1. Introducción

En Prevengos existe la posibilidad de facturar cursos de formación registrados en las empresas. Para poder realizar esta facturación, vamos a utilizar una consulta, que nos permitirá localizar los cursos de formación que se han realizado y que están pendientes de facturar. Para acceder a esta pantalla de facturación de formación, vamos a desplegar el menú 'Consultas' del módulo de administración, y vamos a pulsar sobre la opción 'Facturación de formación'. Esta misma opción la encontraremos en el margen derecho del módulo de administración, concretamente en el bloque 'Consultas'.

 

2. Configuración de las tarifas.

La configuración de las tarifas de formación se realiza en el mantenimiento de tarifas, al cuál sólo puede acceder desde otro mantenimiento que es el de cursos de formación, por lo que para llegar al mantenimiento de tarifas, debe acceder primero al mantenimiento de 'Cursos de formación' desde el menú desplegable 'Mantenimientos' que encontrará en el módulo de gestión general. Una vez dentro del mantenimiento de formación, tendrá que editar un curso de formación, y en los datos generales del curso, encontrará el apartado de la 'Tarifa aplicable' al curso, donde encontrará el botón  que les llevará al mantenimiento de tarifas.

Una vez dentro del mantenimiento de tarifas, podrán gestionar las tarifas existentes o crear nuevas desde las opciones que encontrarán en el menú 'Edición'.

Al crear una nueva tarifa abrirán el siguiente formulario donde tendrán que cumplimentar al menos los campos "Tarifa", "Importe" y "Tipo de tarifa", y pulsar el botón  para grabar.

El 'tipo de tarifa' es muy importante en la definición de la misma, ya que al facturar, el precio indicado en la tarifa se aplicará por trabajador que asiste al curso, o por el curso completo independientemente del número de asistentes.

Si pulsan sobre el botón , la tarifa quedará asignada al curso desde el que se ha accedido al mantenimiento de tarifas, no obstante, posteriormente al registrar una formación en una empresa, la tarifa podrá ser modificada para la empresa en la que se realiza el cambio.

 

3. Asignación de tarifa.

Para que un curso de formación pueda facturarse, deberá tener asignada una tarifa una vez que el curso se registra en la empresa. Si el curso ya tiene una tarifa asignada en el mantenimiento de formación, esta tarifa será la tarifa por defecto asignada al curso cuando este se registra en el cliente. A parte de la asignación de la tarifa a los cursos del mantenimiento. Además de la asignación de tarifas al curso en mantenimiento, para que esta se arrastre al cliente, la asignación de las tarifas puede realizarse de las siguientes maneras:

• Manualmente al registrar el curso de formación en el cliente.
• Por contrato, indicando la formación concertada y la tarifa a la que se cobrarán los excesos.
• Si el curso se crea con una herramienta que permite dar de alta los cursos indicados en los contratos del cliente.

A continuación, explicamos con más detalle estas opciones.

 

3.1. Asignación manual de tarifa en el curso del cliente

Una vez creado el curso de formación en la ficha del cliente, en el apartado '1. Datos generales', encontrarán el bloque "Contrato asociado, tarificación e importe", desde el que podrán asignar una tarifa pulsando el botón . 

Tenga en cuenta que si en el mantenimiento 'Cursos de formación' ha configurado el curso con una tarifa, al crear el curso en la ficha de la empresa, esta tarifa vendrá precargada en el curso, aunque podrá modificarla también mediante el botón .

 

3.2. Asignación de tarifa según el contrato asociado al curso

Para poder hacer esta asignación, deben tener en cuenta que el curso que están creando en la empresa, debe estar incluido en el contrato concretamente en el apartado '4. Formación concertada' (siguiente imagen), ya que de lo contrario, no se podrá realizar esta asignación de tarifa según contrato.

