1. Introducción

En este manual se explica cómo realizar la facturación de pagos pendientes y la creación de facturas manuales. En el caso de facturación de pagos, estos pueden haberse generado manualmente, desde el apartado '4. Pagos Pendientes' de la ficha de datos del cliente, o desde el apartado de '6. Forma de pago' de los contratos, en el cuál se genera el fraccionamiento de pagos o cuotas de los contratos.

Dicha facturación la puede realizar de forma masiva desde la consulta de pagos del módulo de administración, o desde la ficha del cliente en el apartado '4. Pagos Pendientes'. 
 

2. Facturación masiva

Para realizar la facturación masiva de pagos, van a utilizar la consulta de pagos, a la cuál podrán acceder desde la pantalla principal del módulo de administración, desde la barra que aparece en la parte izquierda de la pantalla, se deben situar en el bloque 'Consultas', y pulsar sobre la opción 'Pagos'. 

Al pinchar en 'Pagos' se abre la ventana de “Pagos. Vencimiento de emisión de factura”. En la que podrá realizar la búsqueda de los pagos a facturar según distintos criterios:

1. En la pestaña de “Datos de la empresa del pago” puede limitar la búsqueda seleccionando los distintos filtros que le interesen relacionados con los datos de las empresas a las que están asociados dichos pagos, así como las fechas de vencimiento o el texto incluido en los pagos. 

Por defecto, en el filtro de “Vencimiento pago” aparece fecha de inicio y fin del mes en curso.  Pero puede definir el rango de fecha que le interese. 

2. En la pestaña “Datos del contrato” puede limitar la búsqueda por los datos del contrato marcando los distintos filtros. 

Por defecto, están marcados los filtros que se indican para limitar la búsqueda a pagos pendientes de facturar de empresas y contratos activos. Deberá desmarcarlos en caso de querer ampliar la búsqueda.

Una vez haya indicado todos los filtros necesarios para obtener los pagos que va a facturar, pulse sobre el botón 'Buscar' y se abrirá la ventana con el “Resultado. Pagos prevención” según los criterios marcados. 

En el listado de pagos resultante, encontrará algunos pagos en color rojo y otros en negro. Los pagos en color rojo son aquellos en los se ha pasado o está proxima su fecha de vencimiento. Mientras que los registros en color negro son aquellos pagos para los que no ha llegado aún su vencimiento.

* En esta consulta se ha incluido la columna "Fact", que nos indica si la empresa tiene observaciones administrativas con el icono .

Tendrá que seleccionar aquellos pagos que desee facturar, marcando el cuadro que aparece en la primera columna del listado de cada uno de los pagos, esta selección podrá realizarla de manera manual o utilizando el menú 'Herramientas' en el que encontrará las siguientes opciones:

• Marcar todos los pagos. Marca todos los pagos que aparecen en la pantalla, tanto si los tiene seleccionados como si no. 
• Desmarcar todos los pagos. Desmarca todos los pagos que aparecen en la pantalla, tanto si los tiene seleccionados como si no. 

Una vez seleccionados los pagos a facturar deberán utilizar el menú  'Facturación' en el cuál encontrarán dos opciones: 

• Facturar pagos seleccionados en la misma factura. Con esta opción, para cada empresa de la que haya pagos seleccionados, se generará una única factura en la que se incluirán todos los pagos seleccionados de la empresa.
• Facturar pagos seleccionados en facturas individuales. Con esta opción, se genera una factura por cada pago. 

Una vez seleccionada una de estas opciones se iniciará el proceso de generación de facturas, en el cuál aparecerán algunos formularios en los que se solicita al usuario que indique algunas características de las facturas que se van a generar. En primer lugar, aparece una pantalla de 'selección de la serie de facturación'. Las series de facturación son una forma de agrupación o clasificación de las facturas, estas series son editables, por lo que pueden configurar y dar de alta las series que deseen. Por ejemplo podrían crear series en función de las especialidades que se facturan, o de los servicios a facturar. Deben tener en cuenta que las series de facturación serán importantes en el posterior volcado a contabilidad de las facturas, ya que al exportar facturas a contabilidad, el usuario deberá indicar a qué cuenta de ingresos se volcará cada serie de facturación. Para ver más información acerca del volcado a contabilidad pulse sobre el siguiente enlace.

