1. Introducción

Prevengos envia notificaciones por correo electrónico, estas pueden ser mandadas manualmente por los usuarios de Prevengos o mandarlas el sistema de forma automática según las distintas herramientas que haya configurado en su Prevengos. 

A continación detallamos algunos ejemplos donde el sistema manda correos:

• Email a los usuarios web cuando se les publica un documento en su portal
• Si tiene activo el doble factor de autenticación, este se puede mandar por correo el código de verificación
• Recordatorio de citas médicas
• Email de recordatorio de contraseña
• Recordatorio del estado documental a las contratas CAE 
• Etc

Todos estos envíos se pueden configurar para que salgan por distintas cuentas de email, además a la hora de hacer el envío, si el envío es manual realizado por un usuario de Prevengos, podrá elegir entre los distintos servidores de correo que tenga instalados. Esto se explicará más adelante con más detalle.  

 

2. Definiciones

• Servidor: Servicio que procesa todos los envíos. Por defecto, todos los usuarios tendrán un servidor local para enviar los correos. Pero se pueden instalar varios servidores de correo y en cada uno de ellos se podrá configurar que usuarios pueden verlo para realizar envios a través de él. Esto tiene utilidad cuando hace muchos envíos de correo y quiere repartir el trabajo para que salgan los correos  más rápido. También puede ser de utilidad, cuando su servidor local tiene problemas, poder seguir enviando correos por otro servidor.
• Entidad: Elementos de Prevengos que pueden mandar correos electrónicos. Estos son todos los usuarios de Prevengos y las entidades de sistema: Prevengos central, los distintos portales web y el servicio SSDP (servicio que manda los correos programados)
• Cuentas: Cuentas de correo definidas en Prevengos. Cada cuenta de correo se podrá asociar a un usuario o varios. Además, cada entidad de sistema tendrá asociada una única cuenta (no puede tener varias). Un usuario puede mandar por distintas cuentas, según lo que esté mandando podrá elegir la cuenta de envío.  Si un usuario no tiene cuenta asociada, enviará por la cuenta asociada a la entidad en la que esté. 
• Acciones: Envíos predefinidos que puede ejecutar un usuario. Cada acción está dentro de una Entidad de sistema, por defecto, cada acción mandará los correos por la cuenta de su entidad de sistema, pero se puede configurar otra cuenta de email para una acción determinada. 
  • Ejemplo de acciones:
  • Recuperar contraseña
  • Email de doble factor
  • Email de activación usuario web
  • Notificación de rechazo de documentación de coordinación
    Algunas de estas acciones se pueden llevar a cabo desde Prevengos central o los distintos portales web, es decir, desde distintas entidades de sistema; tales como recuperar contraseña o email de doble factor. Por ello, se podrán configurar cuentas de correo distintas en función desde donde se ejecuten.
• Trabajos: Envíos programados, para los cuales se puede configurar una cuenta específica para cada uno de ellos o que se manden por la cuenta definida en su Entidad del sistema, en este caso su Entidad del sistema es el SSDP - Servicio de sincronización de datos de Prevengos. 
  Ejemplo de trabajos:
  • Notificaciones de citas médicas
  • CAE. Notificaciones de documentación pendiente de publicar
  • CAE. Notificaciones de alta/desactivación de empresas
  • CAE. Envío de documentación

Estos trabajos se mandarán por defecto por la cuenta de correo asociada a la Entidad del sistema SSDP, siempre y cuando no se haya definido una cuenta específica en el propio trabajo. 

 

3. Acceso a las configuraciones del correo

Para acceder a las configuraciones del correo electrónico, tanto de los servidores como de las cuentas de correo, tendrán que situarse en la pantalla principal de Prevengos, y desplegar el menú 'Correo electrónico' que encontrarán en la parte superior de la pantalla. Dentro de este desplegable encontrarán el submenú 'Configuración', en el cuál se cargarán las diferentes opciones de configuración del correo electrónico. En los siguientes apartados, vamos a detallar todas estas opciones por orden de relevancia.

 

4. Servidores de correo electrónico

El servidor de envio de email se instalará con cada puesto de trabajo de Prevengos y con la instalación de cualquiera de las aplicaciones externas de Prevengos (Los distintos portales web, Servicio SSDP, Servicio de impresión webapp). Además dispondrá de un instalador independiente, en el caso de que quiera instalar un servidor de envío en una máquina independiente, debe tener en cuenta que esta máquina debe tener acceso a la llave de Prevengos, a la base de datos de Prevengos y a la ubicación de la documentación de Prevengos. 

El servidor de correo necesita de una carpeta donde almacenar los documentos que debe enviar (estos se eliminan tras el envío). La ruta de esta carpeta la guarda el instalador de forma automática y es  ‘C:\ProgramData\Prevengos\Mail Server’ tendrá una nueva carpeta llamada ‘Bandeja de salida’ que se utilizará para procesar los envíos de los posibles archivos adjuntos que se envíen en cada correo.

