1. Introducción
El módulo de contabilidad nos permite realizar la exportación, mediante la generación de ficheros, de las facturas emitidas y las remesas bancarias generadas. También se exportan los datos fiscales de las empresas creando las cuentas contables correspondientes en el programa contable. Con esta herramienta se agiliza la gestión contable y se reduce considerablemente el tiempo dedicado a la contabilidad.
2. Configuración
Lo primero que debe realizar es una correcta configuración del módulo de Exportación de contabilidad. Dentro del módulo de contabilidad, puede configurar el programa desde la barra izquierda de la pantalla o pinchando en la barra superior.
2.1. Configuración del programa contable
Debe seleccionar el programa contable con el que trabaja de los indicados en la ventana, así como cumplimentar los Parámetros de configuración. Es muy importante la selección del programa contable correcto y que los datos de los parámetros coincidan con los de su programa contable
Al marcar el chec "Asignar siguiente cuenta disponible al crear la empresa", al crear el cliente en el módulo de administración se crea automáticamente en el módulo contable con la siguiente subcuenta contable disponible. (Por ejemplo, sí tiene creada la subcuenta 430.130 ya creada, el siguiente cliente que introduzca en el módulo de administración se le asignará la subcuenta 430.131). Es muy importante que las subcuentas contables asignadas en Prevengos no estén creadas en su programa contable.
2.2. Cuentas de IVA
Debe crear tantas cuentas de IVA como tipo de IVAs aplique en sus servicios. Las subcuentas contables de IVA de su programa contable deben coincidir con las creadas en Prevengos para que la exportación se realice correctamente.
2.3. Cuentas de contrapartida
En contratpartida indicaremos las cuentas del grupo 7 a las que desee que se contabilice la base imponible de las facturas emitidas. Puede crear tantas cuentas de contrapartida como detalle de desglose de tipo de ingresos desee obtener, lo que le permitirá tener un desglose contable de sus cuentas de ingresos con mayor detalle.
2.4. Series de facturas vs Cuentas de contrapartida
Aquí asignará a cada serie de factura la cuenta de contrapartida correspondiente. Puede asignar una contrapartida a cada serie o la misma contrapartida para varias facturas, como hemos comentado, dependiendo del nivel de desglose contable que necesite para la gestión de su contabilidad analítica.
2.5. Series de facturas vs Proyectos
Esta opción solo está disponible para los usuarios que tengan configurado como programa contable Contaplus Élite (versión 2013 en adelante).
A la serie de factura le puede asignar el código del proyecto que tenga creado en el modulo contable.
3. Exportación a contabilidad
Como hemos comentado anteriormente, para poder exportar a contabilidad debe tener configurado correctamente el módulo. En la pantalla principal del módulo de Exportación a contabilidad, en la barra de la izquierda Export. a contabilidad->General pinchando en cada opción, se muestran en pantalla los elementos seleccionados.
Para poder realizar la exportación de facturas y recibos debe, en primer lugar, tener correctamente configuradas las empresas. También es aconsejable realizar la exportación de de facturas antes que la de recibos bancarios, ya que, por defecto, en recibos solo se muestran los recibos de facturas exportadas. En caso de que desee realizar la exportación , por cualquier motivo, de los recibos antes que la de facturas deberá acotar la búsqueda correctamente (ver punto 3. Buscar)
La generación de los ficheros de exportación se puede realizar de forma masiva, seleccionando los elementos deseados desde la pantalla de "empresas", "facturas" o "recibos" o desde la ficha de de la empresa.
3.1. Empresas
En esta pantalla puede ver todas las empresa que tenga activas en el módulo de Administración. Tanto desde el desplegable de Empresas en la barra superior como haciendo clic con el botón derecho del ratón.
- Editar empresa seleccionada. También puede abrir la ficha de un cliente haciendo doble clic sobre la empresa seleccionada. Se abre una ventana con los datos de la empresa.
En las tres primeras pestañas encuentra la información que haya introducido dentro de la ficha en el módulo de Administración (para más información ver crear empresas). No puede hacer cambios en la información de dichas pestañas, para poder cambiar cualquier dato debe hacerlo desde el módulo de Gestión y Administración
En la pestaña 4. Datos contables, debe poner la cuenta del cliente, en caso de que no la asigne automáticamente (ver punto 1 de la configuración). En caso de que la subcuenta contable ya esté creada manualmente en su programa contable, marque la opción de "La cuenta de cliente existe en el programa contable".
