1. Introducción.

En esta guía vamos a ver cómo crear un usuario en Prevengos, asignándole permisos de manera manual o mediante perfiles. Veremos también diferentes herramientas disponibles en el mantenimiento de usuarios que podremos usar en el proceso de creación del usuario.

Importante tener en cuenta que para poder acceder al mantenimiento de usuario tendremos que tener un usuario Administrador, ya que son los únicos que pueden acceder.

Accederemos desde la página principal de Prevengos, donde podemos crear el usuario desde dos sitios diferentes.

Desde el menú superior "Configuración" > "Usuarios de Prevengos", disponemos de la opción "Nuevo Usuario" desde donde podemos crearlo directamente, o bien acceder al mantenimiento de Usuarios. En ambos casos, el formulario que tenemos que rellenar es el mismo, pero desde el mantenimiento es más completo, por lo que empezaremos viendo este método.

 

2. Mantenimiento de usuarios

Una vez accedamos al mantenimiento veremos una pantalla como la siguiente:

Veremos un listado de los usuarios que tengamos dados de alta en Prevengos (en este caso solo tenemos al Administrador). Para la creación de usuarios haremos uso de los menús superiores "Usuarios" y "Perfil. Grupo de usuarios". 

En el menú Usuarios tendremos las herramientas necesarias para crear, editar o modificar un usuario, acceso directo a los permisos y activar/desactivar usuarios del listado. También tenemos la herramienta "Copiar a este usuario los permisos de otro" con lo que podemos establecer los mismos permisos a dos usuarios con el fin de que tengan acceso a lo mismo.

Desde el menú superior Perfil. Grupo de usuarios gestionaremos los perfiles. Estos perfiles son configuraciones de permisos que dejamos grabadas para luego aplicárselo a los usuarios, evitando así la necesidad de ir usuario a usuario y asignando cada permiso uno por uno. Dentro del menú tendremos el acceso al propio mantenimiento de perfiles y herramientas que nos permitirían aplicar o quitar perfiles a usuarios seleccionados.

 

3. Perfiles de usuario

Como hemos visto anteriormente, desde el menú superior Perfiles. Grupo de usuarios accedemos al Mantenimiento de perfiles o grupo de usuarios. Una vez dentro veremos la siguiente pantalla:

 En esta pantalla podemos ver los perfiles ya creados (como mínimo tendremos el de Administrador) y como en todos los mantenimientos tenemos las opciones necesarias para Crear, editar o eliminar elementos, en este caso, perfiles. Con el botón [Permisos] accederemos a los permisos atribuidos al perfil seleccionado, aunque también se accede desde los datos del perfil cuando lo creamos o editamos, es ahí donde lo veremos más profundamente. La herramienta [Copiar permisos] nos permitirá atribuir los permisos de un perfil a otro perfil seleccionado.

Cuando creemos o editemos un permiso veremos una ventana similar a esta:

En esta ventana le establecemos una nombre al perfil así como una descripción. En la parte inferior veremos los usuarios en los que tiene asignado el perfil en su ficha y disponemos de 3 botones, para añadir/quitar usuarios del perfil o para restablecer los permisos a un usuario en caso de que queramos volver a aplicarle los permisos.

Desde el botón  abriremos la ventana de los permisos asociados al perfil. Esta ventana es la misma que veremos siempre que accedamos a los permisos, ya sea desde el perfil o desde la ficha del usuario. La venta que veremos será la siguiente:

Como vemos en la pantalla de permisos, tenemos dos zonas claramente diferenciadas. A la izquierda tenemos los diferentes módulos que tengamos contratados en Prevengos, cada vez que seleccionamos uno aparecerán sus correspondientes permisos en la zona derecha. Estos permisos tienen 3 opciones principales, las cuales son:

• RW: El permiso es total pudiendo crear/editar/eliminar datos del elemento al que afecta
• R: El permiso es solo lectura, el usuario puede acceder al elemento pero no modificar ni eliminar datos
• D: El acceso está denegado al elemento al que afecta.

Una vez tenemos claro los permisos individuales de cada módulo, a nivel general se pueden establecer permisos sobre todos los elementos del propio módulo. Esto lo haremos desde el desplegable [Permisos de acceso al módulo] pudiendo establecer 3 posiciones:

• Denegar el acceso a los módulos seleccionados: Denegaremos automáticamente el acceso al módulo y todos sus permisos, pudiéndolo diferencia con el icono 
• Permitir el acceso a los módulos seleccionados: Habilitamos el acceso al módulo y podremos configurar los permisos en cada uno de los elementos. Lo identificaremos con el icono 
• Establecer como administrador de los módulos seleccionados: el usuario tendrá acceso total al módulo y todos los permisos que lo contienen. Es claramente diferenciable con el icono 

Una vez teniendo claro los permisos y perfiles que pueden afectar a un usuario, veamos el proceso para crearlo.

