1. Introducción

Una de las características principales del módulo de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), es la gestión de la documentación que se solicita a las distintas contratas o empresas externas que participarán en las actividades que se desarrollan dentro de sus empresas, ya sean clientes o empresas propias, donde van a gestionar la coordinación. Estos documentos o requerimientos van a tener unas características concretas, en función del tipo de documento que se solicita. En Prevengos, se deben predefinir estos modelos de documentos, indicando por ejemplo, a nivel de qué elemento se solicitan (empresa, trabajador o máquina) o también si el documento caduca y otras características que veremos a continuación. 

Para definir estos modelos de documentos, el usuario tendrá que acceder al módulo CAE, desplegar el menú Mantenimientos > Modelos de documentos en coordinación (ofrecidos/requeridos).

Al acceder al mantenimiento, encontrará en la parte superior dos pestañas:

- Requerida. En esta pestaña se van a definir los modelos de documentos que se van a solicitar a las contratas.

- Aportada. En esta pestaña se definirán los modelos de documentos que las empresas tendrán que entregar a las contratas.

Para dar de alta un nuevo modelo de documento, basta con desplegar el menú 'Edición' y pulsar sobre la opción 'Nuevo documento de coordinación'. 

 

2. Datos generales

Al crear un nuevo documento, aparecerá una ficha de datos, donde tendrán que completar al menos los campos obligatorios que aparecen en la primera pestaña de 'Datos generales'.

• Referencia. Se utilizará para asignar un código identificativo al modelo de documento.
• Documento. En este campo se indicará el nombre que le desean asignar al modelo de documento, deben tener en cuenta que este nombre lo verán todas las personas con acceso a la documentación (contrata, empresa, usuarios, etc.). Es el nombre del documento que verán las empresas contratistas en su plataforma web para saber que documentos necesitan. 
• Criticidad. Criterio de importancia del documento. Esta valoración no es obligatoria, pero es útil ya que se utilizará posteriormente para programar los avisos de documentación pendiente y/o próxima a caducar en función de este baremo.
• Tipo de documento. Dado que la ventana es la misma tanto para dar de alta requerimientos como para dar de alta tipos de documentos a solicitar, en este apartado marcaremos si el documento es requerido a las contratas o aportado)
• Ámbito y solicitud del documento.
  • Empresa
  • Trabajador
  • Maquinaria

En este bloque indicamos la entidad a la que se requiere el documento, ya que la documentación podrá solicitarse a nivel de la empresa, de forma individual a cada trabajador o de forma individual por cada máquina. Además, marcando la opción 'Solicitar este documento por defecto' estarán indicando que ese documento se debe requerir/aportar a todas las contratas con independencia del tipo de contrata que sea. Marcando esta opción, al dar de alta una contrata, trabajador o máquina desde cualquier punto de la aplicación o de la web, el sistema le añadirá ese requerimiento automáticamente.

• Descripción. Caja de texto libre para que puedan añadir cualquier aclaración general del documento. Esta descripción aparece en el portal web de la contrata y puede ser de ayuda para saber que documento debe aportar. 
• Criterios de validación. Caja de texto libre en la que podrán indicar a modo informativo para las contratas, los requisitos que se tendrán en cuenta para la validación de ese documento.
• Estado del documento. Si el requerimiento está activo, quiere decir que podrá usarse para requerirlo a las contratas, en el caso de que esté desactivado, será debido a que es un documento obsoleto que ya no se utiliza.

 

3. Propiedades.

En este apartado, el usuario podrá definir algunas características específicas de los requerimientos, las cuales pasamos a detallar a continuación:

 

3.1 Caducidad del documento

En este apartado se indicará el tiempo de vigencia que va a tener el documento. Pueden configurar número de meses o días. Dentro de la propia duración de vigencia del documento, podrán además fijar un día de vencimiento concreto, es decir, que el documento siempre caduque un día concreto del mes. Al publicar un requerimiento, la persona que lo publica deberá indicar la fecha de entrada en vigor, a partir de esta fecha se aplicarán los cálculos correspondientes según la configuración de caducidad del documento.
Otra de las opciones configurables dentro de la caducidad, se podrá indicar el 'nº días de tolerancia para el acceso', en caso de que quieran habilitar el acceso de empresas, trabajadores o máquinas a los centros de trabajo a pesar de que el documento esté caducado, deberán indicar el número de días de tolerancia. Por ejemplo, si en este campo ponemos 5 días, cuando el documento caduque, los trabajadores y máquinas asociadas a la empresa a la que se le solicita el documento, podrán acceder al centro durante los 5 días posteriores a la caducidad del mismo. Esto se tendrá en cuenta en la web de control de accesos, cuando el vigilante introduzca el DNI del trabajador. 
 

