1. Introducción

Este modo de cumplimentación requiere tener contratado el portal web del empleado y se utiliza como alternativa a la cumplimentación desde la web del trabajador.

2. Acceso al cuestionario

A diferencia del acceso mediante credenciales de usuario web, el trabajador accede al cuestionario mediante un código único y aleatorio, proporcionado por una urna custodiada. Esta urna puede abrirse en cualquier equipo con conexión a internet, y una locución guía a la persona encargada de su custodia durante el proceso de vigilancia.

 

2.1 Guardado automático de respuestas

La cumplimentación mediante urna digital guarda automáticamente las respuestas, aunque se cierre la ventana del cuestionario. Esto permite que los trabajadores puedan realizar cumplimentaciones parciales en distintos momentos, tal como se explica más adelante.

 

2.2 Plazos y generación del código de urna

Al igual que en el modo de cumplimentación vía web del empleado, el cuestionario estará disponible según los plazos establecidos en el apartado 1. Datos generales de la evaluación.

Al seleccionar este modo de cumplimentación, se generará en dicho apartado un código de urna, que deberá ser custodiado por el responsable para abrir y/o cerrar la urna cuando corresponda.

En este mismo apartado, junto al código se dispone de las opciones:

• Enviar código por correo : permite hacer llegar el código a una persona de contacto del centro al que se realiza el estudio. Esta persona se responsabilizará de la urna. El texto de este envío puede personalizarse desde la configuración.
• Generar códigos individuales : genera un documento Word con los códigos correspondientes, según el número indicado en el formulario del proceso, para entregarlos directamente a los trabajadores, omitiendo el control mediante urna. En este caso, los trabajadores deberán acceder directamente a la dirección web sudireccionweb/psicosocial para cumplimentar el cuestionario, tal como se explica más adelante.

Sobre el código de la urna es importante saber que es único para cada Evaluación y servirá para abrirla desde cualquier navegador de internet dirigíendose a la dirección de su página web pero añadiendo "/psicosocial/urna" en la dirección del enlace. En el email que recibe con el código de la urna recibirá también el enlace a la misma. 

 

 

3. Uso de la urna digital

Una vez abierta la urna, los trabajadores podrán acudir a ella para comenzar la asignación de códigos de cumplimentación.

 

3.1 Cambio de idioma y cierre de la urna

Desde la esquina superior derecha de la pantalla, es posible cambiar el idioma. Desde esta misma zona, el responsable podrá cerrar la urna cuando lo considere oportuno, volviendo a introducir su código.

 

3.4 Tiempo de espera entre trabajadores

Para reducir la probabilidad de que una misma persona obtenga dos códigos de cumplimentación, es posible habilitar un tiempo de espera entre trabajador y trabajador desde la configuración de Prevengos.

Cuando este tiempo de espera está activo, una locución avisará de que ya se ha seleccionado un código (es necesario disponer de altavoces conectados para escuchar la locución). Si no hay tiempo de espera configurado, el trabajador podrá pulsar directamente sobre "Comenzar".

Agotado el tiempo de espera (o en ausencia de dicha configuración), se accede al selector de códigos mediante el botón "Comenzar".

El proceso se desarrolla de la siguiente manera:

1. El trabajador lee las instrucciones mostradas en pantalla, mientras se inicia una locución que lo acompaña durante la elección de su código.
2. Puede actualizar los códigos disponibles mediante el botón correspondiente, tantas veces como desee, hasta seleccionar el que prefiera.
3. Al seleccionar un código, la locución avisará de que este ha sido asignado. En ese momento, el responsable debe prestar atención, ya que la pantalla mostrará un código de acceso que solo puede ser copiado por un único trabajador.

El trabajador podrá guardar su código de las siguientes formas:

• Anotándolo en papel.
• Enviándolo a su correo electrónico.
• Escaneando el código QR para acceder directamente a la cumplimentación.

 

Nota importante

Es fundamental que el trabajador se asegure de conservar su código, ya que lo necesitará para acceder al cuestionario. El acceso podrá realizarse en diferentes momentos hasta finalizar la cumplimentación, como se explica más adelante.

En la propia pantalla se indica también la dirección web a la que debe acceder el trabajador para completar su cumplimentación.

Durante todo este proceso se puede temporizar el tiempo de inactividad mediante la configuración, de manera que se cierre el proceso una vez superado el tiempo máximo establecido:

Con el código de cumplimentación guardado, el trabajador accederá a la dirección de la web añadiendo "direcciondesuweb/psicosocial" (si se manda el código por email el trabajador recibirá también el enlace al web para su cumplimentación), para acceder a la cumplimentación mediante el código que se apuntó o se envió a su correo electrónico:

Una vez dentro del cuestionario las respuestas se guardarán automáticamente, existiendo la posibilidad de cerrar el navegador y volver a abrirlo en otro momento para volver a continuar por donde se dejó. Solo se finalizará una vez se pulse sobre el botón inferior derecho . Ahora bien, si necesita hacerlo en otro idioma, deberá de haberse configurado anteriormente como se explica en el manual de traducir cuestionarios psicosociales.

Si el trabajador tiene preguntas pendientes para poder finalizar la cumplimentación, dispone del botón  para ir directamente a responderla.

Finalizado el cuestionario, se guardarán sus respuestas en el estudio.

En el caso de que en los permisos de la configuración escritorio principal de Prevengos no se hubiera marcado la opción "Desactivar entrada de observaciones en la cumplimentación de cuestionarios psicosociales", al finalizar el cuestionario, el trabajador podrá realizar observaciones en un campo de texto libre, como el que se muestra a continuación.