1. Introducción
La consulta de contratos es un buscador que utilizarán los usuarios cuando necesiten localizar contratos fijando unos parámetros específicos de búsqueda. En dicho buscador Prevengos ofrece la posibilidad de utilizar filtros por datos relacionados con el contrato, como pueden ser, datos de las empresas sobre las que se crean dichos contratos y filtros de datos particulares de los propios contratos, como pueden ser fechas, importes, estados de los contratos, servicios contratados, etc. En este buscador, al igual que en el resto de buscadores existentes en Prevengos, además de localizar los contratos pertinentes, el usuario podrá realizar diferentes acciones relacionadas con los contratos resultantes de la búsqueda, por ejemplo, editar el contrato, imprimir el listado de contratos o el informe particular de cada uno de ellos, etc. A continuación detallamos cómo acceder a este buscador y las herramientas que podemos utilizar dentro del mismo.
Pueden acceder a este buscador por dos vías, una sería pulsar sobre el acceso directo 'Consultas\Contratos' que aparece en la columna del margen izquierdo del módulo de administración, otra opción sería desplegar el menú 'Consultas' que hay en la parte superior del mismo módulo y pulsar sobre la opción 'Contratos'.
Una vez dentro del buscador, observarán en la parte superior del formulario tres pestañas:
- Datos de la empresa. Contiene los filtros relacionados con datos de las empresas que pueden utilizar para la búsqueda.
- Datos del contrato. En esta pestaña encontrarán filtros relacionados con los datos del contrato.
- Servicios concertados. Dentro de este apartado encontrarán la posibilidad de realizar filtros por los diferentes servicios incluidos en los contratos, entre los que podemos encontrar: servicios contratados, acciones formativas, tarifas de reconocimientos y tarifas de analíticas.
El usuario podrá utilizar libremente los filtros de cualquier apartado del buscador. Una vez cumplimentados los filtros que desea aplicar tendrá que pulsar el botón 'Buscar' que encontrará en la parte inferior derecha de la pantalla. Una vez realizada la consulta, si el usuario quiere cambiar los filtros y volver a ejecutar el proceso de búsqueda sin salir del buscador, tendrá que pulsar la tecla 'F1' o desde el menú desplegable 'Vista' seleccionar la opción 'Buscar...'.
Como hemos indicado anteriormente, una vez que se ha realizado la búsqueda y tienen el listado de contratos en la pantalla del resultado de la consulta, tendrán la opción de utilizar numerosas herramientas sobre estos contratos, estas herramientas las encontrarán en los distintos menús desplegables situados en la parte superior del listado. A continuación pasamos a detallar las opciones más relevantes que podemos encontrar en estos menús.
2. Menú Edición
Desde el menú 'Edición' podrán acceder a la ficha del contrato, a la ficha de la empresa sobre la que se ha realizado el contrato, o incluso eliminar los contratos seleccionados.
3. Menú Enviar por email
Desde el menú 'Enviar por email' podrán remitir al cliente el documento del contrato, previamente han debido generar el documento. En este menú desplegable encontramos dos opciones:
- Enviar por e-mail contratos seleccionados (sin agrupar). Esta herramienta envía un email por cada contrato seleccionado.
- Enviar por e-mail contratos seleccionador (agrupadas por destinatario). La diferencia de esta opción con respecto a la anterior, es que si hay varios contratos de un mismo cliente, a ese cliente le envía un único email en el que incluye todos los contratos seleccionados de esa empresa.
4. Menú Herramientas
En este menú encontramos las herramientas más importantes que nos permitirán ejecutar acciones relacionadas con la gestión y edición de los contratos, la facturación de los mismos o la generación de elementos relacionados a dichos contratos. Pasamos a detallar estas herramientas.
4.1. Cancelar y descancelar contratos
La acción de cancelar un contrato en Prevengos se suele realizar cuando hay un motivo por el que hay que detener el proceso natural del mismo, de manera que Prevengos dejaría de avisar de las cuotas pendientes de facturar del mismo y también de su renovación. El contrato quedaría 'oculto' aunque podría volver a visualizarse en cualquier momento si el usuario en la búsqueda desmarca el filtro 'Ocultar contratos cancelados'.