3.2 Control de acceso. Requisito de entrada

Marcando esta opción, estarán indicando que si se solicita este documento, será obligatoria la entrega y validación del mismo para el acceso a los centros de trabajo. Por lo tanto, si la empresa o trabajadores tienen pendiente de entrega un documento con esta configuración activada, no podrán acceder al centro de trabajo. No obstante, existe una configuración en las contratas para que al acceder a un centro de trabajo solo se compruebe la documentación obligatotoria o se tenga en cuenta toda la documentación solicitada. Al marcar un documento como obligatorio, este se mostrará en la web con un asterisco rojo. 

 

3.3 Formulario adjunto

Se puede dar el caso, que el documento que esté requiriendo deba tener un formato especial, contener unos datos específicos o necesite que sea un documento personalizado. Por ejemplo, necesita que le cumplimenten un documento de su empresa como que han recibido y leído sus normas de seguridad. En este caso, en este apartado deberá adjuntar la plantilla de este documento. De esta forma, cuando la empresa vea el requerimiento en la web, tendrá la posibilidad de descargar el modelo directamente desde el propio requerimiento cumplimentarlo y aportarselo con la información que le ha requerido.

Debe tener en cuenta que el documento va a ser común para todas las contratas que se den de alta en el sistema. Esta opción solo es válida si configura el documento como 'requerido', es decir, la contrata les tiene que aportar algo. 

 

3.4 Auditoría de cambios de estado

Un requerimiento puede pasar por varios estados desde el momento en el que se le solicita a las empresas hasta que se valida. Inicialmente estará 'Pendiente de publicación', cuando la empresa lo publique pasará a 'Entregado, pendiente de validar', después podrá estar 'Validado' o 'Rechazado', y también podrá estar 'Caducado'. Si no activan esta opción, sólo tendrán información del estado actual del documento, pero no podrán ver los anteriores estados por los que ha pasado. Si desean que se guarde este histórico de cambios de estado, deberán activar esta opción e indicar los meses que quieren guardar de estos estados.  Además en esta auditoría se graba la fecha y hora en la que el documento cambia de estado.  Más información en el manual de auditoria de documentos. 

 

3.5 Histórico de documentos

Es posible que un requerimiento tenga que renovarse con cierta frecuencia, como por ejemplo un recibo de un seguro, que caduca cada cierto tiempo y hay que renovar el documento. Si no activan el histórico de documentos, sólo se guardará la última copia publicada por la empresa. Si desean guardar un número de copias del documento, para poder consultarlos, deben activar este histórico, y podrán hacerlo de dos formas:

• Limitar el histórico de documentos a un máximo de N documentos. Donde N es el número de copias que desean guardar. Se van eliminado las copias más antiguas.
• No limitar el número de documentos en el histórico. Ilimitado. Se guardan todas las copias que suban las empresas.

El número de copias que desean guardar, deben indicarlo teniendo en cuenta la caducidad del documento. Por ejemplo, un seguro que caduca de forma anual, si quiero almacenar la documentación de los últimos 3 años, deberá indicar que necesita que se guarden 3 copias, pero por ejemplo, un ITA que es mensual, si necesita almacenar los documentos de 3 años, debe indicar que necesita que se guarden 36 copias (12 meses x 3 años).
 

3.6 Identificación del documento

En este campo podrán definir etiquetas o tags relacionadas con el requerimiento. Estas son palabras clave relacionadas con el documento le permitirán buscarlos con facilidad. Podrán indicar varias etiquetas separadas por comas, hasta un máximo de 250 caracteres.

 

3.7 Replicación del documento al publicar

 Opción que copia un HASH del documento y lo pega tantas veces como se haya requerido a una empresa. Facilita la subida de documentos desde la web, ya que la contratista puede subir el documento que se le ha requerido una sola vez y elegir dónde quiere replicar ese documento. Además, también facilita la gestión de validación del documento del técnico en Prevengos, ya que podrá validar el documento solo una vez y automáticamente se validarán las demás réplicas. Por ejemplo, suponiendo que el modelo de documento DNI se requiere a nivel de proyectos, la contratista podría subir el DNI de su trabajador una sola vez y replicarlo tantas veces como se lo hayan pedido en los diferentes proyectos. Hecho esto, el técnico en Prevengos podrá elegir validar uno de ellos y automáticamente se validarán todos.

