1. Introducción

Cada vez que desde Prevengos se envíe a imprimir un informe, se abrirá una aplicación paralela a Prevengos, que nos mostrará el proceso de generación del documento, y una vez generado, nos permitirá realizar acciones sobre el mismo, como por ejemplo: abrirlo, enviarlo a la impresora, enviarlo por email, publicarlo en los portales web, etc. Esta aplicación es el 'Gestor de impresión' de Prevengos.

Como hemos indicado, la función del gestor de impresión es la de confeccionar los documentos que se pueden generar desde Prevengos. Para ello utilizará las plantillas de impresión de cada uno de los informes y volcará sobre las mismas los datos introducidos en Prevengos correspondientes al documento que se está generando.

Cualquier documento generado por Prevengos tiene su correspondiente plantilla de impresión, en las cuales el usuario podrá personalizar el diseño del documento, así como los datos que quiere que se inserten en dicho documento. Con respecto a los datos que se imprimen en el documento, para que el usuario pueda elegir que datos quiere imprimir y donde los quiere imprimir en la plantilla, tendrá que usar los "marcadores" de impresión, que son unas etiquetas que encontrarán en dichas plantillas y que el usuario podrá poner en la parte de la plantilla donde desea que se imprima ese dato. Por ejemplo, el nombre del trabajador en numerosas plantillas se insertará mediante el marcador [TRABAJADOR]. Cuando el gestor de impresión esté generando el documento sustituirá los marcadores por los datos que proceda, en el caso del ejemplo, cuando encuentre el marcador [TRABAJADOR] lo sustituirá por el nombre del trabajador que corresponda según el informe que se imprima.

Cuando desde Prevengos se envía a imprimir un informe, el gestor de impresión es el encargado de coger la plantilla de impresión correspondientes a ese informe, y sustituir los marcadores que hayamos puesto  en la plantilla dando paso al documento final (documento generado por Prevengos).

Con respecto a las plantillas de impresión, cada documento tiene su plantilla, programada específicamente para generar ese informe. Existen documentos con una única plantilla y otros que dentro de la plantilla tienen numerosas "subplantillas", necesarias para montar el documento final, algunas de las cuales incluso se utilizan varias veces en el mismo documento, como el caso de la evaluación de riesgos. Por ello debemos tener en cuenta que en función del documento que se envíe a imprimir, el tiempo de generación del informe puede variar, debido a la cantidad de datos que se imprimen y el número de subplantillas que el gestor de impresión necesita manejar para realizar la generación del informe.

En este manual vamos a ver como acceder al gestor de impresión y las diferentes herramientas que tenemos en él, ya que, a parte de la generación de los documentos, una vez que estos han sido generados, podemos hacer diferentes acciones sobre todos los documentos que tengamos, como enviar a la impresora, mandar por correo electrónico o publicar en la web.

 

2. Acceso al Buzón de Impresión

El buzón de impresión se abre automáticamente cuando enviamos a generar cualquier documento desde Prevengos, iniciando el proceso de generación del mismo, pero es posible que queremos acceder a él sin necesidad de tener que lanzar una impresión. Por ello, necesitamos saber que lo tenemos disponible de las siguientes maneras:

• En el propio menú inicio de Windows, dentro de la carpeta Prevengos, lo encontramos bajo el nombre de Buzón de Impresión. Este acceso ejecuta el fichero "Prevengosprt.exe" ubicado en la carpeta de instalación de Prevengos.
• En la mayoría de módulos de Prevengos, podemos encontrarlo dentro del menú superior "Herramientas" bajo el nombre de Buzón de Impresión

 

3. Buzón de impresión

Como hemos comentado anteriormente, el buzón de impresión se muestra al imprimir un documento, viendo una pantalla similar a la siguiente imagen:

Como podemos apreciar, hemos diferenciado dos bloques dentro del buzón de impresión. Por un lado, la parte superior podremos visualizar los Documentos en proceso o en cola de espera mientras que, en la parte inferior, vemos el bloque de Documentos Generados. Como podemos imaginar, en la parte superior se muestran los documentos que se van a generar, ya que el buzón de impresión genera documentos de uno en uno, aquellos que están en espera nos aparecerán en este bloque. En la parte inferior, se muestran aquellos que ya han sido generados desde que abrimos el buzón de impresión, ya que si lo cerramos este listado de documentos se resetea.

