1. Introducción

En este apartado se van a generar las cuotas en las que se fraccionará el pago del contrato, que posteriormente se convertirán en facturas. Estas cuotas tendrán una fecha de vencimiento, la cuál les será útil para identificar cuando deben realizar las facturas de cada contrato.

 

2. Configuración fraccionamiento de pagos 

A continuación podemos observar una imagen del formulario correspondiente al apartado “6. Forma de pago” de la ficha de un contrato.

El fraccionamiento de las cuotas del contrato se realizará sobre los importes establecidos en los servicios  del contrato, Prevengos les ofrecerá varias opciones para la generación de dichas cuotas, estas opciones las podremos encontrar en el menú “Fraccionamiento de pagos” de la parte superior de la pantalla. A continuación detallaremos cómo se utilizan estas opciones:

• Fraccionamiento predefinido. Prevengos generará las cuotas del contrato en función de la configuración para el fraccionamiento de pagos según el importe del contrato. Si desean ver más información de cómo se realiza esta configuración pulsen aquí.
  Por ejemplo, en la configuración podrían haber indicado que los contratos con importe superior a 500 euros se fraccionarán en 2 cuotas, la primera a la firma del contrato y la segunda a los 6 meses. Si dan de alta un contrato de 600 euros con fecha '01/01/2021', se generarán las siguientes cuotas:
  - Pago 1. Vencimiento '01/01/2021' - Importe 300 Euros
  - Pago 2. Vencimiento '01/07/2021' - Importe 300 Euros

• Fraccionamiento por número de pagos. Si se utiliza esta opción, el usuario tendrá que especificar el número de cuotas que quiere generar y la cadencia que habrá entre dichas cuotas en días o meses. Además, tendrá que indicar si la primera cuota/pago se generará con vencimiento a fecha del contrato, en caso de que no marque esta opción, la fecha de vencimiento de esta primera cuota se calculará según la cadencia indicada a partir de la fecha del contrato.
  Por ejemplo, si tienen un contrato de 1000 euros de fecha '01/01/2021' y se realiza un fraccionamiento de 4 pagos con cadencia de 3 meses cada uno y el primero vencerá a fecha del contrato, el resultado sería el siguiente:
  - Pago 1. Vencimiento '01/01/2021' - Importe 250 Euros
  - Pago 2. Vencimiento '01/04/2021' - Importe 250 Euros
  - Pago 3. Vencimiento '01/07/2021' - Importe 250 Euros
  - Pago 2. Vencimiento '01/10/2021' - Importe 250 Euros

• Fraccionamiento por importes y fechas definidos. Si el usuario utiliza esta opción, tendrá que generar cuotas/pagos de forma manual, con la ayuda de algunas herramientas. Como pueden apreciar en la imagen inferior, aparece un formulario con varios campos que pasamos a detallar a continuación:
  - Vencimiento. Donde tendrá que indicar la fecha de vencimiento de la cuota a generar, puede hacerlo a mano o abriendo un calendario mediante el botón que tiene a la derecha de la caja de texto.
  - Importe. En este campo se especificará el importe del pago a generar. Por defecto aparecerá el importe pendiente por fraccionar, es decir, si el contrato es de 1000 euros y ya hemos creado cuotas por valor de 500 euros, en este campo aparecerá el valor de 500 euros, aunque el usuario podrá editarlo y poner un importe inferior.
  - Concepto. Será el texto que aparecerá en el pago y que posteriormente podrá mostrarse también en la factura como concepto facturado. Por defecto este campo tendrá el siguiente texto 'Pago mes [MESPAGO_LETRAS] de [AÑOPAGO]. Contrato [NUMCONTRATO]' aunque el usuario podrá modificarlo. Los marcadores se sustituirán por la información correspondiente al contrato. El usuario podrá consultar los marcadores disponibles pulsando el botón  que hay a la derecha del campo.
  Una vez cumplimentados los campos anteriores, el usuario podrá seleccionar algunas opciones para que Prevengos cargue automáticamente estos campos para generar el siguiente pago, estas opciones son: 'Incrementar la fecha un mes', ' Mantener el mismo importe' y ' Mantener el mismo concepto.
  Para finalizar la generación del pago/cuota, tendrá que pulsar sobre el botón 'Añadir pago'.
  En este mismo formulario, pueden encontrar el botón 'Aplicar forma de pago de la empresa', este botón generará el fraccionamiento de forma automática atendiendo a la forma de pago que tenga asignada la empresa en el apartado de 'Datos bancarios'. Por ejemplo, si el contrato  es de 1000 euros y tiene fecha '01/01/2021' y el cliente tiene una forma de pago que tiene configurado un fraccionamiento de 3 cuotas, con una cadencia de un mes, el resultado será:
  - Pago 1. Vencimiento '01/02/2021' - Importe 330 Euros
  - Pago 2. Vencimiento '01/03/2021' - Importe 330 Euros
  - Pago 3. Vencimiento '01/04/2021' - Importe 330 Euros
  Para ver más información sobre la configuración de las formas de pago pulse aquí.

