1. Introducción

¿Qué es un Vencimiento de cobro?

Los vencimientos de cobro son los registros que indican en qué fecha y por qué importe debe efectuarse el cobro de una factura. Se generan a partir de las facturas emitidas y constituyen la base sobre la que se gestiona el cobro de las mismas.

Tipos de Vencimiento de cobro

En Prevengos existen 2 tipos de vencimientos de cobro según el método de pago utilizado: 

• Vencimiento de cobro (Manual)(Resto de medios de pago): Para el resto de modalidades de cobro, como la transferencia, el cheque u otros medios similares, la gestión y validación del cobro requiere una confirmación manual por parte del usuario. A diferencia del recibo, en estos casos Prevengos no automatiza el proceso, sino que es el propio usuario quien debe registrar y confirmar el cobro una vez que este se ha producido.
   
• Vencimiento de cobro/Recibo (Automático): Al crear un vencimiento de cobro con la modalidad de cobro Recibo, el proceso de confirmación se realiza de forma automática. Cuando se emite una remesa que incluye dichos recibos, Prevengos autoconfirma el vencimiento y marca automáticamente el recibo como cobrado, sin necesidad de intervención manual por parte del usuario.

Cada factura puede tener uno o varios vencimientos de cobro asociados, en función del fraccionamiento acordado con el cliente. El seguimiento de estos vencimientos permite a la organización conocer en todo momento qué importes están pendientes de cobro, cuáles han sido cobrados y cuáles han vencido sin haber sido liquidados.

 

Ciclo de Administración en Prevengos

Prevengos permite llevar el control y la trazabilidad completa de todo el ciclo de administración, desde la elaboración del presupuesto hasta la emisión del recibo. El proceso está estructurado de forma que cada paso queda conectado al anterior, garantizando la coherencia y continuidad de la información a lo largo de todo el ciclo.

1.1 Generar Vencimientos de cobro.

Para generar los vencimientos de cobro debe situarse en el listado de facturas, bien desde la consulta general de facturas o desde el listado de facturas dentro de una empresa. También dispone de esta herramienta desde el balance. 

Esta ventana permite configurar el modo en que se desea generar los vencimientos de cobro para una factura. El usuario dispone de los siguientes parámetros de configuración:

• Fecha de referencia para los vencimientos:
  Permite establecer la fecha a partir de la cual se calcularán los vencimientos. El usuario puede optar por utilizar la fecha del documento (factura) o indicar una fecha concreta de referencia.
   
• Ignorar día de pago habitual de la empresa:
  Al activar esta opción, el sistema no tendrá en cuenta el día de pago configurado en la ficha de la empresa y aplicará únicamente los parámetros indicados en esta ventana. Ir al manual de datos bancarios del cliente
   
• Confirmar el cobro de las entradas generadas:
  Permite confirmar automáticamente el cobro de los vencimientos generados en el mismo proceso de creación.
   
• Modo de generación de los vencimientos de cobro:
  Se pueden generar vencimientos de cobro de 3 maneras:
  • Generar vencimientos según la forma de pago de la factura o empresa: el sistema aplica el fraccionamiento configurado en la forma de pago de la factura o, en su defecto, el de la empresa. Si ninguna tiene fraccionamiento definido, se generará un único cobro por el importe total. Estos vencimientos los creará según perocidad definida en la forma de pago habitual definido en la empresa.
     
  • Generar vencimientos según el siguiente fraccionamiento: permite definir manualmente el fraccionamiento indicando el medio de pago, el número de cobros y la periodicidad, expresada en días, meses o años. Es posible activar además la generación de vencimientos periódicos o aplicar una forma de pago definida.
    Nota: Si se usa esta opción, se debe tener en cuenta que, el primer vencimiento siempre se generará a fecha de factura o fecha indicada en el campo Fecha de referencia para los vencimientos. Por lo que si sólo se va a generar un vencimiento, no se aplicará la cadencia de días o meses que se indique.
     
  • Generar un único vencimiento en el caso de que la factura ya tenga entradas anteriores Si la fecha de referencia es la fecha del documento, el sistema utilizará la próxima fecha de vencimiento del cliente o, en su defecto, la fecha actual. Si la fecha de referencia es una fecha concreta, el vencimiento generado tendrá dicha fecha.

 

Una vez generado el vencimiento de cobro, aparecerá una entrada en el Balance de esa factura:

En el listado dispondrémos de iconografía que nos muestra ambos estados:

•   Movimiento de cobro no confirmado
•  Movimiento de cobro confirmado

 

1.2 Confirmar Vencimiento de cobro.

Una vez creado el vencimiento de cobro, el siguiente paso es confirmar que dicho cobro ha sido efectivamente realizado. 

En el caso de que el vencimiento de cobro sea un recibo, lo habitual es que ese recibo se incluya en una remesa, y al incluirlo en la remesa se marca automáticamente como cobrado. Para información la gestión de remesas, consultar el manual de generación de remesas bancarias.

Por otra parte, existe la posibilidad de indicar que el cobro está confirmado manualmente. Esta acción debe llevarse a cabo siempre en los vencimientos de cobro que no son recibos, y adicionalmente, también puede usarse con vencimientos de cobro de tipo recibo, que no se vayan a incluir en ficheros de remesas, por ejemplo, porque el cliente decide abonar el importe por otro medio de pago. En este caso, el usuario debe hacer clic derecho sobre la entrada de cobro correspondiente en el balance y seleccionar la opción:

Marcar entradas como: Cobro confirmado

 

El sistema nos preguntará que indiquémos la fecha de la realización del cobro.