Un contrato cancelado puede volver a activarse mediante la opción de 'Deshacer cancelación de los contratos seleccionados'.
4.2. Enviar y sacar del histórico
La herramienta de 'Enviar al histórico los contratos seleccionados' es simplemente una acción que nos permite 'ocultar' en los listados de contratos aquellos contratos que ya no están vigentes, normalmente porque se han renovado o simplemente porque han finalizado. En cualquier momento el usuario puede revertir la situación de los contratos 'en el hitórico' utilizando la opción de 'Sacar del histórico los contratos seleccionados.
Tenga en cuenta que para visualizar los contratos del histórico, en la consulta ha de desmarcar el filtro 'Ocultar contratos del histórico de contratos'.
4.3. Crear y eliminar entrada de renovación
Cuando sucede un error en la creación del contrato, es probable que no se genere la entrada/aviso de renovación. En caso de que esto ocurra, el usuario puede utilizar la herramienta "Crear entrada de renovación para los contratos seleccionados" para generar un aviso de renovación del contrato seleccionado de forma que posteriormente pueda obtener información de cuando ha de renovarse el contrato.
Antiguamente en Prevengos se utilizaba la opción de la 'renovación tácita', esta opción aún está disponible, pero no es compatible con la comunicación de contratos a SERPA. Si por algún motivo todavía utilzian la opción de "renovación tácita", pueden utilizar esta herramienta en caso de que quieran borrar la última renovación de este tipo generada para el contrato seleccionado 'Eliminar última renovación tácita de los contratos seleccionados'.
4.4. Cambiar tipo/fase/situación contrato
En la ficha de datos del contrato, en concreto en la pestaña "1. Datos generales", entre otros campos informativos los contratos tienen el 'Tipo contrato' y la 'Fase/situación'. Estos campos puedesn editarse masivamente dese el buscador con las opciones 'Cambiar el tipo de contrato de los elementos seleccionados' y 'Cambiar fase/situación de los contratos seleccionados'.
4.5. Facturación
En el desplegable tienen disponibles dos herramientas para la facturación de los contratos seleccionados:
- Facturar contrato seleccionado
Sólo puede usarse de forma individual por contrato. Abre el siguiente formulario, que por defecto sólo muestra los pagos pendientes, para crear una única factura con los pagos seleccionados. Tendrá que realizar el proceso tantas veces como facturas del contrato quiera generar.
- Facturar contratos seleccionados (sólo prevención y mixtos)
Esta opción le llevará a la 'Consulta de pagos' desde donde podrá generar la facturación masiva de los contratos seleccionados. Para ver más información sobre cómo realizar la facturación con esta herramienta debe consultar la guia de facturación pulsando aquí. de los contratos no específicos de vigilancia de la salud.
Además de las herramientas para la facturación, la opción "Ver facturas con algún concepto en este contrato" muestra, en el formulario de la consulta de facturas, todas las facturas creadas a partir del contrato seleccionado.
4.6. Resumen de los servicios contratados e importes por tipo
Esta opción le lleva a una pantalla en la que podrán visualizar un detalle de los importes contratados teniendo en cuenta todos los contratos localizados en la búsqueda, la información se muestra en 2 apartados:
- Por servicios
Listado de todos los servicios identificados en los contratos con los importes totales por servicio. - Por tipo de contrato
Listado de todos los tipos de contrato identificados en los contratos con los importes totales por tipo.
Dentro de esta pantalla en el menú 'Informes' que encontrarán en la partes superior del formulario, encontrarán la opción 'Imprimir listados actuales' que genera un informe de Word con la información que visualizan en pantalla.
