Contratos

1. Introducción.

¿Qué es un Contrato?

Un contrato es acuerdo formal registrado que establece las condiciones, servicios, duración y términos de la relación entre la empresa y una contraparte (como un empleado, cliente o proveedor). En Prevengos tener un contrato bien cumplimentado facilitará al usuario desde la automatización de la facturación de estos hasta la renovación posterior de ese contrato.

Tener una correcta configuración en un contrato de la facturación y la renovación es como poner el piloto automático. Tú defines las reglas una sola vez y el programa se encarga de todo después: cuando llega la fecha, renueva el contrato legal y crea el plan de facturación con solo un clic.

2. Crear un contrato

Desde Prevengos, para la creación de un contrato tendremos 2 opciones:

- Crear un contrato desde cero:
Crearemos un contrato nuevo sin ningún dato previo. Para ello haremos clic en la empresa donde queremos crear el contrato, clicamos en el Menú Rápido > Área de administración > Contratos > Nuevo contrato

- Crear un contrato desde un presupuesto:
Podrémos convertir un Presupuesto a Contrato. Esta opción nos añadirá la información y datos cumplimentados en el presupuesto y facilitar así la eficiencia y rapidez al crearlo.
Para convertir un presupuesto hacemos Clic derecho en un Presupuesto > Contratar Presupuesto.

Ambas opciones, al hacer clic en ellas, nos llevarán a una primera ventana donde establecerá la fecha de vigencia del contrato, su vencimiento/caducidad y su numeración. Aunque Prevengos calcula estos datos automáticamente podrá cambiar cualquier dato de manera personalizada más adelante.

3. Ficha del contrato

La ficha del contrato consta de 10 puntos a cumplimentar y cuya funcionalidad se explica en los siguientes enlaces:

3.1 Datos generales

En el "Punto 1. Datos generales" encontraremos toda la información primordial del contrato cómo Número de contrato, número de Referencia, título, fecha y vencimiento, duración de la renovación, tipo de contrato, fase o situación los firmantes y los centros de trabajo englobados en este contrato.

"Recordar que los datos que aparecen en negrita son obligatorios y no se podrá crear el contrato sin cumplimentarlos."

Nº Contrato: Es el "DNI" del contrato. Un código único que el programa asigna automáticamente para identificarlo y que nunca se repite.
Origen: Si este contrato nació de un presupuesto aceptado, aquí aparece el número de ese presupuesto. Sirve para saber de dónde salió el acuerdo.
Referencia: Un código o nombre corto que puedes escribir tú mismo para organizar tus expedientes o buscar este contrato más rápido.
Título: El nombre con el que verás este contrato en los listados. Pon algo descriptivo (ej: "Servicio PRL 2026") para reconocerlo de un vistazo.
Fecha: El día exacto en que empieza el servicio. Desde esta fecha, el cliente ya tiene cobertura legal.
Vencimiento: La fecha límite en la que el contrato se termina si no se renueva antes.
Duración renov.: Es el tiempo extra que se sumará automáticamente al contrato cuando toque renovarlo (por ejemplo: "1 año más").
Tipo contrato: Define qué estás vendiendo (PRL, Medicina, Formación...). Según lo que elijas aquí, el programa activará unas opciones u otras.
Fase/situación: Te dice cómo está el contrato ahora mismo: si está funcionando (Activo), si aún lo estás preparando (Borrador) o si ya se ha terminado (Baja).
Firmantes: Son las personas con autorización legal que validarán el acuerdo. Sus datos son los que aparecerán automáticamente al pie del contrato para la firma. Pueden ser 1 o varios firmantes.
Para añadir un firmante hacemos clic en Firmantes > Nuevo firmante
- Nuevo firmante. Entrada manual: Te permite escribir desde cero los datos de una persona (nombre, DNI, cargo) que no está guardada en el sistema.
- Nuevo firmante. Responsable de la empresa: Carga automáticamente los datos del directivo o gerente que figura como el responsable principal en la ficha de la empresa.
- Añadir firmantes. Personas de contacto marcadas como firmantes de contrato.: Busca y añade directamente a las personas de la empresa que ya tienen activada la casilla firmante en su ficha de contacto.
- Añadir firmantes. Otras personas de contacto: Te muestra la lista completa de contactos de la empresa para que elijas a alguien que firmará este contrato en concreto, aunque no sea el firmante habitual.
Centros de trabajo: Te permite añadir los centros de trabajos. Para realizar un contrato es obligatorio asociar el contrato a uno o varios centros de trabajo. En este apartado se detallan los centros de trabajo a los que afecta el contrato y los trabajadores por cada especialidad. Datos que luego se podrán utilizar en la generación de la memoria Orden TIN y la comunicación de contratos a SERPA.
- Una vez añadido el Centro de trabajo, podrémos editar los trabajadores concertados haciendo clic derecho en el centro > Editar datos de concierto con el centro seleccionado. El centro se carga por defecto en el contrato con el número de trabajadores concertados y por especialidad según la información de su ficha de datos. Esta opción permite editar dicha información manualmente.