 

• Nuevo pago manual. Como indica el nombre de esta opción de fraccionamiento, el usuario realizaría el fraccionamiento del contrato de forma completamente manual. Mediante el formulario que vemos en la imagen inferior, el usuario tendrá que cumplimentar los campos que aparecen en negrita: concepto, porcentaje y vencimiento, para que Prevengos calcule los diferentes importes de la cuota que se está generando. Además, si lo desea podrá indicar si el pago es comisionable al colaborador, el técnico o el comercial indicando a su vez el importe de comisión para cada uno de ellos.

 

NOTA: En todas las opciones anteriores, al fraccionar el contrato en las diferentes cuotas, Prevengos distribuirá el importe de cada servicio incluido en el contrato según el porcentaje correspondiente a cada pago generado, por ejemplo, imaginen que tienen un contrato con un servicio de 'Pervención' con un importe de 1000 euros y por otra parte tenemos un servicio de 'Medicina' con un importe de 200 euros. Supongamos que el contrato se fracciona en 4 cuotas utilizando la opción de 'Fraccionamiento por número de pagos'. En este caso, Prevengos calcula el porcentaje que corresponde a cada pago, que sería el 25%. Por lo que el fraccionamiento del este contrato quedaría de la siguiente forma:
- Pago 1. Importe: 250€ (25% 'Prevención') + 50€ (25% 'Medicina') = 300€ (Total)
- Pago 2. Importe: 250€ (25% 'Prevención') + 50€ (25% 'Medicina') = 300€ (Total)
- Pago 3. Importe: 250€ (25% 'Prevención') + 50€ (25% 'Medicina') = 300€ (Total)
- Pago 4. Importe: 250€ (25% 'Prevención') + 50€ (25% 'Medicina') = 300€ (Total)

Por lo tanto cuando se genere una factura de alguna de las cuotas anteriores, se estará facturando una parte de 'Prevención' y otra de 'Medicina' en la misma factura.

• Fraccionamiento por servicios.  Esta última opción de fraccionamiento de pagos/cuotas la utilizarán en el caso de que quieran separar la facturación de servicios incluidos en el contrato. Si utilizamos esta opción, Prevengos generará un pago/cuota para cada uno de los servicios incluidos en el contrato por el total del importe de cada uno de ellos, por lo que si utilizamos el mismo contrato del ejemplo anterior (1000 euros 'Prevención' y 200 euros 'Medicina'), se generarían dos pagos/cuotas:
  - Pago 1. 'Prevención' -  Vencimiento '01/01/2021' - Importe1000 euros
  - Pago 2. 'Medicina' -  Vencimiento '01/01/2021' - Importe 200 euros

 

3. Configuración de textos predefinidos para los conceptos de los pagos/cuotas

Todos los pagos/cuotas que se generan en los contratos disponen de un concepto, el cuál podrán modificar manualmente en cualquier momento, pero para las opciónes de fraccionamiento 'automático' tendrán la opción configurar un texto 'por defecto' para estos conceptos. Esta configuración la llevarán a cabo desde la pantalla principal de Prevengos desplegando el menú ‘Configuración' y pulsando sobre la opción 'Configuración de Prevengos’. Una vez dentro de esta configuración, tendrán que localizar la herramienta 'Textos predefinidos para los pagos generados en los contratos' que les lelvará a la imagen que ven a continuación.

En este formulario pueden apreciar dos partes diferenciadas, en la parte superior encontrarán el listado de marcadores que podrán utilizar, mientras que en la parte inferior encontrarán dos cajas de texto, en las que podrán indicar el texto por defecto que se utilizará en los conceptos de los pagos/cuotas generados en los contratos. 

- Texto del pago. Fraccionamiento por porcentajes. Esta opción se utilizará en las herramientas de fraccionamiento de pagos del contrato en las que se usa la fórmula de fraccionamiento por porcentajes, estas opciones son 'Fraccionamiento predefinido' y 'Fraccionamiento por número de pagos'. En este campo, a parte de texto libre, se podrán utilizar aquellos marcadores del listado superior que tengan un icono en la columna .

- Texto del pago. Fraccionamiento por servicios. Esta opción sólo se usará si el fraccionamiento del contrato se realiza con la opción 'Fraccionamiento por servicios'. Al igual que en el anterior, se puede añadir texto libre, pero en este caso los marcadores sólo pueden ser aquellos que tengan un icono en la columna .

Para añadir marcadores pueden hacer doble clic sobre el marcador correspondiente o seleccionarlo y pulsar los botones  o .