1. Introducción
El programa anual de actividades (PAA) es la primera herramienta que encontramos dentro del área de Vigilancia de una empresa. Nos permite planificar y gestionar las actividades relacionadas con medicina que se van a desarrollar dentro de un periodo de tiempo predefinido. Este programa nos genera una memoria anual de actividades para la empresa y además nos planifica sus actividades en la agenda de los responsables de la actividad en cuestión.
Dentro del programa podremos asignar las actividades relacionadas con él mismo y planificar todo lo relacionado con ellas, ya sea los costes, las fechas, la responsabilidad o los responsables.
2. Programa anual de actividades
Para crear un programa anual de medicina lo primero es que tenemos que acceder al área de "Vigilancia de la salud" de la empresa, accediendo desde la ficha de la misma. La primera herramienta que encontramos es el programa anual mostrando una ventana similar a la que vemos en la siguiente captura:
Hemos marcado dos partes principales del programa anual. La parte superior, con un recuadro verde, nos indica los programas creados en la empresa. Cuando seleccionamos un programa, Prevengos nos muestra en la parte inferior (recuadro azul) las actividades que forman parte del mismo.
La leyenda de la iconografía que vemos en pantalla nos aporta información sobre si el estado del PAA está desactivo, que se nos mostrará un icono azul 
o si por el contrario lo tenemos activo, con el icono en rojo 
y por tanto es el PAA que estamos llevando a cabo actualmente. De igual manera, en la parte de actividades nos indica las activas con el icono y aquellas actividades realizadas con el icono 
Vamos a centrarnos primero en la parte de creación del programa anual . Lo primero es que disponemos de dos menús superiores con diferentes opciones en cada uno:
Dentro de este desplegable tenemos las opciones necesarias para crear un PAA, editarlo y eliminarlo. También tenemos las opciones para duplicar un PAA existente o para importar un programa de otra empresa, ambas herramientas son explicadas con mayor profundidad en este manual . Por ultimo tenemos la opción para visualizar la leyenda de iconos, donde podremos visualizar la descripción de la iconografía vista anteriormente.
Nos permitirá generar la documentación relacionada con el PAA. Veremos este campo mas detalladamente en este manual.
Al seleccionar la opción de crear un PAA nos abre la ventana de propiedades del mismo para configurarlo, similar a la siguiente:
Centrándonos en la mitad superior, tenemos el campo Referencia que Prevengos nos rellena automáticamente con el número de código de la empresa + número de PAA + VS (indicando que pertenece a vigilancia de la salud). Para establecer la fecha inicio y fecha fin podemos hacerlo de manera manual en el campo correspondiente o indicar a Prevengos que obtenga las fechas del contrato correspondiente de la empresa con el botón Obtener fechas desde contrato. La fecha de inicio del programa es muy importante, ya que desde esta fecha se calcularán las fechas previstas de las actividades del programa.
El Estado PAA proviene de un mantenimiento (donde podemos crear, editar y eliminar elementos) para seleccionar el estado del PAA. Por último el campo Observaciones nos servirá para añadir todas aquellas indicaciones sobre el PAA.
3. Actividad del programa anual
En la mitad inferior tenemos todo lo relativo a las actividades que forman parte del PAA. Vemos un desplegable "Actividades" con diferentes herramientas que vamos a detallar a continuación:
- Añadir una actividad desde el mantenimiento o creándola, editar una actividad existente y/o eliminar una actividad. Puede ver el manual sobre el mantenimiento de actividades donde se explica el proceso de creación de una nueva aqui.
- Opción de Herramientas. Disponemos de herramientas muy importantes que veremos detalladamente en este manual
- Opción de Informes. Como hemos comentado anteriormente, disponemos de un manual dedicado a los informes del PAA que puede ver aqui.
- Vista. Disponemos de diferentes modos de vista con los que podemos agrupar las actividades en función del tipo, mostrar la vista sencilla (la que está por defecto) y la opción de ocultar aquellas actividades que están realizadas y canceladas.
Una vez tenemos añadida la actividad en el PAA podemos acceder a su ficha haciendo doble click sobre ella, mostrandose una ventana similar a esta:
Podemos añadir la actividad creandola manualmente o desde el mantenimiento de actividades. Para crear la acitividad accederemos desde el menú "Actividades" o con el botón derecho del ratón podremos diseñarla.
Si traemos la actividad desde el mantenimiento, apreciamos que la mayoría de los datos son importados desde ahí, no obstante pueden ser modificado para este PAA donde se han insertado.
Al crear nuestra nueva actividad, podremos cumplimentar los campos de Descripción o nombre de la actividad, el tipo de actividad, proveniente de un mantenimiento tipo lista donde podemos crear y editar los elementos que contiene. También tenemos un campo para establecer una descripción a los tiempos de realización.
El campo de Realización prevista de la tarea dispone de 3 opciones para establecerla:
- Con la opción A1 (en caso de días) o A2 (en caso de meses) posteriores a la fecha de referencia establecida en el PAA
- Con la opción B indicando una fecha concreta dentro del periodo del PAA. En el momento de insertar la actividad en el PAA disponemos de un campo donde establecer esta fecha
- Con la opción C indicamos que se va a realizar la actividad en cualquier momento dentro del periodo del PAA.
Es importante destacar aquí el apartado de "Realización prevista de la actividad", ya que, según lo que marquemos en estas opciones se planificará dicha actividad en la agenda.
Como datos adicionales podemos indicar que esta actividad es una actividad interna o que no se va a incluir al imprimir los informes generados para el cliente.
En el punto "2. Responsabilidad y recursos"es importante diferenciar la Responsabilidad como entidad y los responsables como cargos de la empresa.
En cuanto a la Resposabilidad de dicha actividad, es una asignación de tipo general. Podremos acceder desde aquí a un mantenimiento tipo lista donde editar las entidades o departamentos disponibles para añadir a este campo.
El campo de Responsables Al añadir responsables se nos abrirá una ventana como la de la imagen de abajo, aquí podremos seleccionar cualquier persona física de la empresa incluida en Prevengos o un cargo general concreto desde las pestañas superiores en las que encontramos, Empresa, Servicio de prevención, Usuarios Prevengos y Usuarios Web.
No es cumplimentación obligatoria pero es importante saber que si detalla responsables van a poder hacer el seguimiento de las mismas:
- Si son usuarios de Prevengos, estas actividades les aparecerá en su agenda personal así como en la WebApp (si se tiene contratado) con el fin de que el responsable pueda realizar un seguimiento. En el caso de que no exista un responsable de dicha actividad aparecerá en el responsable de Vigilancia en la empresa en cuestión.
- Si es el responsable de la empresa, trabajadores de la empresa o usuarios web, estas actividades les aparecerá en la web que corresponda según rol para que puedan hacerle el seguimiento y marcarla como realizada.
Importante destacar aquí que en la pestaña 1. Empresa existen filtros aplicados por defecto que podremos desmarcar desde el botón izauierdo inferior de engranaje.
La fecha de realización de la actividad, si es una actividad cancelada y el coste real de la misma, son campos que nos aparecen sólo cuando la actividad está incluída en el programa y que habrá que cumplimentar una vez realizada o no dicha actividad.