Una vez seleccionada la serie de facturación aparecerá otra pequeña ventana en la que tendrán que indicar la fecha de emisión de la factura o facturas que se van a generar. Si han seleccionado varias facturas, todas tendrán la misma fecha de emisión. 

A continuación, se mostrará otro formulario en el que se les solicita que indiquen si desean que aparezca el nº de CCC/IBAN en las observaciones. En caso afirmativo, en el campo 'Observaciones' de la factura se cargará el número de cuenta.

Las facturas generadas, cogerán automáticamente la forma de pago definida en la ficha del cliente como 'forma de pago habitual'. Si el cliente no tiene esta forma de pago definida, la factura se generará si la forma de pago y el usuario tendrá que asignar la forma de pago posteriormente a mano. Esto podrá hacerlo de forma masiva desde la consulta de facturas.

La numeración de las facturas se genera automáticamente por el año de las facturas y de forma independiente para cada serie de facturación. En caso de que quiera cambiar el número de una factura podrá editar la factura y cambiarlo. 

A parte de la generación de facturas, desde esta pantalla (listado de pagos) podrán llevar a cabo otras acciones, entre las que destacamos las siguientes:

Menú Edición

• Nuevo pago: puede crear un nuevo pago manual directamente en esta pantalla. También puede hacerlo directamente en la ficha del cliente.

El botón Conceptos [F1] permite cumplimentar el formulario más rápido al dar acceso a un listado predefinido.

• Marcar pagos seleccionados como facturados. Los pagos informan al usuario de cuotas que se han creado manualmente o desde el contrato que deben facturarse, pero puede darse el caso de que haya cuotas que por algún motivo no vayan a facturarse, por ejemplo, porque el SPA va 'regalar' la primera cuota de un contrato un cliente. En el caso de que haya algún pago/cuota que por un motivo u otro no se vaya a facturar, y el usuario quiera que Prevengos no le informe de que ese pago está pendiente, se utilizará esta herramienta, la cuál 'oculta' este pago o aviso de facturación para que no sea facturado.
• Marcar pagos seleccionados como no facturados. Esta herramienta deshace la acción de la opción anterior, es decir, si hay algún pago que ha sido marcado previamente 'como facturado' y el usuario desea revertir el estado de ese pago, para que vuelva a estar 'pendiente de facturar' tendrá que usar esta opción.
• Cambiar fecha de vencimiento de los pagos seleccionados. Como su propia descripción indica, se utiliza para modificar la fecha de vencimiento de los pagos seleccionados.
   

Menú 'Herramientas':

• Marcar todos los pagos. Selección masiva de todos los pagos que aparecen en la pantalla, tanto si los tiene seleccionados como si no. 
• Desmarcar todos los pagos. Desmarca la selección de todos los pagos que aparecen en la pantalla, tanto si los tiene seleccionados como si no. 
   

Menú 'Impresión':

• Imprimir listado actual. Genera un listado en Word de todos los pagos que aparecen en la pantalla. En este listado le indica la empresa, vencimiento, concepto, importe, documento Asoc., fecha de documentos y fase del contrato. 
• Imprimir listado actual (todos los campos). Genera un listado en Excel de todos los pagos que aparecen en pantalla en el que se muestran los mismos datos que aparecen en pantalla. 

 

3. Facturación desde la ficha de cliente. 

Otra opción que tienen para facturar es desde la ficha de datos del cliente, una vez dentro de la ficha de datos de la empresa deben situarse en la barra lateral izquierda del formulario, a continuación deberán pulsar sobre el apartado 'Administración'.

Dentro del apartado de 'Administración', volverán a situarse en la parte izquierda de la pantalla en la que encontrarán las opciones de 4. Pagos pendientes y 5. Facturación. Desde estos dos apartados será desde los que el usuario podrá realizar la facturación en la ficha del cliente. En el apartado 'Pagos pendientes' podrá facturar dichos pagos, mientras que desde el apartado 'Facturación', a parte de gestionar todas las facturas emitidas a ese cliente, podrá generar facturas de forma completamente manual, sin depender de contratos.

En ambos apartados, 4 y 5, de la ficha administrativa de la empresa se visualiza el icono  si se han indicado observaciones administrativas.

