1. Introducción

Prevengos puede generar, gestionar y facturar contratos, pero ha de configurar los servicios en el menú Mantenimientos > Modelos de presupuestos y contratos > Servicios.

Configurados los servicios predefinidos, puede generar modelos para los presupuestos y contratos con el fin de realizar este proceso más rápido mediante el menú 'Mantenimientos > Modelos de presupuestos y contratos > Modelo de presupuestos y contratos'.

 

2. Actividades o servicios predefinidos

El formulario de mantenimiento dispone del menú "Edición" con las siguientes opciones y, tras su configuración, los cargará en el contrato:

• Nuevo servicio: Da acceso a la ficha del servicio para su creación.
   
• Editar servicio seleccionado: Da acceso a la ficha del servicio para la edición de datos.
   
• Eliminar servicios seleccionados: Borra del mantenimiento, y el aplicativo, aquellos servicios que no estén en uso en otros elementos (modelos, presupuestos y contratos).
   
• Editar comisiones del servicio seleccionado: Da acceso a un formulario con el listado de las asesorías/colaboradores, para asignar/editar el porcentaje de comisión marcando la casilla "Dar comisión al Colaborador por este Servicio" y usando el botón . Como se indica en la siguiente guía.

 

2.1. Datos generales

Primera pestaña de la ficha de datos del servicio, dónde sólo 3 campos son obligatiorios para habilitar el botón y crear el registro:

• Título o nombre del servicio.
• % Renovación. Porcentaje para calcular el importe de renovación para años sucesivos, donde: 
  •  100 mantiene el mismo importe 
  • X<100 reduce el importe 
  • X>100 incrementa el importe 
• I.V.A aplicable. 

 

También podrá indicar:

• Especialidades asociadas a este servicio. Que, aplicados sobre el contrato, permitirá identificarlos como sólo prevención , sólo vigilancia , mixto  u otro para la comunicación de contratos a SERPA.
  • Prevención técnica (ST/HI/EPA) 
  • Medicina del trabajo 
  • Otros 
• Comisiones de este servicio. Porcentajes de comisión en el contrato y sus renovaciones para: 
  • Técnico responsable* 
  • Comercial* 

* Ambos se indican en la ficha de datos del cliente, pestaña “1. Datos generales”. 

 

2.2. Tareas del servicio

El importe total del servicio se obtiene de la suma de importes de las tareas que lo componen, por lo que ha de configurarlas con el menú 'Tareas > Nueva tarea', que da acceso al siguiente formulario: 

 

El primer campo a cumplimentar es "Texto o descripción de la tarea (en el presupuesto)", y mediante los botones . y . cumplimentará "Texto resumido" y "Texto o descripción de la tarea en el contrato", aunque pude cumplimentarlos manualmente. Tenga en cuenta que el campo "Texto resumido" tiene un límite de 200 caracteres, por lo que el proceso de copia no funcionará si la descripción de la tarea los supera.

Éstes campo también se tiene en cuenta para:

• Resumen de los servicios ofertados.
  Al final del presupuesto/contrato impreso, se indica un resumen de los servicios ofertados y su importe desglosado. Marque la casilla ''Incluir esta tarea en el resumen'' para incluir la tarea.
   
• Concepto de facturación.
  Al usar la opción "Mostrar el detalle de los conceptos que se facturan" en la generación del documento de la factura.

En el campo "Importe" ha de establecer el importe predeterminado de la tarea, que podrá ser editado en el presupuesto/contrato.

Ha de cumplimentar todos los campos del formulario para habilitar el botón . 

En el caso de registrar una tarea genérica, el botón  da acceso al siguiente formulario para desglosar los elementos que la componen:

 

2.2.1. Detallar conceptos de la tarea

El botón “Nuevo” da acceso a la ficha para el registro del concepto, dónde ha de cumplimentar los campos “Concepto”, “Tipo de Datos esperado” y “Valor del concepto” para habilitar el botón . 

Los conceptos sólo se incluirán en la impresión del contrato si marcan la casilla “Detallar conceptos de las tareas en los listados”. 

 

2.3. Actividades Mem. anual

Permite la asignación de actividades de la memoria Orden TIN al servicio, que luego repercute en la generación de la memoria con Prevengos mediante la herramienta “Memorial anual Orden TIN”. 

 

3. Modelo de presupuestos y contratos predefinidos

Tras configurar los servicios y para facilitar la generación de los contratos, con el menú Mantenimientos > Modelos de presupuestos y contratos > Modelos de presupuestos y contratos podrá configurar plantillas para proceder a su carga como indicamos aquí.

 

3.1. Configuración de modelos

Para crear el modelo, ha de usar el menú 'Edición > Nuevo modelo de presupuesto/contrato'.

El menú "Herramientas" le ofrece las opciones:

• Activar/Desactivar el modelo seleccionado para su uso en presupuestos y contratos.
• Duplicar modelos seleccionados.
• Actualizar textos de los servicios con los textos del mantenimiento. Para que los servicios de los modelos siempre correspondan con los predefinidos.

 

Son obligatorios los campos "Modelo" (nombre de la plantilla) y "Área" para que pueda usar el menú "Servicios > Añadir servicios predefinidos", que da acceso al formulario de servicios para su incorporación al modelo.

Añadidos los servicios puede editarlos con el menú 'Servicios > Editar servicio seleccionado' obteniendo acceso a las pestañas "1. Datos generales" y "2. Actividades Mem. anual". Los menús "Tareas" y "Conceptos" permiten la edición de tareas y conceptos, tal y como se ha indicado en el apartado "2.2. Tareas del servicio".