También podrá asignar, en esta pantalla, la cuenta de contrapartida. En la ventana se mostrarán las distintas series de factura, debe seleccionar la serie o series de facturas para las que emitirá facturas del cliente en cuestión. En caso de que la serie no tuviera asignada una cuenta de ingresos, puede realizarlo desde esta misma pantalla. (Para más información ver punto 5. Series de factura vs cuentas de contrapartida en la configuración del módulo).
Tenga en cuenta que si ha exportado una factura al programa contable, el campo Nº de cuenta de cliente en el programa contable queda en sólo lectura, no editable, a aquellos usuarios que no sean administradores del aplicativo.
En la pestaña 5. Proyectos contables asignaremos lo proyectos y las series de factura. Ver punto 6. Series de factura vs Proyectos para más información.
En la pestaña 6. Facturas se muestran las facturas emitidas para el cliente. Puede acotar la vista de facturas que se muestran aplicando los distintos filtros que encuentra en la parte inferior de la pantalla. Una vez seleccionadas las facturas deseadas, le damos a exportar facturas. Nos solicitará seleccionar un directorio donde guardar el fichero o ficheros generados (dependiendo del programa contable).
- Exportar empresas seleccionadas. Una vez seleccionada la empresa o empresas que desea exportar al programa contable, marque "exportar empresas seleccionadas", le solicita un directorio donde guardar el fichero generado para dicha exportación.
3.2. Facturas
En esta pantalla, por defecto, se muestran las facturas pendientes de exportar al programa contable. En caso de que desee ver todas las facturas tendrá que hacer la búsqueda correspondiente. (Ver 3. Buscar).
Le puede aparecer alguna factura en rojo, lo que indica que no se puede exportar a contabilidad. Esto ocurre porque no se ha realizado una correcta configuración, por lo que tendrá que "Editar empresa de la factura seleccionada" y configurarlo correctamente.
Una vez seleccionada la factura o facturas seleccionadas marque "Exportar facturas seleccionadas". Le mostrará una pantalla en la que le muestra las facturas que va a exportar y, a continuación, le solicita que seleccione un directorio en el que guardar el fichero o ficheros (dependiendo del programa contable configurado) generados.
Las facturas se contabilizarán en su programa contable con la fecha de emisión de cada una de dichas facturas exportadas.
3.3. Recibos
En esta pantalla, al igual que en facturas, por defecto, le muestra los recibos pendientes de exportar al programa contable, teniendo en cuenta la última búsqueda que haya realizado (Ver 3. Buscar). Solo muestra los recibos que han sido remesados, por lo que no mostrará los recibos generados en el módulo de Administración que estén pendientes de remesar.
En el caso de los recibos, lo adecuado es que exporte dichos recibos según la remesa que haya generado (para más información ver generar remesa), lo que le facilitará la conciliación bancaria. Puede ver la información de dicha remesa en la parte superior de la pantalla.
Al exportar los recibos, en primer lugar, le va a pedir que seleccione el modo de exportación. En el caso de Cuaderno 58 le pide que indique la "Cta. Efectos comerciales descontados" en la que desea que se contabilice.
A continuación, le muestra un listado de los recibos a exportar. Seguidamente le solicitará la fecha en la que desee que se contabilice en su programa contable y, por último, le pide que seleccione un directorio donde guardar el fichero o ficheros generados (dependiendo del programa contable configurado).
4. Buscar
Esta herramienta le permite realizar la búsqueda de empresas, facturas o recibos que desea que aparezcan en la pantalla de cada elemento. Tenga en cuenta, que la búsqueda que realice en cada una de las pantallas, es la que se mostrará la próxima vez que entre al programa contable.
Dependiendo de la pantalla en la que se encuentre los parámetros de búsqueda que se muestran son distintos. Para la búsqueda de "Empresas" y "Facturas" se muestra la siguiente pantalla:
Tenga en cuenta, que por defecto, vienen marcado "Ocular empresas dadas de baja" y "Ocultar empresas canceladas"
Para la búsqueda de recibos, la ventana de búsqueda muestra los siguientes parámetros:
Por defecto vienen marcados los parámetros en Datos de facturación-> "Mostrar sólo recibos de facturas exportadas al programa contable" y en Datos de recibos bancarios -> "Ocultar recibos no girados" y "Ocultar recibos exportados al programa contable".