 

 

3.1 Documentos en proceso o en cola de espera

Cuando generamos un documento, una ventana nos muestra el proceso en el que el gestor de impresión va montando el documento usando la plantilla y subplantillas correspondientes hasta generar el documento final, como comentamos al principio del manual. Este proceso impresión se mostrará con una ventana similar a la siguiente imagen:

Mientras se está generando un documento, no podemos acceder a las demás opciones del buzón de impresión. Una vez terminado, en la parte superior, si todo ha ido bien, no debe quedar ningún documento en cola, a no ser que exista un error, en cuyo caso lo veremos de manera similar a la siguiente imagen:

Cuando el documento se queda en la parte superior con fondo rojo, nos está indicando que hay un error y el documento no ha podido generarse. Estos errores pueden ser causados por diversos motivos, pero los más comunes son:

• Que estamos generando un documento que ya está abierto. Imaginemos que generamos un contrato, lo abrimos para verlo y nos damos cuenta que hay algo mal, lo corregimos y volvemos a generar el documento, pero el documento generado anteriormente lo hemos dejado abierto. Al generar de nuevo el documento, Prevengos intentará guardarlo con el mismo nombre, pero al estar abierto, no se puede sobrescribir y la impresión generará un error indicando que el documento no se puede guardar. La solución es sencilla, cerramos el documento y volvemos a ponerlo en cola.
• Word está fallando. Para generar documentos Prevengos necesita usar Word, y en muchas ocasiones el propio Word provoca problemas durante el proceso de impresión. Para estos casos, bastante comunes, pueden consultar el manual de Soluciones de impresión donde se indica como hay que configurar Word para evitar errores.
• Otro tipo de errores, como puede ser un marcador mal configurado en una plantilla u otro tipo de errores. En estos casos recomendamos abrir un ticket en la plataforma de soporte para que nuestros técnicos le puedan ayudar a solucionar el problema.

Centrándonos en la parte superior, vemos una serie de botones donde encontramos diversas opciones. Estas opciones también las tenemos disponibles si hacemos clic derecho sobre los documentos, dentro de este apartado. A continuación, vamos a ver los diferentes botones y las opciones disponibles dentro de ellos:

•  Desde este botón reanudamos la cola para que se generen los documentos pendientes. Debemos tener en cuenta que se generan los documentos que no estén con error (fondo rojo), si están con error hay que usar antes la opción de Reanudar que encontramos en el desplegable Herramientas.
•  Con este botón actualizamos los documentos y sus estados en la cola de espera, suele usarse si hemos enviado a imprimir más documentos mientras teníamos el buzón abierto y no nos aparecen.
•  Dentro de este desplegable encontramos diferentes opciones:
  • Actualizar cola de impresión. Misma función que el botón explicado anteriormente
  • Seleccionar/Deseleccionar todo. Hemos agrupado ambas opciones ya que la función es la misma, selecciona todos los documentos en cola o quita la selección que tengamos
  • Reanudar (quitar pausa) documentos seleccionados. En caso de tener la cola en pausa, la vuelve a iniciar. Si tenemos documentos con errores, esta opción los vuelve a poner en cola para reintentar generar el documento
  • Pausar documentos seleccionados. Pone en pausa la cola de impresión
  • Eliminar de la cola documentos seleccionados. Quita los documentos que tengamos seleccionados de la cola, por lo que no se generarán.
  • Forzar impresión de documentos firmados. Con esta opción volvemos a generar un documento que si está firmado (PDF), deshará las firmas y volverá a generarlo, por lo que posteriormente tendremos que volver a enviarlo a firma (en caso de ser necesario)
  • Ver log de errores. En el caso de tener documentos generados con error, con esta opción vemos el log donde se indica información del error causado, esto sirve de ayuda al departamento de soporte de Prevengos para identificar, con más exactitud, el problema que evita la generación del documento
  • Información sobre la versión de Microsoft Word. Se muestra la versión de Word y de Windows detectada. En el caso de que tengamos instalado Office 365, Prevengos activa unas mejoras para evitar problemas generados por el propio Word. 
  • Leyenda de iconos. Se muestra la leyenda de iconos que nos da información de los diferentes estados que puede tener el documento en su generación. Esta leyenda la podemos ver en la siguiente imagen:

 

•  Dentro de este desplegable tenemos las opciones Subir Posición y Bajar Posición con las que podemos modificar el orden de los documentos seleccionados en la cola de impresión

 

 

3.2 Documentos Generados

Dentro de este bloque, situado en la parte inferior, encontramos todos los documentos que se han generado, tal y como podemos ver en la siguiente imagen:

Encontramos diferentes opciones en el desplegable Herramientas para la gestión de estos documentos:

• Ver documento [intro]. Como podemos imaginar, es lo equivalente a hacer doble clic o pulsar la tecla "enter" con el que abrimos el documento con Word para su revisión.
• Imprimir documentos. Enviamos los documentos s imprimir a la impresora que corresponda.
• Quitar documentos. De la lista de documentos generados quitamos aquellos que tengamos seleccionados.
• Combinar en un único documento. Esta herramienta fusiona los documentos seleccionados en un único fichero siempre que sean del mismo tipo. Por ejemplo, si tenemos 3 facturas del mismo cliente, podemos fusionarlas en un mismo documento, pero si tenemos 2 facturas y 1 contrato, solo podemos fusionar las facturas, el contrato es de tipo diferente y no se unirá con las facturas. Esta fusión se guarda en el equipo local, en caso de querer tenerlo en Prevengos deberemos guardarlo manualmente como un documento adjunto.
• Copiar en carpeta. Guardamos los documentos seleccionados en una carpeta de nuestro equipo local, si posteriormente abrimos estos documentos y los modificamos, estos cambios no quedaran reflejados en el documento almacenado en Prevengos.
• Guardar como documento adjunto (empresa, centro, trabajador). Nos permite guardar el documento como adjunto al elemento para el que lo hemos generado.
• Enviar por mail.
  • Enviar por mail (Envío sencillo). Envía por mail los documentos seleccionados a quien corresponda según la configuración realizada. El envío se realiza directamente sin preguntar a quien debe enviarse el documento, ya que esto está definido en la configuración. Esta configuración pueden consultarla en el manual de configuración de Prevengos. En el caso de los trabajadores, podemos configurar que todos los documentos que le mandemos por correo electrónico se conviertan en PDF bajo contraseña, para más información sobre el envío de documentos con contraseña a trabajadores consultar el manual de PDF bajo contraseña.
  • Enviar mail (agrupado). Esta herramienta, al igual que la anterior envia los documentos por email, pero tiene algunas particularidades:
    • Si hay varios documentos para el mismo destinatario, los agrupa todos en un mismo email, mientras que la anterior envia un email por documento.
    • Permite elegir a quien se le envía el documento, ofreciendonos por defecto los destinatarios según la configuración comentada en la opción anterior. 
    • Permite usar las opciones de "con copia" o "con copia oculta"
    • Nos da a elegir si queremos convertir el documento en PDF o no.
    • Se puede cambiar el asunto y el cuerpo del mensaje usando las Plantillas de Mail.
• Enviar SMS (al trabajador asociado). Esta herramienta está asociada a la publicación del documento en la web del trabajador, ya que envía un SMS informando de la publicación del mismo. Es necesario disponer de bonos de envío de SMS con el proveedor Mensatek.
• Firmar Documento.
  • Enviar documentos a firma. Enviamos el documento para su firma mediante la plataforma de firma digital externa, que nos permitirá solicitar la firma tanto de manera biométrica como OTP. Dispone de más información sobre este proceso en el manual de firma digital externa.
  • Firmar documentos. Con esta opción el usuario puede firmar el documento con su propio certificado electrónico, ya sea porque lo tiene instalado en el equipo o mediante un certificado en fichero externo.
  • Deshacer firma. Cuando un documento esta firmado, el Word se sustituye por el documento en formato PDF con la firma/as correspondientes que se hayan realizado, ya sea a través de la plataforma de firma o con el certificado electrónico del usuario. Mediante esta opción deshacemos la firma y vuelve a estar disponible el documento en formato Word para su edición (manual o volver a generarlo).
  • Reenviar correo a los firmantes pendiente de firma. Una vez establecida las firmas necesarias en la opción anterior "enviar documentos a firma", con esta opción enviamos un recordatorio a aquellas personas que están pendiente de firmar.
• Publicación web.
  • Publicar documentos. Ponemos el documento a disposición del de la persona que tiene acceso a los portales web (empresa, centro, trabajador,..). En esta publicación el documento puede ser convertido a PDF y enviarse un correo electrónico de notificación para informar de su publicación. 
  • Despublicar documentos. Si el documento o documentos seleccionados están publicados en el portal web, los quitamos de la web dejando de estar disponibles para los usuarios que tenían acceeso a los mismos.
• Propiedades del documento. Nos muestra una ventana con las propiedades del documento en Prevengos, con información del fichero físico, publicación web, estado y firmantes del mismo.
• Información del documento. Similar al anterior, pero con información sobre el proceso de generación del documento, como datos del fichero, fecha y hora de generación, tiempos del proceso y mails destino del documento.
• Seleccionar/Deseleccionar todo. Como podemos imaginar, con la primera opción seleccionamos todos los documentos que tengamos en el listado y con la segunda quitamos dicha selección.
• Ver log de errores. En el caso de tener documentos generados con error, con esta opción vemos el log donde se indica información del error causado, esta información es útil para el departamento de soporte de Prevengos para identificar, con más exactitud, el problema que evita la generación del documento.
• Leyenda de iconos. Misma herramienta que vimos en la parte superior, dentro del apartado Leyenda.