3.2 Servicios contratados.

El "Punto 2. Servicios contratados" recogerá todos los servicios que nuestro cliente contratará. Si el contrato viene de un presupuesto, este apartado ya vendrá rellenado, si no, añadiremos los servicios manualmente haciendo Clic derecho > Añadir servicio

Seleccionamos en la casilla izquierda, los servicios a añadir y hacemos clic en Seleccionar (F6)

Una vez añadidos los servicios desde nuestro mantenimiento de servicios nos aparecerá el concepto del servicio junto a las tareas de ese servicio y el importe total de este. Por defecto nos traerá unos precios ya predefinidos por nosotros pero podremos modificarlos y poner otros.

Para ver los detalles del servicio que hemos añadido y/o para cambiarle algún dato, hacemos doble click en el título del servicio o la tarea y nos aparecerá la ficha correspondiente para realizar cualquier cambio.

Encontraremos 2 puntos a definir centrados en el Plan de facturación:
- El número de vencimientos, o lo que es lo mismo, el número de cuotas.
- Y la cadencia, que sería el tiempo entre cuota y cuota.

Ejemplo: Si ponemos 12 Vencimientos + Cadencia de 1 mes, tendrémos 12 cuotas, 1 cada mes.
Esto lo definiremos también para los años sucesivos y renovaciones de contrato.
Una vez definidos los detalles a aplicar en los servicios, hacemos clic en Aceptar.

NOTA: Todos los cambios que hagamos en este servicio que hemos incluido únicamente tendrán efecto y se aplicarán en este contrato, no modificará la configuración base del mismo, es decir, si volvemos a añadir este servicio en otro contrato, no se verán los cambios que hacemos ahora, sino que se añadirá con su configuración inicial por defecto.

RECOMENDADO: Mantenimientos: ¿Cómo crear Servicios, Tarifas y Plantillas predefinidas?

3.3 Tarifas de reconocimientos

En el "Punto 3. Tarifas reconocimientos" definiremos las tarifas para los reconocimientos médicos y las analíticas para nuestros trabajadores. Estas tarifas se aplicarán cuando nuestros trabajadores realicen cualquiera de los dos servicios.

Añadiremos las tarifas haciendo en Tarifas reconocimientos > Añadir tarifas...

Seleccionamos la tarifa que vayamos a aplicar y hacemos clic en Aceptar. Ahora tendremos las tarifas añadidas al contrato.

Al crear una campaña de reconocimientos o analíticas y vincularlos a un contrato con tarifas, se les cobrará este precio definido a los trabajadores. El proceso de vincular un Reconocimiento o analítica a un contrato se hará desde el módulo de Vigilancia de la salud.

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3.4 Formación concertada

En el "Punto 4. Formación concertada” definiremos los cursos de formación. Este apartado es similar al de las tarifas de reconocimientos médicos y analíticas, pero en este caso aplicado sobre los cursos de formación contratados.

Para añadir un curso de formación haremos clic en Cursos de formación > Añadir cursos de formación concertadas concertados

Esta opción nos llevará al mantenimiento de cursos de formación. Desde el mantenimiento será donde selecionaremos los cursos que vamos a aplicar en el contrato que previamente hemos creado.

Una vez tengamos el Curso de formación añadido, haciendo clic derecho sobre el encontrarémos varias opciones de edición que podrémos establecer en el curso:

Añadir/Quitar cursos de formación:
Indicar número de trabajadores incluidos en contrato: Esta opción les mostrará un pequeño formulario donde podrán indicar manualmente el número de trabajadores incluidos en contrato.
Incluir el número de trabajadores concertados en prevención: Con esta opción, el programa grabará el número de trabajadores que se hayan indicado anteriormente en el apartado '2. Servicios contratados', en concreto en el campo 'Número total de trabajadores incluidos en el precio - Servicios de prevención'.
Incluir en contrato cualquier número de trabajadores: Esta opción la utilizarán cuando no haya que controlar el número de trabajadores, es decir, todos los trabajadores que realicen el curso están incluidos en contrato.
Asignar tarifas a los cursos seleccionados: Para asignar una tarifa, utilizarán la opción 'Asignar tarifa a los cursos seleccionados'. que les llevará al mantenimiento de tarifas de formación en el cuál podrán elegir o crear las tarifas, indicando si son precios por trabajador o por curso completo. Recordar que esta tarifas deben ir asociadas a un servicio para poder facturarlos.

3.5 Plan de Facturación

Una vez completamos los 4 primeros campos del contrato, definiremos el Punto 5. Plan de Facturación. este punto es uno de los puntos fundamentales dentro de un contrato en Prevengos.

