1. Introducción

¿Qué es un estudio específico de Psicosociología?

Un Estudio Psicosocial es una evaluación de riesgo laboral centrada en identificar, medir y valorar los factores psicosociales presentes en el entorno de trabajo que pueden afectar a la salud física, mental y social de los trabajadores.

Se enmarca dentro de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (Ley 31/1995) y del RD 39/1997 (Reglamento de los Servicios de Prevención), que obligan a evaluar todos los riesgos, incluidos los de naturaleza psicosocial, al mismo nivel que los riesgos de seguridad, higiene o ergonomía.

 

Métodos incluidos en Prevengos

En Prevengos existe la posibilidad de realizar estudios psicosociales aplicando varios métodos:

Anónimos

• INSHT: método oficial de referencia en España para evaluar factores psicosociales del puesto (carga mental, autonomía, rol, relaciones, etc.).
• CoPsoQ ISTAS (media): adaptación española del cuestionario danés COPSOQ; análisis detallado de exigencias, control, apoyo social y compensaciones.
• CoPsoQ ISTAS (corta): versión reducida del anterior, más ágil, para empresas pequeñas o evaluaciones rápidas.

Nominales

• LIPT-60: cuestionario específico para detectar acoso moral (mobbing) en el trabajo.
• SCL-90-R: inventario clínico de síntomas psicológicos (ansiedad, depresión, etc.), no evalúa el puesto sino el estado del trabajador.
• Método Instituto Navarro de Seguridad Laboral (INSL). Este método ya está obsoleto, pero aparece en Prevengos debido a que en su día, cuando estuvo en uso, hubo clientes que lo utilizaron, por lo tanto no podemos quitarlo de pantalla.

 

IMPORTANTE: Los cuestionarios de los diferentes métodos en Prevengos vienen ya predefinidos y no pueden modificarse ya que, de hacerlo, estos perderían su validez y efectividad en sus valoraciones. Los unicos cambios en los cuestionarios se permitirán en las preguntas sociodemográficas como edad, sexo, ...

 

Modalidades de cumplimentación

El usuario dispone de tres opciones de cumplimentación de los cuestionarios, que podrán utilizarse de forma independiente o combinada, según corresponda:

• Aplicación de escritorio "CuestionarioPS": cumplimentación mediante un fichero encriptado. Este modo puede combinarse tanto con el modo web como con el de urna digital.
• Portal web del empleado (requiere tener contratado el portal web de empleados): este modo de cumplimentación solo puede combinarse con el de CuestionarioPS.
• Urna digital (requiere tener contratado el portal web de empleados): este modo de cumplimentación solo puede combinarse con la aplicación CuestionarioPS y no con la web.

 

1.1 ¿Cómo evalúa Prevengos la Psicosociología?

A diferencia de estudios como ruido, vibraciones o ergonomía (donde se mide con instrumentos técnicos), aquí la "medición" se basa en percepción subjetiva de los trabajadores recogida mediante cuestionarios validados, por lo que la confidencialidad, el tamaño de muestra y la comunicación previa son especialmente críticos para la fiabilidad del resultado.

 

Cómo se desarrolla el estudio, en general

1. Fase de diseño: reunión con la dirección y representantes de los trabajadores para explicar el proceso y garantizar confidencialidad y voluntariedad.
2. Aplicación del cuestionario: de forma anónima e individual a los trabajadores (o a una muestra representativa).
3. Tratamiento estadístico de los resultados: por puesto, unidad o departamento (nunca a nivel individual, para preservar el anonimato).
4. Comparación con valores de referencia poblacionales del método utilizado, clasificando cada dimensión en niveles de exposición (situación más favorable, intermedia o más desfavorable para la salud).
5. Informe de resultados, identificando los factores de riesgo psicosocial detectados por puesto/área.
6. Propuesta de medidas preventivas: pueden ser organizativas (redistribución de tareas, mejora de canales de comunicación, formación en gestión del tiempo o liderazgo), o de seguimiento (repetir la evaluación periódicamente).

La forma de crear un estudio psicosocial en Prevengos es similar independientemente del método que se utilice. A continuación, vamos a explicar cómo se realiza un método psicosocial en Prevengos, tomando como ejemplo el método INSHT.

 

2. Crear y editar un estudio psicosocial.

Para crear un cuestionario psicosocial, el usuario debe acceder a la ficha técnica de la empresa o desde el listado de empresas con el menú habilitado ():

El estudio se realizará sobre uno de los centros de la empresa, por lo que también podría dirigirse a la ficha de datos del centro de trabajo correspondiente y situarse en el apartado de 'Evaluaciones de riesgos' de dicho centro de trabajo.

Una vez seleccionado el centro de trabajo, aparecerá otro formulario, en el que tendrá que marcar el tipo de evaluación que va a crear. En este ejemplo nos vamos a centrar en una evaluación del método INSHT, ya que el resto de estudios son similares.