Cada servidor por defecto será visible por todos los usuarios de Prevengos, pero podrá configurar si alguno quiere restringirlo o permitirlo solo a ciertos usuarios. 

Al acceder al mantenimiento de servidores, podrá visualizar todos los servidores instalados, mostrandose en negrita, el servidor de correo instalado en el equipo desde el que está trabajando. En el listado, mediante la iconografía que aparece en las primeras columnas, podrá identificar si el servidor está activo, si tiene errores de envío, o si es un servidor local o compartido. También podrá ver si tiene mensajes en la bandeja de salida, y la fecha y hora de última ejecución. En el caso de la columna en la que se muestran los datos de 'Última ejecución', la celda podrá cambiar de color en función del estado en el que se encuentre el servidor:

• Verde. Indica que el servidor está funcionando correctamente.
• Naranja. En caso de que el servidor esté más de 15 minutos sin responder. Si tiene un servidor en naranaja puede esperar para ver si se restablece o realizar los pasos indicados cuando el servidor está rojo. 
• Rojo. Si ha pasado más de una hora y el servidor no responde. Debe ir a los servicios de windows y buscar 'Prevengos mail server' y reiniciarlo. Si sigue estando en rojo, debe hacer doble clic y probar si al pulsar sobre 'Comprobar configuración' y ver si está conecta correctamente o hay algún error. 

Si edita alguno de los servidores, accederá a la ficha de datos del mismo, donde encontrará los siguientes apartados:

4.1. Datos del servidor 

• Nombre descriptivo. Es el nombre que internamente quieran dar al servidor, para que los usuarios sepan del servidor que se trata al ver ese nombre. Por defecto el sistema asigna al servidor el nombre del equipo en el que está instalado, pero pueden cambiarlo para que cualquier usuario con acceso a estos datos, pueda identificar donde está instalado el servicio.
• Host. Es el nombre del equipo en el que se instala el servidor.
• Información proporcionada por el servidor. Se muestran los datos del adaptador de red del equipo en el que está instalado el servidor de correo. 

Si pulsan sobre el botón 'Comprobar configuración' se realizará una comprobación del estado del servidor, donde podrán identificar si hay algún problema.

4.2. Configuración local

En este apartado podremos indicar si el servidor es de uso local, y la carpeta que se utilizará para generar los ficheros temporales necesarios para el envío cuando el email contiene adjuntos. Como hemos indicado en los apartados interiores, se podrá instalar el servidor de correo electrónico en cualquier máquina, si el servidor es de uso local, quiere decir que sólo se utilizará cuando Prevengos se ejecute en el mismo equipo en el que está instalado el servidor de correo.
En la parte inferior, podrán indicar si se va a restringir o permitir el uso del servidor para las entidades que considere. Si un usuario abre Prevengos en ese equipo, y no tiene permiso para usar ese servidor de correo, no podrá enviar emails, a no ser que tenga permitido el uso de un servidor compartido instalado en otra máquina.

• Ruta predeterminada: Generalmente apunta a  C:\ProgramData\Prevengos\Mail Server.
• Función: Es la carpeta temporal donde el sistema deposita los adjuntos antes de empaquetarlos o enviarlos. 

4.3. Configuración de red

Un servidor de correo puede configurarse como servidor de red o compartido, de manera que se puede indicar que varios usuarios, entidades o trabajos, utilicen ese servidor para realizar los envíos de emails aunque ejecuten Prevengos en equipos diferentes del que tiene instalado el servidor. Los equipos deben tener conexión con el servidor de correo, y además, deben tener permisos de lectura y escritura sobre la carpeta en la que se almacenarán los documentos que se adjunten a los emails. En este punto podrán indicar si el servidor está habilitado para un uso compartido, la ruta donde se generan los documentos temporales en el caso de que haya adjuntos, el puerto que se va utilizar y las entidades permitidas o restringidas para el uso de dicho servidor. 

• Ubicación: Establecer una ubicación en la red.
• Importancia: Esta es la carpeta compartida en la red donde se alojarán los correos. Todo los equipos que envíen correos a traves de este servidor deben tener permisos de lectura y escritura en esta ruta de red. 
• Validación: Tras introducir la ruta, haga clic en comprobar acceso a la ubicación desde esta PC. 

4.4. Estado

Desde este apartado, podrán habilitar o deshabilitar el uso del servidor. Deben tener en cuenta que, si se deshabilita un servidor de correo, las entidades asociadas al mismo no podrán realizar envíos de emails, a no ser que estén asociadas a otro servidor activo. Por ejemplo, si deshabilitan el servidor que está en la máquina que está el servicio SSDP (encargado de publicar la documentación a la web) dejará de notificar a los usuarios cuando se les publique un documento. 

4.5. Visor de eventos

En esta pantalla, se guardará una auditoría de acciones del servidor, en la cuál podrán comprobar si hay algún problema y de que se trata.