1. Introducción

Dentro de este manual vamos a tratar la creación de nuevos proyectos de imputación de HORA, los cuales vamos a poder crearlos a partir de cero o cargando un proyecto predefinido, tal y como veremos a continuación.

Ante todo, para poder crear proyectos es necesario conocer el módulo así como el funcionamiento de las tareas de imputación. Sobre el primer caso, disponemos del manual de visión general del módulo donde conocemos lo principal de este módulo. Sobre las tareas, éstas son la parte  más importante de un proyecto ya que son las que forman parte del mismo y es donde los usuarios imputaran el tiempo dedicado. Estas tareas las crearemos en su correspondiente mantenimiento para poder añadirlas al proyecto, por ello le recomendamos que vean el manual del mantenimiento de tareas. 

Una vez que conocemos lo comentado anteriormente, procederemos a la creación de un proyecto. Como ya sabemos, al acceder al módulo HORA se muestran las empresas que ya tienen al menos un proyecto creado, con lo que podemos crear el proyecto desde la pantalla principal o accediendo a la pestaña proyectos de la ficha de una empresa existente. En ambos casos, al crear el proyecto podemos seleccionar si hacerlo a partir de uno predefinido o crearlo desde 0. Sobre los proyectos predefinidos, provienen de un mantenimiento donde podemos crear plantillas de proyectos ya configurados con lo que agilizar la creación cuando los proyectos creados son muy similares. Por ello recomendamos que lean el manual sobre el mantenimiento de proyectos predefinidos.

Según la opción que elijamos pueden pasar dos cosas, si elegimos el proyecto predefinido se crea directamente y nos muestra la ficha de la empresa, en cambio sí seleccionamos la opción de crearlo desde cero nos muestra la ficha del proyecto en blanco. Por ello, vamos a dividir este manual en dos partes, una primera donde vamos a ver la gestión de proyectos desde la ficha de la empresa y otro apartado donde vamos a cumplimentar un proyecto desde cero.

2. Gestión de Proyectos de la empresa

Ya sea porque creemos un proyecto a una empresa existente o accedemos directamente a la ficha de la empresa que ya tiene algún contrato, la ventana que se muestra es similar a la siguiente imagen:

2.1 Datos generales

Aunque nos vamos a centrar en la pestaña de proyectos, donde vamos a ver las diferentes opciones disponibles, debemos mencionar las otras dos pestañas de las que disponemos.

La primera pestaña, Datos Generales, es meramente informativa donde se nos muestra los datos de la empresa, tales como los datos de contacto, personas de contacto, estados de la empresa, actividad de la empresa y centros de trabajo de la propia empresa

2.2 Usuarios

También podemos ver la pestaña de Usuarios, en la cual se muestran los usuarios que tienen permiso de imputación sobre las tareas de proyectos existentes en la empresa. Este paso lo veremos más adelante, simplemente debemos saber que los usuarios que aparecen en esta pestaña son aquellos que están vinculados a los proyectos de esta empresa, y que tienen permiso para imputar en alguna tarea de estos proyectos.

2.3 Proyectos

Centrándonos en la pestaña principal, Proyectos, vemos que está dividida en dos partes. Una parte superior donde se indican los proyectos de imputación existentes en las empresas y una parte inferior donde se muestran las tareas existentes en los proyectos que tengamos seleccionados en la parte superior. Vamos a desglosar ambas partes para ver todas las herramientas masivas y desplegables de los que disponemos.

Como hemos comentado, en la parte superior del apartado de Proyectos, tenemos el listado de proyectos de imputación de horas existentes en la empresa, los cuales pueden estar creados directamente sobre la empresa, o sobre los centros de la misma. Para cada uno, podemos apreciar datos como el código del proyecto, en nombre del proyecto, el centro al que pertenece (en blanco para los proyectos de empresa), fechas de inicio y fin, total de horas, horas imputadas y restantes respecto al total de horas estimadas, el porcentaje de realización. Con fondo amarillo las horas según la bolsa de horas y las restantes respecto a la imputaciones realizadas, el responsable del proyecto y la localidad del centro de trabajo en caso de que sea un proyecto de centro.

3. Opciones

Dentro de este bloque de proyectos de imputación de horas disponemos de diferentes desplegables con diversas opciones que vamos a detallar en los siguientes puntos:

3.1 Menú principal (Proyectos)

• Proyectos
  • Añadir nuevo proyecto predefinido / Nuevo Proyecto. Con cualquiera de estas opciones, creamos un nuevo proyecto sobre esta empresa, ya sea de cero o a partir de un predefinido.
  • Editar proyecto seleccionado. Es lo equivalente a hacer doble clic a un proyecto, con esta opción se abre la ficha del que tengamos marcado
  • Eliminar proyectos seleccionados. Con esta opción eliminamos todos aquellos proyectos que tengamos resaltados en azul, por lo que debemos tener precaución ya que esta eliminación es permanente y no se puede deshacer