 

Una vez seleccionado el método que se desea utilizar, aparecerá la pantalla del mantenimiento de versiones del cuestionario disponibles para ese método, donde el usuario tendrá que seleccionar la versión que desea utilizar.

Una vez indicada la versión del método que se desea utilizar, se abrirá el formulario de la evaluación, y para poder grabar la evaluación será necesario cumplimentar los datos marcados en negrita del apartado de 'Datos generales'. En cuanto al modo de cumplimentación, podrá ser a través de la aplicación "CuestionarioPS", desde la web del trabajador o utilizando una urna digital. Más adelante se dedicará un apartado para cada uno de los modos de cumplimentación, aunque si se decide sobre los modos web o urna digital, se especificará en la parte inferior de esta pestaña, donde en el caso de la urna se le muestra su código para poder abrirla. La siguiente imagen ejemplifica el caso de un estudio que se cumplimenta mediante una urna digital y se han asignado ya códigos a los trabajadores para que accedan al cuestionario, por lo que ya ha quedado bloqueado el modo de cumplimentación.

Una vez cumplimentados los datos obligatorios, el usuario podrá grabar el estudio pulsando el botón 'Aceptar'. Los apartados '2. Técnicos' y '3. Fechas de control' son apartados opcionales, en los cuales el usuario podrá indicar qué técnicos participan en la realización del estudio además del responsable del responsable, quienes serán los únicos que puedan editar la evaluación y a qué fechas se habrá de prestar atención para el seguimiento del estudio o para tareas que haya que realizar relacionadas con el estudio.

 

3. Puestos de trabajo

En el apartado '4. Puesto de trabajo', el usuario deberá indicar los puestos de trabajo sobre los que se realiza el estudio.

Para añadir puestos de trabajo, el usuario deberá desplegar el menú 'Puestos de trabajo' en el que encontrará dos opciones:

• Añadir puestos de trabajo de la evaluación asociada. Esta opción sólo se habilitará si en los datos generales del estudio se ha relacionado el mismo con alguna evaluación del mismo puesto.
• Añadir puestos de trabajo desde el mantenimiento. Esta opción siempre estará activa, y le permitirá añadir cualquier puesto desde el mantenimiento.

Si hay preguntas en las que el trabajador deba indicar el puesto que ocupa, las opciones de respuesta serán los puestos añadidos a este apartado.

Para poder añadir puestos de trabajo, es necesario crear al menos un grupo o carpeta donde ubicarlos dentro del estudio.

Si el usuario desea conocer el ratio de respuesta del cuestionario psicosocial (que podrá visualizar en la pestaña "5. Cuestionario"), en  la parte inferior de la pantalla el usuario deberá indicar qué trabajadores formarán parte de la "Población muestra":

• Número de trabajadores activos en el centro de trabajo. Si escogemos esta opción, se tomará como muestra el número de trabajadores que actualmente se encuentran en alta en el centro de trabajo sobre el que se realiza el estudio psicosocial. Como se aprecia en la imagen superior, dicho número de trabajadores aparecerá entre paréntesis.
• Número de trabajadores indicados en cada puesto de trabajo del estudio. Prevengos realizará una suma del número de trabajadores que aparezcan en la tercera columa ("NºTrab") de los puestos de trabajo sobre los que se aplica el estudio psicosocial.
• Número de trabajadores indicados como población muestra del estudio. Aquí se podrá indicar manualmente el número de trabajadores sobre los que se va a realizar el estudio, que no tienen por qué coincidir con el número total de trabajadores del centro (por ejemplo, el estudio puede aplicarse únicamente a una parte de los trabajadores, pero no a la totalidad de trabajadores del centro). Además, si se selecciona la pestaña  se podrá añadir un comentario o descripción de la población muestra. 

 

4. Cuestionario

En este apartado se define el cuestionario que se aplicará a los trabajadores dentro del estudio.

Aviso de pasos pendientes

El sistema muestra un icono de aviso  cuando detecta que el cuestionario aún no ha sido cargado en el estudio, o cuando es necesario añadir puestos o departamentos a los que hagan referencia determinadas preguntas. Al situar el puntero del ratón sobre dicho icono, se muestra información sobre el paso pendiente de completar.

Carga del cuestionario

Durante la creación del estudio se selecciona la versión del cuestionario que se desea utilizar. Desde este apartado es posible eliminar preguntas de dicha versión si así se requiere para el estudio en curso.

Para incorporar las preguntas correspondientes a la versión seleccionada, siga estos pasos:

1. Acceda al desplegable Cuestionario.
2. Seleccione la opción Cargar cuestionario desde el mantenimiento.

Seguimiento de cumplimentaciones

En la parte inferior de la pantalla se muestra información actualizada sobre el estado de las respuestas:

• Número de cumplimentaciones: total de cuestionarios completados hasta el momento.
• Ratio total de respuesta: porcentaje calculado a partir del número de trabajadores que integran la "población muestra", definida en el apartado 4. Puestos de trabajo.