4.7. Marcar contrato como 'Pendiente de revisión' o como 'Revisado'
Si hay contratos que requieran una revisión o comprobación especial, con la herramienta 'Marcar contratos como pendientes de revisión', Prevengos marcará estos contratos para que en los listados aparezcan identificados de forma diferente a los demás. Estos contratos pueden ser identificado porque el código aparece en color rojo y a continuación del código aparece un símbolo ! [
]. Al marcar un contrato como 'Pendiente de revisión' se solicita al usuario un motivo, que se podrá visualizar al poner el puntero del ratón sobre el código del contrato.
Hay contratos que se marcan automáticamente como 'Pendientes de revisión', en el momento de la renovación de un contrato, si alguno de los centros incluidos en el contrato está desactivado, se habilita el estado automaticamente el estado 'Pendiente de revisión'.
La opción 'Marcar contratos como 'Revisados'', devuelve al contrato a su estado normal.
4.8. Actualizar 'Información de trabajadores, especialidades y actividades de la memoria de los contratos seleccionados'
Esta herramienta actualiza la información del contrato correspondiente a los datos que se podrá utilizar en la generación de la memoria Orden TIN y la comunicación de contratos a la web SERPA:
- Actualizar la información de los servicios concertados.
- Actualizar información de las especialidades de los servicios. Esta opción actualizará los servicios del contrato, habilitando las especialidades contratadas relacionadas con la Memoria Orden TIN, atendiendo a la configuración general de los servicios.
- Actualizar la información de las actividades de la memoria asociadas a los servicios. Esta opción actualizará los servicios del contrato, habilitando las actividades de la Memoria Orden TIN correspondientes a estos servicios, atendiendo a la configuración general de los servicios.
- Número de trabajadores concertados en los centros de trabajo.
Actualiza el número de trabajadores de cada centro indicado en contrato con varias opciones, siendo aplicable a todas las especialidades o a las indicadas en los servicios.- Nº de trabajadores concertados = Nº de trabajadores de la ficha de datos del centro. Se coge el número de trabajadores indicado en la caja de texto que hay en la pestaña '1. Datos generales' de la ficha de datos del centro de trabajo.
- Nº de trabajadores concertados = Nº de trabajadores de alta en el centro de trabajo. Se utilizará el número de trabajadores dados de alta en la empresa actualmente y que estén relacionados con el centro de trabajo.
- Nº de trabajadores concertados = Nº de trabajadores de alta cuyo centro principal es el centro de trabajo. Se utilizará el número de trabajadores dados de alta en la empresa actualmente, que estén relacionados con el centro de trabajo y que además ese sea su centro de trabajo principal.
- Nº de trabajadores concertados = Nº de trabajadores de indicados en el contrato. Se usarán el número de trabajadores indicado en el contrato, concretamente en el apartado '2. Servicios contratados'.
- Ignorar las especialidades concertadas en el contrato. Se pone el mismo número de trabajadores en todas las especialidades.
- Tener en cuenta las especialidades concertadas. Se pondrá el número de trabajadores sólo en las especialidades concertadas según los servicios incluidos en el contrato.
La información actualizada queda reflejada en la "7. Resumen memoria anual" del contrato.
4.9. Importe de los contratos seleccionados
Si necesita modificar los importes de una serie de contratos podrá realizarlo con esta herramienta:
Siempre que contrato no tenga facturación, parcial o total, podrá usar esta herramienta que afectará a los importes indicados en el contrato para su facturación, incrementando o reduciendo con el porcentaje indicado.
Como puede ver en la captura de pantalla anterior, dispone de checks le permiten elegir los distintos importes o tarifas a los que quiere aplicar el incremento o reducción del porcentaje indicado.
4.10. Importe de renovación de los servicios de los contratos
Esta herramienta, independientemente del estado de la facturación del contrato, incrementa o decrementa los importes para la renovación según el porcentaje indicado. Como en la herramienta anterior, también afecta a las comisiones.
4.11. Comisiones según datos de mantenimiento
Esta herramienta actualiza la información de comisiones en contratos, actual y para años sucesivos, y en las facturas generadas para asesorías/colaboradores, técnicos y comerciales según lo establecido en los mantenimientos correspondientes, es decir, si se han actualizado las comisiones en la configuración general y esta modificación queremos aplicarla a una serie de contratos, utilizaremos esta opción.