• Herramientas
  • Activar/Desactivar Proyecto. Tal y como vimos en el apartado de estado de la ficha del proyecto, con esta herramienta podemos activar o desactivar los proyectos que tengamos seleccionados
  • Cambiar el responsable de los proyectos seleccionados. En el momento de creación de un proyecto se establece un usuario de Prevengos como responsable del mismo, tal y como vimos en la pestaña de Datos Generales. Con esta herramienta podemos cambiar dicho usuario a los proyectos que tengamos seleccionados.
  • Ver imputaciones realizadas sobre este proyecto. Esta herramienta nos muestra la consulta de imputaciones filtrando por aquellas realizadas en el proyecto que tengamos seleccionado. Desde dicha consulta disponemos de diferentes herramientas de gestión para realizar cambios en las imputaciones existentes.
  • Ver dietas imputadas sobre este proyecto. Similar a la anterior, se muestra la consulta de dietas con aquellas correspondientes al proyecto seleccionado. También disponemos de opciones para la gestión masiva de las dietas existentes
  • Ver gastos imputados sobre este proyecto. Igual que el anterior pero referente a los gastos imputados en el proyecto seleccionado. La consulta de gastos también dispone de opciones para la gestión masiva de las mismas.
  • Duplicar proyecto seleccionado. Herramienta para realizar una copia 1:1 de los proyectos seleccionados, en el proceso Prevengos nos solicita indicar la fecha de inicio de los nuevos. Deben tener en cuenta que las imputaciones realizadas en el proyecto 'origen' no se copian al proyecto nuevo.
  • Renovar proyecto seleccionado. Opción que genera un nuevo proyecto actualizando las fechas del proyecto original, similar a la copia anterior pero actualizando las fechas de inicio y fin.
  • Vincular/Desvincular proyecto con un centro de trabajo. Un proyecto puede crearse sobre la empresa directamente o sobre alguno de los centros de la empresa, con esta opción podemos desvincular el centro de trabajo convirtiéndolo en un proyecto de la empresa o vincular un proyecto de la empresa a uno de sus centros de trabajo.
  • Actualizar importes de los proyectos según el contrato asociado. Actualiza los importes que vimos en el apartado de Tiempos e importes según lo indicado en el contrato asociado al proyecto.
  • Establecer precio/hora global a los proyectos. Indicamos el precio global por hora indicado en el proyecto, en concreto en la pestaña de Tiempos e importes, tal y como veremos en el apartado correspondiente
  • Distribuir bolsa de horas inicial entre las tareas de los proyectos. Reparte las horas indicadas en el campo bolsa de horas de la pestaña de Tiempos e importes y le asigna a cada tarea del proyecto su parte correspondiente de la misma.

• Usuarios
  • Añadir/eliminar usuarios a los proyectos seleccionados. Dentro del proyecto disponemos de la pestaña Usuarios con permiso para indicar los usuarios que tendrán accesos al proyecto, y que posteriormente se podrán vincular con las tareas del mismo para que puedan realizar imputaciones. Con esta herramienta podemos asignar usuarios a los proyectos que tengamos asignados.
  • Activar/desactivar usuarios en los proyectos seleccionados. Similar a la anterior, salvo que con esta opción podemos activar o desactivar un usuario existente en el proyecto. Recordemos que un usuario desactivado no puede realizar ningún tipo de imputación sobre las tareas del propio proyecto.

• Informes. Todo lo relacionado con los informes está recogido en el propio manual de Informes

3.2 Menú secundario (Tareas)

• Tareas
  • Añadir tareas al proyecto. Con esta opción se accedemos al mantenimiento de tareas para que podamos añadir las que queramos al proyecto.
  • Editar. Abrimos la ficha de la tarea, es lo equivalente a realizar doble clic sobre la tarea.
  • Eliminar tareas seleccionadas. Eliminamos las tareas que tengamos seleccionadas, hay que hacerlo con precaución ya que se eliminaran todas las imputaciones realizadas en las mismas y este proceso no se puede deshacer.

• Imputaciones
  • Imputar sobre tarea seleccionada. Se nos muestra la ventana de imputaciones para que realicemos una imputación sobre la tarea seleccionada.

• Herramientas
  • Activar/Desactivar Tareas. Con estas opciones podemos alterar el estado de una tarea activándola o desactivándola, teniendo en cuenta que con este último estado no es posible imputar tiempo, dietas o gastos asociados a la tarea
  • Marcar como realizadas/no realizadas. Tal y como vimos en la parte de la ficha de la tarea, en la pestaña de datos generales podemos marcar dicha tarea como realizada o no realizada. Con esta herramienta podemos hacerlo sobre varias tareas de manera masiva
  • Indicar tarifa genérica para las tareas seleccionadas. En la pestaña Tiempos e importes de la ficha de la tarea podemos especificar el importe genérico de la tarea, con esta herramienta podemos hacerlo masivamente sobre varias tareas seleccionadas.
  • Indicar tarifas por tipo de horario a las tareas seleccionadas. Igual que el anterior, en la pestaña de Tiempos e importes podemos indicar diferentes costes para cada tipo de horario, pudiendo ahora hacerlo masivamente con esta herramienta sobre las tareas que tengamos seleccionadas.
  • Eliminar tarifas por tipo de horario de las tareas seleccionadas. Al igual que el anterior, eliminamos los costes indicados por tipos de horario en las tareas seleccionadas
  • Indicar fecha de inicio/finalización de las tareas seleccionadas. En la misma pestaña tratada anteriormente, la de Tiempos e importes, de la ficha de la tarea podemos establecer una fecha de inicio y fin. Con esta herramienta lo podemos aplicar de manera masiva sobre varias tareas seleccionadas.
  • Subir/Bajar posición. Herramienta para ordenar las tareas subiendo y bajando su posición en el listado.

• Usuarios.
  • Añadir/eliminar usuarios de la tarea seleccionada. Con estas opciones podemos añadir o eliminar usuarios en las tareas que tengamos seleccionadas de manera masiva.
  • Activar/Desactivar usuarios de la tarea seleccionada. De esta manera activamos o desactivamos usuarios existentes con permiso para imputar en las tareas, no los eliminamos de las tareas, lo desactivamos por si queremos evitar temporalmente que puedan imputar en una tarea.