A continuación se van a exponer los diferentes cuestionarios que se pueden importar dependiendo del método de evaluación psicosocial elegido.

 

4.1 Cuestionario. Método INSHT

En el método INSHT se dispone de dos cuestionarios diferenciados:

• Cuestionario sobre datos del trabajador
• Cuestionario psicosocial

Por este motivo, además de las preguntas del cuestionario psicosocial, será necesario añadir también las preguntas correspondientes al cuestionario de datos del trabajador.

Eliminación de preguntas

Una vez incorporadas las preguntas de ambos cuestionarios desde el mantenimiento, es posible eliminar aquellas que no se deseen incluir en el estudio. Para ello:

1. Seleccione la pregunta que desea eliminar.
2. Acceda al desplegable Cuestionario.
3. Seleccione la opción Eliminar preguntas seleccionadas del cuestionario.

 

4.1.1 Valoración. Método INSHT

Una vez cumplimentadas las respuestas se reflejarán automáticamente en nuestro estudio, a no ser que se haya optado por el modo de cumplimentación CuestionarioPS. En este caso se deberá importar manualmente el archivo con las respuestas tal y como se indica aquí. En cualquier caso, Prevengos nos mostrará automáticamente los resultados del estudio en el apartado 'Valoración', donde en función del método utilizado, se ofrecerán unos resultados y otros.

Para este caso, en esta pestaña se muestra un resumen de respuestas general, otro de respuestas a las preguntas de trabajador y, por último, respuestas según los factores psicosociales de riesgo del método. A continuación se inserta una secuencia de imágenes con el detalle de cada resumen:

 

4.1.2 Resultados cruzados. Método INSHT

Dependiendo también del método utilizado en el estudio psicosocial, puede aparecer adicionalmente otra pestaña de resultados llamada 'Resultados cruzados', en la cual Prevengos le permitirá seleccionar las variables que quiere cruzar para obtener dichos resultados, por ejemplo, en el método INSHT podrán cruzar por 'Dimensión' y 'Puesto de trabajo' en la pestaña 'Frecuencias', y por 'Dimensión' y 'Unidad de análisis' en la pestaña de 'Resultados cruzados' que pueden ver en la siguiente imagen.

Este apartado de 'Resultados cruzados' por defecto no se inserta en el informe del estudio, no obstante, existe un marcador en la plantilla de impresión de los resultados de dicho informe, que imprime todos los resultados cruzados existentes. En caso de usar este marcador, se imprimen todas las posibilidades de resultados cruzados, el usuario no puede elegir qué resultados quiere imprimir. El marcador en cuestión es [RESULTADOS_CRUZADOS] y se insertará en la subplantilla "Resultados. Plantilla principal".

 

4.2 Cuestionario. Método ISTAS Medio

En el método ISTAS Medio se dispone de un único cuestionario, que incluye, entre otras, preguntas relativas a puesto de trabajo y a departamento.

Eliminación de preguntas

Una vez incorporadas las preguntas del cuestionario desde el mantenimiento, es posible eliminar aquellas que no se deseen incluir en el estudio. Para ello:

1. Seleccione la pregunta que desea eliminar.
2. Acceda al desplegable Cuestionario.
3. Seleccione la opción Eliminar preguntas seleccionadas del cuestionario.

Preguntas sobre puesto de trabajo y departamento

Si no se eliminan las preguntas relativas a puesto de trabajo y departamento, será necesario dar de alta dichos puestos y departamentos en el estudio.

 

4.2.1 Departamentos

En el caso de los estudios de los métodos ISTAS, se podrán añadir los departamentos sobre los que se realiza el estudio. Desde el menú desplegable 'Departamentos', el usuario encontrará dos opciones para añadir departamentos:

• Añadir departamentos desde la estructura departamental. Le mostrará una ventana con la estructura departamental del centro de trabajo para que seleccione los departamentos que quiere añadir al estudio.
• Añadir departamento manual. Le muestra una ficha de datos del departamento muy sencilla, donde deberá indicar el código y el nombre del departamento.

Este apartado es obligatorio cumplimentarlo, si en el cuestionario hay preguntas sobre los departamentos, ya que las opciones de respuesta a esas preguntas serán los departamentos indicados en este punto.

 

4.2.3 Valoración. Método ISTAS Medio

Una vez cumplimentadas las respuestas se reflejarán automáticamente en nuestro estudio, a no ser que se haya optado por el modo de cumplimentación CuestionarioPS. En este caso se deberá importar manualmente el archivo con las respuestas tal y como se indica aquí. En cualquier caso, Prevengos nos mostrará automáticamente los resultados del estudio en el apartado 'Valoración', donde en función del método utilizado, se ofrecerán unos resultados y otros.

