u otros servicios, desde los contratos.

 

18. SERPA. Identificar los contratos comunicados por la referencia del contrato.

Prevengos usa en la comunicación de contratos a SERPA el campo Origen de la ficha del contrato para el Cod. Concierto. Esta configuración permite cambiar dicho campo por Referencia que la asigna manualmente el usuario en la ficha de datos del contrato.

 

19. Títulos de los presupuestos y contratos

Configura si desea que los presupuestos y contratos contengan el campo "Título" y que sus listados correspondientes se muestren también con la columna "Título". Además, lo indicado en el campo "Título", será el título del documento generado sobre el contrato o presupuesto.

Por defecto, en este campo se incluirá su código y fecha.