Los contratos no comisionables se verán afectados por el proceso si marca la casilla "Actualizar información sobre si es o no comisionable en contrato", así como las facturas con comisiones pagadas si desmarca "No actualizar facturas con comisiones ya pagadas".
4.12. Textos de los servicios del contrato con los textos del servicio en el mantenimiento
Al crear un contrato, en el momento en el que el usuario añade los servicios, puede modificar la descripción o título del servicio personalizandolo para ese contrato. En caso de que posteriormete el usuario quiera actualizar el título de un servicio en todos los contratos en los que esté incluido, puede utilizar esta herramienta. Primero tendrá que ir a la configuración de servicios y poner el título correcto en el servicio correspondiente, posteriormente se utilizará esta herramienta para actualizar ese servicio en los contratos elegidos.
4.13. Tarifa de reconocimientos, analíticas o formación seleccionada
Estas herramientas se utilizan para actualizar los precios de las tarifas incluidas en los contratos de forma masiva. Al usar alguna de estas herramientas, Prevengos les pedirá la tarifa a actualizar, a continuación, aparecerá otro pequeño formulario en el que el usuario deberá indicar si quiere actualizar las tarifas de lo contratos con el importe definido en el mantenimiento o con un importe a indicar manualmente. Una vez seleccionadas las opciones deseadas, Prevengos actualizará los precios de las tarifas en los contratos seleccionados. Deben tener en cuenta que sólo actualizará las precios en aquellos contratos en los que se encuentre esa tarifa.
4.14. Generar proyecto de horas a partir de los contratos seleccionados. Global
Esta opción permite al usuario generar proyectos de imputación de horas de forma masiva para todos los contratos seleccionados. Cuando se usa esta herramienta aparece una pantalla de opciones como la que pueden visualizar a continuación, donde el usuario deberá seleccionar las opciones correspondientes. Es importante que en el mantenimiento de 'Proyectos predefinidos' del módulo de Horas existan proyectos predefinidos, ya que de lo contrario no se podrá utilizar esta herramienta.
4.15. Generar proyectos de horas a partir de los contratos seleccionados. Según servicios
Esta herramienta es prácticamente igual que la anterior, pero con la diferencia de que se pueden crear proyectos en función del tipo de servicios contratados, es decir, el usuario podrá crear tres tipos de proyectos distintos dependiendo de las tipos de servicios contratados.
4.16. Generar campañas de reconocimientos (PVSTs) asociadas a los contratos seleccionados
Esta herramienta genera una campaña de reconocimientos médicos (PVST) ligada al contrato, para facilitar la facturación de los reconocimientos médicos y analíticas con la consulta "Facturación de los reconocimientos médicos", y establece las fechas de contrato como las fechas de vigencia de la PVST.
Terminado el proceso tendrá que acceder a la PVST para indicar el campo "Estado planificación", que es un dato obligatorio.
Si el contrato ya tiene asociada una PVST activa, no podrá usar este proceso.
4.17. Generar cursos de formación asociados a los contratos seleccionados
Esta herramienta genera un curso, por cada tarifa de formación indicada en contrato, ligado al contrato para la facturación mediante la herramienta "Facturación de cursos de formación". Finalizado el proceso tendrá que acceder a la ficha del curso para establecer el campo "Tipo de curso".
En el proceso de generación del curso puede crear una actuación para el usuario indicado como responsable de la empresa, ya que será el responsable de la acción formativa.
Además puede establecer como fechas de impartición, de la acción formativa a generar, la fechas del contrato seleccionado. Esto creará en el apartado fechas de impartición del cursos dos fechas con la de inicio y fin del contrato. Si indica 'No' una vez creado el curso deberá abrir el curso y asignar fechas ya que estas son obligatorias.
Tras finalizar el proceso, obtendrá este mensaje con el número de cursos creados.
Si el contrato ya está vinculado con los cursos correspondientes, no se generará ningún curso.