Para este caso, en este apartado se muestra un resumen de respuestas general, otro de respuestas según los factores psicosociales de riesgo del método, otra pestaña destinada a las respuestas referentes a los síntomas de estrés / satisfacción y, por último, respuestas según la salud general, mental y vitalidad:

 

4.2.4 Resultados cruzados. Método ISTAS Medio

Dependiendo también del método utilizado en el estudio psicosocial, puede aparecer adicionalmente otra pestaña de resultados llamada 'Resultados cruzados', en la cual Prevengos le permitirá seleccionar las variables que quiere cruzar para obtener dichos resultados, por ejemplo, en el método ISTAS Medio podrán cruzar por 'Dimensión' y puesto de trabajo en la pestaña 'Frecuencias', y por 'Dimensión' y 'Unidad de análisis' en la pestaña de 'Resultados cruzados' que pueden ver en la siguiente imagen.

Este apartado de 'Resultados cruzados' por defecto no se inserta en el informe del estudio, no obstante, existe un marcador en la plantilla de impresión de los resultados de dicho informe, que imprime todos los resultados cruzados existentes. En caso de usar este marcador, se imprimen todas las posibilidades de resultados cruzados, el usuario no puede elegir qué resultados quiere imprimir. El marcador en cuestión es [RESULTADOS_CRUZADOS] y debe insertarse en la subplantilla "Resultados. Plantilla principal (v1.5)" o "Resultados. Plantilla principal (v2)" según la versión del método aplicada.

 

4.3 Cuestionario. Método ISTAS Corto

En el método ISTAS Corto se dispone de un único cuestionario, en el que no se incluyen preguntas relativas a puesto de trabajo ni a departamento.

Eliminación de preguntas

Una vez incorporadas las preguntas del cuestionario desde el mantenimiento, es posible eliminar aquellas que no se deseen incluir en el estudio. Para ello:

1. Seleccione la pregunta que desea eliminar.
2. Acceda al desplegable Cuestionario.
3. Seleccione la opción Eliminar preguntas seleccionadas del cuestionario.

 

4.3.1 Valoración. Método ISTAS Corto

Una vez cumplimentadas las respuestas se reflejarán automáticamente en nuestro estudio, a no ser que se haya optado por el modo de cumplimentación CuestionarioPS. En este caso se deberá importar manualmente el archivo con las respuestas tal y como se indica aquí. En cualquier caso, Prevengos nos mostrará automáticamente los resultados del estudio en el apartado 'Valoración', donde en función del método utilizado, se ofrecerán unos resultados y otros.

Para este caso, en este apartado se muestra un resumen de respuestas general, otro de respuestas según los factores psicosociales de riesgo del método.

 

4.4 Cuestionario. Método LIPT-60

En el método LIPT-60 se dispone de un único cuestionario, que incluye, entre otras, preguntas relativas a puestos de trabajo y a trabajadores.

Eliminación de preguntas

Una vez incorporadas las preguntas del cuestionario desde el mantenimiento, es posible eliminar aquellas que no se deseen incluir en el estudio. Para ello:

1. Seleccione la pregunta que desea eliminar.
2. Acceda al desplegable Cuestionario.
3. Seleccione la opción Eliminar preguntas seleccionadas del cuestionario.

Preguntas sobre puesto de trabajo y trabajadores

Si no se eliminan las preguntas relativas a puesto de trabajo y trabajadores, será necesario dar de alta dichos puestos y trabajadores en el estudio.

 

4.4.1 Trabajadores. Método LIPT-60

En el caso del método LIPT-60, se tendrán que añadir los trabajadores que participan en el estudio, para lo que se necesita antes haber añadido al menos un puesto de trabajo para asignárselo.

Si se realiza la cumplimentación del cuestionario con diferentes archivos de cumplimentación para la aplicación CuestionarioPS, en el listado de trabajadores se podrá distinguir aquellos que sobre los que ya se ha exportado un archivo y aquellos sobre los que se ha importado el mismo archivo con las respuestas. Sin embargo, los trabajadores realizan el cuestionario desde la web, cuando lo cumplimenten automáticamente se marcarán los checks de ambas columnas (Exportado e Importado)

 

4.4.2 Valoración. Método LIPT-60

Una vez cumplimentadas las respuestas se reflejarán automáticamente en nuestro estudio, a no ser que se haya optado por el modo de cumplimentación CuestionarioPS. En este caso se deberá importar manualmente el archivo con las respuestas tal y como se indica aquí.

En cualquier caso, Prevengos nos mostrará automáticamente los resultados del estudio en el apartado 'Valoración', donde en función del método utilizado, se ofrecerán unos resultados y otros.

Para este caso, en este apartado se muestran Indicadores globales y dimensiones de acoso, Valores por sexo y edad y Frecuencia de las estrategias de acoso:

 

4.5 Cuestionario. Método SCL-90-R

En el método SCL-90-R se dispone de un único cuestionario, que incluye, entre otras, preguntas relativas a puestos de trabajo y a trabajadores.

Eliminación de preguntas

Una vez incorporadas las preguntas del cuestionario desde el mantenimiento, es posible eliminar aquellas que no se deseen incluir en el estudio. Para ello:

1. Seleccione la pregunta que desea eliminar.
2. Acceda al desplegable Cuestionario.
3. Seleccione la opción Eliminar preguntas seleccionadas del cuestionario.