Una vez que el curso esté incluido en el contrato, al registrar el curso en el apartado de formación del cliente, en la ficha de datos generales del curso, concretamente en el bloque 'Contrato, tarificación e importe', podrán usar el botón  para seleccionar el contrato correspondiente que asignará la tarifa con el botón. Deben tener en cuenta que debe ser el mismo curso de formación, ya que de lo contrario no podrá realizar la asignación del contrato y su tarifa.

 

3.3. Asignación al crear el curso de formación desde el contrato

Al igual que la herramienta anterior, para poder usar esta opción es necesario que se haya indicado en el contrato la formación concertada.

Desde la consulta de 'Contratos' a la que puede acceder desde el menú despletable 'Consultas' del módulo de administración, concretamente en el despletable 'Herramientas' de la pantalla del resultado de la consulta, encontrará la herramienta 'Generar cursos de formación asociados a los contratos seleccionados' que generará en cada cliente tantas acciones formativas, como haya en sus contratos, con la tarifa asignada al propio curso en el contrato.  

 

4. Facturación.

Una vez que hemos comentado cómo configurar las tarifas para la facturación de la formación y la asignación de las mismas sobre los cursos creados en las empresas, pasamos a ver la consulta de 'Facturación de formación, a la cuál accedemos con la opción 'Facturación de cursos de formación' que encontramos en el menú desplegable 'Consultas' del módulo de gestión general.

En este buscador, encontraremos dos pestañas con filtros que nos permitirán establecer las condiciones de búsqueda correspondientes, para localizar los cursos de formación que estamos buscando. Para ejecutar el buscador, tendremos que pulsar el botón  que encontraremos en la parte inferior derecha del buscador.

 

Una vez realizada la búsqueda, desde la pantalla del resultado de la misma, donde se cargará el listado de cursos de formación resultantes de la consulta realizada, encontraremos el menú 'Herramientas', desde el que podremos asociar cursos con contratos,  cambiar la tarifa a los cursos o editar el importe de la tarifa asignada a los mismos. 

Dentro de la misma pantalla del resultado, encontraremos el menú desplegable 'Facturación', en el cuál encontraremos varias opciones:

• Facturar elementos. Con esta opción podremos crear facturas de los cursos seleccionados.
• Marcar elementos seleccionados como facturados. Nos permitirá dar por facturados el número de registros seleccionados, sin hacer facturas, esta opción se usará cuando queramos indicar que un curso no se va a facturar y queremos que Prevengos no nos avise de que tenemos que facturarlo.
• Marcar elementos seleccionados como NO facturados. Se utiliza para revertir la situación anterior, es decir, si un curso ha sido previamente marcado como facturado, esta opción lo volverá a poner como pendiente de facturar.
• Facturación automática de trabajadores concertados. Para los cursos relacionados a contratos, si el curso tiene asignada una tarifa por trabajador, y en el contrato se ha indicado el número de trabajadores incluidos, al pulsar este botón, el sistema marcará como facturados al número de trabajadores indicado en contrato, dejando sólo los excesos para que se facturen a la tarifa correspondiente.

Si se utiliza la opción de 'Facturar elementos' se generará una factura con todos los elementos que tengan la casilla de la primera columna marcada. Tenga en cuenta que si ha seleccionado registros de formación de varias empresas distintas, el sistema generará una factura por empresa, incluyendo en cada factura los cursos de formación que corresponda.

Además, si el curso tiene asignada una tarifa por el curso completo, se habilitará para facturar el registro correspondiente al curso de formación, mientras que si la tarifa asociada al curso es por trabajador, en el resultado de la consulta aparecerán los registros de los trabajadores incluidos en el curso, para poder facturar a cada trabajador que asiste al mismo.

Una vez que pulsa esta opción, aparecerá un pequeño formulario, en el que tendrá que indicar la fecha y serie de las facturas a generar.

Al pulsar el botón 'Aceptar', se generarán las facturas y aparecerá el listado de facturas creadas, para que pueda revisarlas, gestionar los cobros, imprimirlas, etc.