 

3.1. Pagos pendientes.

En este apartado aparecerá el listado de pagos pendientes del cliente, en el cuál podrán apreciar tanto los pagos generados mediante el fraccionamiento de pagos o cuotas del contrato, así como los pagos generados manualmente.

Para la generación de los pagos manuales use el menú Edición > Nuevo pago manual, donde tiene que indicar los datos obligatorios Concepto, Porcentaje, Vencimiento, Sujeto a I.V.A., Exento de I.V.A. y Porcentaje I.V.A. para que se habilite el botón Aceptar.

El botón Conceptos [F1] da acceso a un listado de conceptos predefinidos que facilita la cumplimentación del formulario para el pago. Este mantenimiento es accesible desde el menú Mantenimientos > Conceptos predefinidos para los pagos manuales en la pantalla principal del módulo  ADM .

El menú Edición > Nuevo concepto da acceso al formulario de registro de los conceptos, donde el único dato obligatorio es el texto del concepto.

 

3.2. Facturación

Desde este apartado el usuario podrá gestionar todas las facturas emitidas al cliente, así como generar nuevas facturas de forma completamente manual, sin depender de los contratos.

Para dar de alta una nueva factura, el usuario deberá utilizar la opción 'Nueva factura' que aparece si pulsa el botón derecho del ratón sobre el listado de facturas o el menú desplegable 'Edición' que hay en la parte superior del listado. En ese caso, aparecerá el listado de series de facturación para que seleccione la serie en la que va a ubicar la factura, y a continuación aparecerá un formulario en el que tendrá que completar los datos de la factura: Forma de pago, número de factura (se asigna automáticamente pero puede modificarlo), conceptos que se facturan con sus importes e impuestos, etc)

Como hemos indicado, a parte de dar de alta nuevas facturas el usuario podrá gestionar las ya existentes, a continuación pasamos a enumerar de forma resumida las distintas acciones que se pueden llevar a cabo desde esta pantalla:

Menú Herramientas: 

• Realizar abono de la factura seleccionada. Realiza una factura rectificativa por el total de la factura a abonar. Le pedirá que indique fecha y serie de la factura rectificativa. 
• Indicar que la factura seleccionada abona a otra factura. En Prevengos, si quieren hacer una factura de abono por la parte proporcional de una factura existente, deben hacer una factura a mano con el importe a abonar en negativo y a continuación indicar a qué factura corresponde el abono que se está realizando. Esta herramienta se utiliza para realizar esta relación, es decir, previamente se debe crear la factura de abono y posteriormente usar esta herramienta para indicar la relación entre la factura de abono y la factura principal.
• Quitar indicación de que la factura seleccionada abona a otra factura. Caso contrario a la herramienta anterior. Normalmente se utiliza en caso de error o para poder eliminar la factura de abono, siempre que el abono sea parcial.
• Generar vencimiento de cobro. (Para más información ver manual vencimiento de cobro). 
• Generar entrada al DEBE asociado a la factura seleccionada. (Para más información ver manual vencimiento de cobro). 
• Generar entrada al HABER asociado a la factura seleccionada. (Para más información ver manual vencimiento de cobro). 
• Ver facturación por serie de factura. Lleva a una pantalla resumen en la que el usuario podrá ver un detalle de los importes facturados a ese cliente por serie de facturación, especialidades contratadas y si son facturas manuales o abonos.
• Ver huecos en la numeración de las facturas. En caso de tener huecos en la numeración, con esta herramienta podrá ver los huecos en dicha numeración. 
• Cancelar facturas seleccionadas. Puede cancelar las facturas que seleccione. Sí cancela facturas tenga en cuenta que en el buscador de facturas y en la vista de algunas pantallas, por defecto, viene marcado el filtro de “no mostrar facturas canceladas”. 
• Descancelar facturas seleccionadas. 
• Ir al contrato asociado a la factura. Abre la ficha de datos del contrato asociado a la factura, sólo válido para facturas resultantes de pagos/cuotas de contratos. 
• Cambiar serie a las facturas seleccionadas. Se abre una ventana en la que indicaremos la nueva serie y la opción de mantener el año de la factura o no mantenerlo.