Preguntas sobre puesto de trabajo y trabajadores

Si no se eliminan las preguntas relativas a puesto de trabajo y trabajadores, será necesario dar de alta dichos puestos y trabajadores en el estudio.

 

4.5.1 Trabajadores. Método SCL-90-R

En el caso del método SCL-90-R, se tendrán que añadir los trabajadores que participan en el estudio, para lo que se necesita antes haber añadido al menos un puesto de trabajo para asignárselo.

Si se realiza la cumplimentación del cuestionario con diferentes archivos de cumplimentación para la aplicación CuestionarioPS, en el listado de trabajadores se podrá distinguir aquellos que sobre los que ya se ha exportado un archivo y aquellos sobre los que se ha importado el mismo archivo con las respuestas. Sin embargo, los trabajadores realizan el cuestionario desde la web, cuando lo cumplimenten automáticamente se marcarán los checks de ambas columnas (Exportado e Importado)

 

4.5.2 Valoración. Método SCL-90-R

Una vez cumplimentadas las respuestas se reflejarán automáticamente en nuestro estudio, a no ser que se haya optado por el modo de cumplimentación CuestionarioPS. En este caso se deberá importar manualmente el archivo con las respuestas tal y como se indica aquí.

En cualquier caso, Prevengos nos mostrará automáticamente los resultados del estudio en el apartado 'Valoración', donde en función del método utilizado, se ofrecerán unos resultados y otros.

Para este caso, en este apartado se muestran Indicadores globales y dimensiones, Valores por sexo y edad, Frecuancia y Síntomas discretos.

 

5. Cumplimentación de Cuestionarios

Una vez definido el cuestionario que se va a realizar, el siguiente paso consiste en que los trabajadores lo cumplimenten.

Modalidades de cumplimentación

Para ello, el usuario dispone de tres opciones, que podrán utilizarse de forma independiente o combinada, según corresponda:

• Aplicación de escritorio "CuestionarioPS": cumplimentación mediante un fichero encriptado. Este modo puede combinarse tanto con el modo web como con el de urna digital.
• Portal web del empleado (requiere tener contratado el portal web de empleados): este modo de cumplimentación solo puede combinarse con el de CuestionarioPS.
• Urna digital (requiere tener contratado el portal web de empleados): este modo de cumplimentación solo puede combinarse con el de CuestionarioPS.

Generación de fichero para FPSICO

Una vez realizadas las cumplimentaciones y cargadas en Prevengos —tal como se explica en los apartados siguientes—, es posible generar un fichero compatible con la aplicación FPSICO, facilitada por el INSST.

Para generar dicho fichero, una vez cargadas las cumplimentaciones, acceda al desplegable Cuestionarios situado en el resumen del total de cumplimentaciones.

 

5.1 Cumplimentar cuestionario con aplicación

Esta opción debe utilizarse cuando no exista posibilidad de que los trabajadores cumplimenten el cuestionario a través del portal web del empleado ni mediante la urna digital.

Para ello, se emplea una aplicación sencilla que se copia en todos los puestos de trabajo en los que se instala Prevengos. Esta aplicación no requiere instalación y puede utilizarse en cualquier ordenador, incluso sin conexión a la base de datos de Prevengos, lo que permite llevarla en un pendrive y ejecutarla en cualquier equipo del cliente.

Para conocer la ubicación del ejecutable CuestionarioPS.exe en el equipo, puede consultar este manual.

Alternativamente, es posible guardar una copia de este archivo directamente en el escritorio mediante la opción "Copiar aplicación para la cumplimentación externa en...", disponible en la siguiente imagen.

La aplicación es una herramienta sencilla que permite cumplimentar los cuestionarios, los cuales estarán alojados en un fichero encriptado generado desde el estudio psicosocial correspondiente.

 

Generación del fichero encriptado

Para generar este fichero, siga estos pasos:

1. Acceda al estudio psicosocial correspondiente.
2. En el apartado Cuestionario, pulse el botón "Generar archivo para cumplimentación externa", situado en la parte inferior, junto al resumen de cumplimentaciones (como se indica en la imagen anterior).
3. Indique la ubicación del ordenador donde desea guardar el fichero.

Por defecto, Prevengos asignará al archivo un nombre compuesto por la referencia del estudio y el nombre de la empresa, mientras que la extensión estará relacionada con el método utilizado en el estudio psicosocial del que se genera el documento. Por ejemplo:

ER008-E00128052156-C002 - EMPRESA MANUALES.insht

 

Uso del fichero con la aplicación CuestionarioPS

Una vez generado el fichero, debe situar la aplicación CuestionarioPS y el fichero en el mismo ordenador, y ejecutar la aplicación.

Al ejecutarla por primera vez, aparecerá una pantalla en la que se solicitará seleccionar el fichero que se desea utilizar.