 

4. Documentos especiales

Existen algunos requerimientos que son documentos 'oficiales' los cuales tienen el mismo formato y estructura para todas las empresas. Estos formatos son 'validables' por el sistema, por lo que si lo desean pueden automatizar el proceso de estos requerimientos, de manera que se validen o rechacen automáticamente, o en el caso del ITA incluso que compare los trabajadores creados en el sistema con el listado de trabajadores que contiene el ITA. A continuación, detallamos los tipos de documentos para los que se podrá habilitar esta automatización y lo que se puede hacer en función del tipo de documento. Es importante destacar, que solo puede haber un requerimiento en la base de datos con cada una de estas marcas, es decir, solo puede haber un requerimiento tipo ITA, uno tipo RNT...

 

 

A continuación, enumeramos los tipos de documentos que se pueden automatizar, y las opciones que disponen en cada uno de ellos:

4.1 ITA - Índice de trabajadores en activo

Si el modelo de documento que están configurando es de tipo ITA, y quieren que la plataforma lo identifique como tal y procese automáticamente el documento, deben activar la opción 'Este requerimiento es de tipo ITA'. Una vez marcado como requerimiento de tipo ITA, se habilitarán las opciones correspondientes a este tipo de requerimiento que pasamos a comentar a continuación:

• Verificar si es un ITA correcto al publicar el documento. Si se marca esta opción, cuando un contratista publique un ITA en este requerimiento, el sistema comprobará si el fichero tiene el formato de un ITA oficial, si el CIF de contrata coincide con el del registrado en Prevengos y si la fecha es válida, y actuará según se indique en las siguientes opciones:
  • Si es correcto, validar automáticamente el documento.
  • Si es correcto, verificar los trabajadores existentes en Prevengos. Este proceso, compara los trabajadores que hay en el ITA con los que hay en Prevengos y avisa al contratista o persona que sube el documento si hay diferencias (sólo avisa, no actualiza los trabajadores que hay en Prevengos con respecto al ITA). Al comprobar los trabajadores, si existen trabajadores en Prevengos que no están en el ITA que se acaba de validar, les asignará un documento tipo IDC, ya que se considerarán como autónomos. 
  • Permitir la publicación del documento cuando no pueda ser identificado. Si esta opción no está marcada, al publicar un documento que no sea un ITA, la plataforma denegará la publicación de dicho fichero. Si la opción está marcada, se permitirá la publicación a pesar de que el fichero no sea un ITA. En este caso no se validará, el técnico de Prevengos deberá validarlo o rechazarlo manualmente. 
• En la validación manual, verificar trabajadores existentes en Prevengos. En este caso se refiere a la validación del documento por parte del coordinador, la cual se puede llevar a cabo desde la web de la empresa.  Esto solo aplica en el caso de que no tengamos marcado la opción de validar automáticamente en el apartado anterior. En el momento que el coordinador valida el documento, se comparan los trabajadores del ITA con los que hay en Prevengos y avisa si hay alguna diferencia para que el técnico indique si quiere crearlos, asignarles algún documento, marcarlos como autónomo o ETT... Para la comparación de trabajadores con el ITA, podrán habilitar las siguientes características:
  • Ignorar trabajadores autónomos en el proceso
  • Ignorar trabajadores de ETT en el proceso
  • Al crear nuevos trabajadores o activarlos desde la web, verificar si estos están en el ITA vigente. Si se activa esta opción, al crear trabajadores desde el portal web, se comprobará si estos existen en el ITA, siempre que el ITA esté publicado y validado. Aquellos trabajadores que no estén en el ITA publicado, les asignará un documento tipo IDC, ya que se considerarán como autónomos. 