En el Plan de Facturación será donde definirémos los fraccionamientos de pago, los vencimientos y los precios de los servicios que se han contratado en el contrado. El asterisco rojo a la derecha de Plan de facturación nos indica que debemos realizar un plan de facturación en este contrato para continuar.

Para definir el Plan de facturación haremos clic en Plan de Facturación > Editar plan de facturación.
Tendrémos 2 opciones:

Editar plan de facturación (automático): En esta opción se definirán los vencimientos (Cuotas) de manera automática según la configuración que los servicios añadidos tuvieran en su mantenimiento. Para aplicar el fraccionamiento hacemos clic derecho en el servicio > Fraccionamiento automático. Todos.
Podrémos aplicar todo el plan en automático o, unos servicios en automático y otros manuales en la opción de fraccionar por número de vencimientos.

Una vez definido el fraccionamiento, aplicarémos los cambios. Nos aparecerán ya definidas todas las cuotas del plan de facturación, en la parte inferior, con su Vencimiento e importe a aplicar. Ahora hacemos clic en Aplicar plan de facturación. para implementarlo en el contrato.

Ahora con el Plan de facturación definido para este contrato la siguiente opción a configurar es el Texto a incluir en el contrato como forma de pago.
Tendrémos 2 opciones:
- Obtener texto de la forma de pago automáticamente: Esto rellenará de manera automática el texto a incluir tomando como base el fraccionamiento aplicado en el plan de facturación.
- Seleccionar forma de pago desde el mantenimiento: Aquí Prevengos abrirá el mantenimiento de textos predefinidos de formas de pago para presupuestos y contratos desde donde elegiremos o crearemos textos creados de manera personalizada por nosotros.
Editar plan de facturación (Manual):
En esta opción realizaremos el plan de facturación de manera manual. Seleccionaremos el servicio, elegiremos la fecha del vencimiento (cuota), el importe de la cuota y la añadiremos al plan de facturación haciendo clic en Añadir vencimiento al plan de facturación.

También podrémos definir los conceptos de los vencimientos creados utilizando una configuración personalizada de marcadores que encontrarémos haciendo clic en el icono de información de la derecha.

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3.5 Comisiones

Puede darse el caso de clientes que hayan llegado a través de una asesoría/colaborador, un comercial o un técnico, a los cuáles tendrán que dar comisión por los contratos que el cliente realice con ustedes. Estas comisiones podrán aplicarse al contrato en función de los servicios contratados por el cliente, para que posteriormente queden reflejadas en las facturas resultantes del contrato. Las mismas, podrán aplicarse a mano directamente en el contrato o podrán predefinirlas para que se calculen automáticamente.

Para que el cálculo de las comisiones sea automático necesitarán hacer una configuración previa.

En función de si la comisión es para una asesoría/colaborador, si es para el técnico responsable de la empresa o para el comercial, la definición de las comisiones se realizará en pantallas distintas:

Definición de comisiones a asesorías/colaboradores. Deben realizarlo en el mantenimiento de Asesorías/colaboradores. Para ver más información sobre cómo definir estas comisiones, consultar el manual Mantenimiento de asesorías y colaboradores
Definición de comisiones a técnicos y comerciales. En este caso no se puede definir una comisión diferente para cada técnico o por cada comerial, el porcentaje de comisión será el mismo para todos los técnicos, y pasará lo mismo con todos los comerciales. Para ver cómo definir estas comisiones, consultar el manual Configuración de servicios predefinidos para presupuestos y contratos

Una vez definidos los porcentajes de comisión para asesorías/colaboradores, técnicos y comerciales, tendrán que relacionar la empresa con el técnico, el comercial o el colaborador correspondiente a ese cliente. Esta relación la establecerán dentro de la ficha de la empresa, en el apartado de los Datos generales.

Una vez definidos tanto los comisionistas en la ficha de la empresa como a estos en el mantenimiento de servicios, ya tendrémos disponible de manera automática en cada contrato de esta empresa a los comisionistas asignados.

Ahora simplemente haciendo clic en Comisionistas > Añadir automáticamente comisionistas (según servicios)

1.
2.
3.
4.
5.
6. Comisiones aplicables
7. Resumen Memoria
8. Personal Asociado
9. Asociaciones
9. Observaciones: En este apartado encontrarán una caja de texto 'libre' para realizar cualquier anotación relacionada con el contrato.

10. Acciones tras la creación

Al finalizar la generación del contrato se muestra este formulario, que se puede omitir con el botón "Cancelar", que permite la generación de campañas de reconocimientos (PVST) y proyectos de imputación si marca las casillas "Crear una campaña de reconocimientos médicos (PVST) asociada a este contrato" y "Generar proyecto predefinido de imputación de horas asociado al contrato".