Al pulsar el botón Seleccionar, se abrirá el explorador de Windows para localizar el fichero correspondiente.

Una vez seleccionado, el fichero quedará asociado a la aplicación, de modo que en próximas ejecuciones se cargará automáticamente, a no ser que dicho fichero sea eliminado o movido a otra carpeta.

 

Portada del cuestionario

Tras seleccionar el fichero, se mostrará una portada con la siguiente información:

• Método utilizado.
• Empresa y centro sobre el que se realiza el estudio psicosocial.

Además, si el cuestionario se ha configurado en varios idiomas, el trabajador podrá seleccionar el idioma en el que desea cumplimentarlo.

 

Al pulsar el botón Comenzar, se mostrarán las preguntas del cuestionario para que el trabajador vaya respondiendo.

Mediante el botón Siguiente, situado en la parte inferior de la aplicación, podrá ir avanzando pregunta por pregunta.

 

Finalización del cuestionario

Al terminar el cuestionario, se mostrará un mensaje preguntando al trabajador si desea finalizar y grabar sus respuestas. Si confirma esta acción, las respuestas se guardarán en el fichero encriptado y la aplicación se cerrará.

Este mismo proceso debe repetirse, utilizando el mismo fichero, para cada trabajador que deba cumplimentar el cuestionario.

 

Nota importante sobre supervisión

Es importante supervisar la cumplimentación de los cuestionarios, ya que la aplicación no controla quién ha cumplimentado el cuestionario y quién no. Sin un control adecuado, podría darse el caso de que un mismo trabajador lo cumplimente varias veces.

Las respuestas se guardan encriptadas en el fichero, por lo que en ningún momento es posible identificar quién ha cumplimentado el cuestionario ni qué ha respondido.

 

Importación del fichero a Prevengos

Una vez finalizado el proceso de cumplimentación, debe trasladarse el fichero encriptado a un ordenador con acceso a Prevengos y seguir estos pasos:

1. Abra Prevengos y acceda al estudio psicosocial correspondiente.
2. Diríjase al apartado Cuestionario.
3. Pulse el botón Cumplimentaciones.
4. Seleccione Cumplimentación con archivo externo.
5. Pulse Importar archivo de cumplimentación externa para leer el fichero encriptado y volcar las respuestas al estudio.

Las cumplimentaciones quedan codificadas dentro del fichero, por lo que, si se carga el mismo fichero varias veces, Prevengos identificará las respuestas ya importadas y evitará duplicarlas.

Una vez volcado el fichero, podrá dirigirse al apartado Valoración para consultar los resultados.

 

5.2 Cumplimentar cuestionario con portal web

Si el cliente tiene contratado el portal web del empleado, existe la posibilidad de que los trabajadores cumplimenten los cuestionarios de los estudios psicosociales directamente desde el portal.

Aunque el trabajador acceda al portal con sus datos personales, la cumplimentación será completamente anónima en el caso de los estudios que así lo requieran.

Habilitación del cuestionario

Una vez seleccionado este modo de cumplimentación en el apartado 1. Datos generales de la evaluación, el cuestionario se habilitará en la web según los plazos establecidos.

Los trabajadores podrán acceder al cuestionario únicamente si cumplen las siguientes condiciones:

• Disponen de un usuario web para el portal del empleado.
• Tienen asociado el centro de trabajo sobre el que se realiza el estudio psicosocial.
• La fecha de finalización del período de cumplimentación aún no ha sido superada.

 

Acceso desde el portal

Al acceder al portal web del empleado, el trabajador visualizará una pantalla inicial con un resumen de acciones pendientes, entre las que aparecerá un cuadro verde identificado como "Psicosociales", junto con el número de cuestionarios pendientes de cumplimentar.

Cumplimentación desde el portal

Al pulsar sobre el enlace de acciones pendientes, se mostrará el listado de cuestionarios a cumplimentar. Al seleccionar el cuestionario que se desea realizar, aparecerá el listado de preguntas junto con sus posibles respuestas.

Guardado del cuestionario

Una vez cumplimentadas todas las respuestas, debe pulsarse el icono Guardar, situado en la parte inferior derecha. Este icono solo estará disponible cuando se hayan respondido todas las preguntas.

Justo encima del icono se muestra un cuadro con el número de preguntas respondidas respecto al total, lo que permite comprobar si queda alguna pregunta pendiente. Dicho cuadro cambia de color rojo a verde cuando el cuestionario ha sido cumplimentado en su totalidad.

Campo de observaciones

Si en los permisos de la configuración de escritorio principal de Prevengos no se ha marcado la opción "Desactivar entrada de observaciones en la cumplimentación de cuestionarios psicosociales", al finalizar el cuestionario el trabajador podrá añadir observaciones en un campo de texto libre, como el que se muestra a continuación.

Guardado y finalización

Una vez que el trabajador pulse el botón Guardar, el cuestionario quedará guardado de forma encriptada en Prevengos y desaparecerá del portal del empleado, de modo que no podrá volver a cumplimentarse.

