1. Introducción
Cuando se configura un requerimiento en Prevengos, uno de los campos disponibles es la criticidad del documento. Aunque no es un dato obligatorio, sirve para establecer la importancia o prioridad de ese documento en relación con el resto. Como ya vimos en el manual de documentación requerida, la criticidad se establece en la propia ficha del documento, dentro de la primera pestaña de Datos generales.
Este campo cobra especial relevancia a la hora de configurar los avisos a las contratas, ya que permite programar avisos distintos según el nivel de criticidad de cada documento. Por ejemplo, puede establecerse un aviso semanal para los documentos de criticidad alta y uno mensual para los de criticidad baja.
2. Criticidad de documentos
La criticidad se expresa mediante un valor numérico comprendido entre 0 y 999: cuanto más alto es el número, mayor es su importancia. Así, un documento sin criticidad tendría el valor 0, mientras que uno de máxima criticidad se establecería en 999.
Estos valores no se escriben libremente en cada documento, sino que se seleccionan de un mantenimiento propio: Mantenimientos → Criticidad de los documentos, en la pantalla principal del módulo de CAE. Al acceder a él se muestra el listado de criticidades existentes, si las hay. Desde el desplegable "Edición" es posible crear una nueva, editar la seleccionada —o hacerle doble clic directamente— o eliminar las que ya no se necesiten. Crear una criticidad es sencillo: solo requiere indicar su nombre y el valor numérico correspondiente. Una vez creada, queda disponible para asignarse a cualquier requerimiento.
Uno de los usos más relevantes de la criticidad es precisamente en los avisos de documentación CAE, donde se puede configurar el envío automático y programado de un correo a empresas o contratas con un resumen del estado de su documentación —cuántos documentos tienen pendientes de publicar, validados, rechazados, y así sucesivamente (más información en el manual de avisos CAE). Dentro de esta configuración es posible establecer un umbral mínimo de criticidad para que el aviso tenga en cuenta solo los requerimientos que lo superen. Por ejemplo, si los requerimientos están configurados con valores de 0 a 10, puede indicarse que el resumen de estado solo considere los de criticidad 5 o superior, omitiendo automáticamente los inferiores.