Puede visualizar si lo desea un webinar sobre las automatizaciones del ITA

4.2 RNT - Relación nominal de trabajadores

Si el requerimiento que están configurando es un RNT y desean que el sistema lo identifique y lo pueda procesar automáticamente, deben marcar esta opción. Una vez marcado como requerimiento de tipo RNT, se habilitarán las opciones correspondientes a este tipo de requerimiento que pasamos a comentar a continuación:

• Verificar si es un RNT correcto al publicar el documento. Si se clican esta opción, cuando un contratista publique un RNT asociado a este requerimiento, el sistema podrá comprobará si el fichero tiene el formato de un RNT oficial, y actuará según se indique en las siguientes opciones:
  • Si es correcto, validar automáticamente el documento.
  • Si es correcto, verificar los trabajadores existentes en Prevengos. Este proceso, compara los trabajadores que hay en el RNT con los que hay en Prevengos y avisa al contratista o persona que sube el documento si hay diferencias (sólo avisa, no actualiza los trabajadores que hay en Prevengos con respecto al RNT). Al comprobar los trabajadores, si existen trabajadores en Prevengos que no están en el RNT que se acaba de validar, les asignará un documento tipo IDC, ya que se considerarán como autónomos. 
  • Permitir la publicación del documento cuando no pueda ser identificado. Si esta opción no está marcada, al publicar un documento que no sea un RNT, la plataforma denegará la publicación de dicho fichero. Si la opción está marcada, se permitirá la publicación a pesar de que el fichero no sea un RNT. En este caso no se validará, el técnico de Prevengos deberá validarlo o rechazarlo manualmente. 
• En la validación manual, verificar trabajadores existentes en Prevengos. En este caso se refiere a la validación del documento por parte del coordinador, la cual se puede llevar a cabo desde la web de la empresa. En el momento que el coordinador valida el documento, se comparan los trabajadores del RNT con los que hay en Prevengos y avisa si hay alguna diferencia para que el técnico indique si quiere asignarles algún documento, marcarlos como autónomo o ETT...
  Para la comparación de trabajadores con el RNT, podrán habilitar las siguientes características:
  • Ignorar trabajadores autónomos en el proceso
  • Ignorar trabajadores de ETT en el proceso
• Al crear nuevos trabajadores o activarlos desde la web, verificar si estos están en el RNT vigente. Si se activa esta opción, al crear trabajadores desde el portal web, se comprobará si estos existen en el RNT, siempre que el RNT esté publicado y validado. Aquellos trabajadores que no estén en el RNT publicado, les asignará un documento tipo IDC, ya que se considerarán como autónomos. 

 

4.3 IDC. Informe de Datos de Cotización

Tendrían que marcar esta opción si el requerimiento está destinado a la publicación de un IDC. Este es un documento que se solicitará de forma automática a todos aquellos trabajadores que no estén en el ITA, si tiene activa las opciones de automatización del ITA. 

 

4.4 Certificado de estar al corriente de pago con la Agencia tributaria

Si el requerimiento que se está configurando es el correspondiente a ese documento, tendrán que activar esta opción, para que el programa pueda procesarlo automáticamente. Una vez activada esta opción, el usuario podrá elegir entre las siguientes opciones para el proceso del fichero:

• Verificar al publicar el documento. Deberán activarlo si quieren que se verifique la integridad del documento cuando lo publique el contratista en la web.
  • Si es correcto, validar automáticamente el documento. Si marcan esta opción, el documento quedará validado automáticamente si es un fichero correcto.
  • Permitir la publicación del documento cuando no pueda ser identificado. Si esta opción no está marcada, no se permitirá la publicación del documento si no es un certificado oficial de la Agencia Tributaria. Si está marcada, se permitirá la publicación del documento a pesar de que no sea un certificado oficial de la Agencia Tributaria. En este caso no se validará, el técnico de Prevengos deberá validarlo o rechazarlo manualmente.

 

4.5 Certificado de estar al corriente de pago con la Seguridad Social

Si el requerimiento que están editando se corresponde con ese documento, tendrán que activar esta opción, para que el programa pueda procesarlo automáticamente. Una vez activada esta opción, el usuario podrá elegir entre las siguientes opciones para el proceso del fichero:

• Verificar al publicar el documento. Deberán activarlo si quieren que se verifique la integridad del documento cuando lo publique el contratista en la web.
  • Si es correcto, validar automáticamente el documento. Si marcan esta opción, el documento quedará validado automáticamente si es un fichero correcto.
  • Permitir la publicación del documento cuando no pueda ser identificado. Si esta opción no está marcada, no se permitirá la publicación del documento si no es un certificado oficial de la Seguridad Social. Si está marcada, se permitirá la publicación del documento a pesar de que no sea un certificado oficial de la Seguridad Social. En este caso no se validará, el técnico de Prevengos deberá validarlo o rechazarlo manualmente.