Consulta de cumplimentaciones desde el portal web

El usuario de Prevengos puede comprobar si existen cumplimentaciones realizadas desde el portal web accediendo a la ficha del estudio psicosocial, concretamente al apartado Cuestionario. En la parte inferior izquierda de esta pantalla se muestra un resumen de las mismas.

Si este modo de cumplimentación se ha combinado con el modo externo mediante CuestionarioPS, podrá visualizarse el total de cumplimentaciones, así como el desglose entre las realizadas desde la web y las realizadas mediante archivo externo.

Acceso a las observaciones

Si en las cumplimentaciones web los trabajadores han incluido observaciones, el apartado habilitará un icono  que permite acceder al listado de dichas observaciones.

 

5.3 Cumplimentar cuestionario con Urna digital

Este modo de cumplimentación requiere tener contratado el portal web del empleado y se utiliza como alternativa a la cumplimentación desde la web del trabajador.

Acceso al cuestionario

A diferencia del acceso mediante credenciales de usuario web, el trabajador accede al cuestionario mediante un código único y aleatorio, proporcionado por una urna custodiada. Esta urna puede abrirse en cualquier equipo con conexión a internet, y una locución guía a la persona encargada de su custodia durante el proceso de vigilancia.

 

Guardado automático de respuestas

La cumplimentación mediante urna digital guarda automáticamente las respuestas, aunque se cierre la ventana del cuestionario. Esto permite que los trabajadores puedan realizar cumplimentaciones parciales en distintos momentos, tal como se explica más adelante.

 

Plazos y generación del código de urna

Al igual que en el modo de cumplimentación vía web del empleado, el cuestionario estará disponible según los plazos establecidos en el apartado 1. Datos generales de la evaluación.

Al seleccionar este modo de cumplimentación, se generará en dicho apartado un código de urna, que deberá ser custodiado por el responsable para abrir y/o cerrar la urna cuando corresponda.

En este mismo apartado, junto al código se dispone de las opciones:

• Enviar código por correo : permite hacer llegar el código a una persona de contacto del centro al que se realiza el estudio. Esta persona se responsabilizará de la urna. El texto de este envío puede personalizarse desde la configuración.
• Generar códigos individuales : genera un documento Word con los códigos correspondientes, según el número indicado en el formulario del proceso, para entregarlos directamente a los trabajadores, omitiendo el control mediante urna. En este caso, los trabajadores deberán acceder directamente a la dirección web sudireccionweb/psicosocial para cumplimentar el cuestionario, tal como se explica más adelante.

Sobre el código de la urna es importante saber que es único para cada Evaluación y servirá para abrirla desde cualquier navegador de internet dirigíendose a la dirección de su página web pero añadiendo "/psicosocial/urna" en la dirección del enlace. En el email que recibe con el código de la urna recibirá también el enlace a la misma. 

 

 

Uso de la urna digital

Una vez abierta la urna, los trabajadores podrán acudir a ella para comenzar la asignación de códigos de cumplimentación.

 

Cambio de idioma y cierre de la urna

Desde la esquina superior derecha de la pantalla, es posible cambiar el idioma. Desde esta misma zona, el responsable podrá cerrar la urna cuando lo considere oportuno, volviendo a introducir su código.

 

Tiempo de espera entre trabajadores

Para reducir la probabilidad de que una misma persona obtenga dos códigos de cumplimentación, es posible habilitar un tiempo de espera entre trabajador y trabajador desde la configuración de Prevengos.

Cuando este tiempo de espera está activo, una locución avisará de que ya se ha seleccionado un código (es necesario disponer de altavoces conectados para escuchar la locución). Si no hay tiempo de espera configurado, el trabajador podrá pulsar directamente sobre "Comenzar".

Agotado el tiempo de espera (o en ausencia de dicha configuración), se accede al selector de códigos mediante el botón "Comenzar".

El proceso se desarrolla de la siguiente manera:

1. El trabajador lee las instrucciones mostradas en pantalla, mientras se inicia una locución que lo acompaña durante la elección de su código.
2. Puede actualizar los códigos disponibles mediante el botón correspondiente, tantas veces como desee, hasta seleccionar el que prefiera.
3. Al seleccionar un código, la locución avisará de que este ha sido asignado. En ese momento, el responsable debe prestar atención, ya que la pantalla mostrará un código de acceso que solo puede ser copiado por un único trabajador.

El trabajador podrá guardar su código de las siguientes formas:

• Anotándolo en papel.
• Enviándolo a su correo electrónico.
• Escaneando el código QR para acceder directamente a la cumplimentación.

 

Nota importante

Es fundamental que el trabajador se asegure de conservar su código, ya que lo necesitará para acceder al cuestionario. El acceso podrá realizarse en diferentes momentos hasta finalizar la cumplimentación, como se explica más adelante.

En la propia pantalla se indica también la dirección web a la que debe acceder el trabajador para completar su cumplimentación.

Durante todo este proceso se puede temporizar el tiempo de inactividad mediante la configuración, de manera que se cierre el proceso una vez superado el tiempo máximo establecido:

Con el código de cumplimentación guardado, el trabajador accederá a la dirección de la web añadiendo "direcciondesuweb/psicosocial" (si se manda el código por email el trabajador recibirá también el enlace al web para su cumplimentación), para acceder a la cumplimentación mediante el código que se apuntó o se envió a su correo electrónico:

Una vez dentro del cuestionario las respuestas se guardarán automáticamente, existiendo la posibilidad de cerrar el navegador y volver a abrirlo en otro momento para volver a continuar por donde se dejó. Solo se finalizará una vez se pulse sobre el botón inferior derecho . Ahora bien, si necesita hacerlo en otro idioma, deberá de haberse configurado anteriormente como se explica en el manual de traducir cuestionarios psicosociales.

Si el trabajador tiene preguntas pendientes para poder finalizar la cumplimentación, dispone del botón  para ir directamente a responderla.

Finalizado el cuestionario, se guardarán sus respuestas en el estudio.

En el caso de que en los permisos de la configuración escritorio principal de Prevengos no se hubiera marcado la opción "Desactivar entrada de observaciones en la cumplimentación de cuestionarios psicosociales", al finalizar el cuestionario, el trabajador podrá realizar observaciones en un campo de texto libre, como el que se muestra a continuación.

 

5. Trabajadores

Entre los métodos que pueden utilizarse en los estudios psicosociales de Prevengos, existen métodos anónimos —en los que no se identifica qué trabajadores han respondido a los cuestionarios— y métodos personales, en los que sí se conoce sobre qué trabajadores se realiza el estudio.

En el caso de los métodos personales, es necesario añadir al estudio a los trabajadores correspondientes. Los métodos que requieren esta identificación son los siguientes:

• LIPT-60. Acoso moral en el trabajo.
• SCL-90-R. Inventario de síntomas Symptom Checklist-90-R.

Apartado "Trabajadores"

En estos estudios se habilita el apartado Trabajadores, desde el cual se pueden añadir las personas correspondientes.

Para ello, sitúese en este apartado y acceda al desplegable Trabajadores, donde encontrará las siguientes opciones:

• Actualizar trabajadores según la información de puestos y EVR asociada: esta opción requiere que se haya asociado una evaluación de riesgos al estudio. Al utilizarla, se añadirán automáticamente los trabajadores vinculados, en dicha evaluación, a los puestos previamente incorporados en el apartado 4. Puestos de trabajo.
• Añadir trabajadores: permite acceder al listado de trabajadores del centro de trabajo, para que el usuario seleccione manualmente aquellos que desea incorporar al estudio.

 

6. Planificación de acción preventiva.

El usuario podrá planificar la acción preventiva correspondiente en función de los resultados obtenidos en el estudio.

Acceso a la planificación

Al pulsar en el apartado Planificación acción prev., se accede a una pantalla donde es posible añadir al estudio medidas correctoras y medidas preventivas. Esta planificación se realiza del mismo modo que en cualquier otro informe en el que se lleve a cabo planificación de acción preventiva.

Estructura de la pantalla

En la parte izquierda de la pantalla se muestran dos opciones:

• Correctoras
• Preventivas

Para añadir medidas, siga estos pasos:

1. Seleccione el apartado correspondiente (Correctoras o Preventivas) al que desea añadir datos.
2. Acceda al menú desplegable Edición.
3. Seleccione la opción para añadir elementos, que le dirigirá a los mantenimientos correspondientes, donde podrá seleccionar los elementos a planificar.

Más información

Para ampliar la información sobre la planificación de la acción preventiva, puede consultar el manual de la ficha de datos de una medida, donde se detalla la edición de las medidas y desde el cual es posible acceder al resto de manuales relacionados con la planificación preventiva.

 

7. Conclusiones

Para finalizar el estudio, el usuario podrá añadir las conclusiones que se obtienen del mismo. Para añadir estas conclusiones, el usuario debe situarse en el apartado del mismo nombre, y pulsar sobre la opción 'Añadir conclusiones' que encontrará en el desplegable 'Conclusiones' o pulsando con el botón derecho sobre el listado de conclusiones. En ese momento accederá a un mantenimiento donde puede tener conclusiones predefinidas para poder añadirlas a sus estudios. Este mantenimiento se comparte con el resto de estudios de higiene, ergonomía, etc.

Una vez añadida la conclusión al estudio, el usuario podrá editarla haciendo doble clic sobre la misma, personalizando la descripción de la conclusión para el estudio en el que se encuentra.

 

8. Estado

En este apartado el usuario podrá modificar el estado del estudio psicosocial. Un estudio puede estar en los siguientes estados:

• En desarrollo (edición). Es un estudio en elaboración, es decir, está sin finalizar.
• Vigente (en vigor). Es un estudio terminado.
• Desactivado. Es un estudio obsoleto.