 

4. Creación de usuario

El proceso de creación del usuario podemos iniciarlo en dos sitios principalmente:

• Desde la pantalla principal de Prevengos, en el menú superior [Configuración] → [Usuarios dePrevengos] → Nuevo usuario
• En el propio mantenimiento de usuarios, desde el menú superior [usuarios] o haciendo clic con el botón derecho sobre el listado

 

4.1 Datos generales

Independienteme de la opción elegida para abrir un nuevo usuario, la ventana que se nos mostrará es la siguiente:

En esta primera pestaña llamada Datos generales I deberemos de introducir una serie de datos, algunos de ellos de carácter obligatorio, que los desglosamos a continuación:

• Datos personales.
  • Tenemos al principio los campos Nombre, apellido 1 y apellido 2 que establecen el nombre y apellidos del técnico en el mantenimiento, al contrario del siguiente campo Nombre que es el que introduce Prevengos cuando se firma un documento generado. Introduciremos, también como campo obligatorio, el DNI y de manera opcional la titulación y especialidad.
• Datos de acceso.
  • Configuramos los datos de acceso estableciendo un Login y contraseña que el usuario debe introducir para iniciar sesión en Prevengos. A tener en cuenta que la contraseña debe tener un mínimo de 10 caracteres y Prevengos nos indicará los la fuerza de la contraseña. Además, podemos forzar al usuario a cambiar la contraseña en el próximo inicio de sesión.
• Tipo de usuario.
  • Estableceremos el tipo de usuario, en caso de ser Administrador, este tendrá acceso total a todas las funcionalidades del programa, y además deberá tener obligatoriamente el perfil administrador asignado. En caso de que establezcamos un usuario normal podemos especificar tipo y perfil, así como sus permisos.
    Otro tipo de usuario es el 'Superusuario sin medicina', este será en parte similar a un administrador a efectos de creación de otros usuarios, configuración y acceso a datos, excepto todo lo relacionado con el módulo de medicina. No tendrá acceso a medicina, no podrá habilitar permisos de medicina de otros usuarios de Prevengos, ni tampoco podrá dar de alta usuarios web con rol de trabajador, ya que los usuarios web con rol de trabajador tienen acceso a datos médicos confidenciales.
    Por otra parte, un usuario normal a su vez podrá marcarse como que podrá ser 'responsable en vigilancia' lo que le habilitará para poder indicarlo como responsable de ese área en la ficha de las empresas. Y también podrá marcarse como 'Externo a nuestra empresa', esta última opción es para indicar que el usuario no pertenece a nuestra empresa y únicamente tendrá acceso a las empresas que le seleccionemos manualmente, no pudiendo elegir que vea todas las empresas. Además, un usuario marcado como 'Externo a nuestra empresa' no podrá ser Responsable del Vigilancia.
• Perfil o grupo.
  • Seguidamente estableceremos el perfil donde va a ser miembro el usuario asignándole los permisos con el botón [Aplicar los permisos de su grupo] tal y como vimos en el apartado anterior.
  •  

4.2 Datos generales II

En la segunda pestaña llamada Datos generales II deberemos de seguir introduciendo datos, entre los que también se encuentran algunos de carácter obligatorio:

• Establecemos el tipo de usuario, pudiendo ser técnico (estableciendo si es de grado medio o superior y su especialidad), personal sanitario (en este punto vinculamos con el médico o DUE que proceda del mantenimiento) o lo marcamos como usuario no técnico ni sanitario.
• De manera opcional podemos establecer el centro médico principal así como los datos de la unidad sanitaria (medico de trabajo/reconocedor o DUE del trabajo/reconocedor). Si le define estos datos a un usuario, cuando este usuario añada un trabajador a una campaña (crea un reconocimiento médico), estos datos se añadirán de forma automática al reconocimiento médico que acaba de crear. 
• También podemos marcar que el  usuario no se tenga en cuenta cuando se genere la Memoria Anual Orden TIN.

 

4.3 Permisos de acceso

Pasamos a la pestaña de Permisos de acceso donde veremos la siguiente pantalla:

Tenemos diferentes campos donde establecer el acceso a empresas y preclientes desde los distintos módulos, así como los permisos propios del usuario (Más información en el manual de configuración de acceso a empresas):

• Acceso a las empresas y preclientes
  • Puede darle acceso a todas las empresas / preclientes, acceso por sufijo indicado en la ficha de la empresa o acceso solo a los que el usuario este como responsable o se especifique permiso. Este punto aplica solo en el caso que hayamos indicado que es un usuario normal, para indicar que empresas de la base de datos puede ver.
• Detalle de empresas sobre las que tiene acceso
  • Puede consultar mediante los botones inferiores las empresas o preclientes a las que tiene acceso actualmente el usuario en los distintos módulos, por si necesita dar o denegar acceso manualmente.
• Acceso a las funcionalidades de la aplicación
  • Gestione los permisos del usuario de manera individual, aunque es recomendable que todos los permisos se establezcan masivamente de acuerdo a los perfiles de usuarios.

 

4.4 Cuentas de correo electrónico

En la cuarta pestaña acerca del correo electrónico tenemos las siguientes opciones:

• Cuentas de envío de correo electrónico. Cuentas de correo asociadas al usuario, donde puede tener varias asociadas pero solo una a utilizar por defecto. Sin embargo, un usuario puede mandar por distintas cuentas, según lo que esté mandando podrá elegir la cuenta de envío. 
• Servidores de correo. Servicio que procesa todos los envíos del usuario de Prevengos. Todos ellos tendrán un servidor local para enviar los correos. Sin embargo, se pueden instalar varios servidores de correo para que un usuario utilice varios de ellos, en aras de repartir el trabajo cuando se hacen muchos envíos de correo y sea más rápido el envío.

 

4.5 Firma electrónica

En la quinta pestaña, se establecen los Tipos de documento que deseamos que el usuario firme, para que siempre que se envíe a firma electrónica, por ejemplo, una Evaluación de Riesgos, aparezca como destinatario dicho usuario en la selección para enviar a firma el documento.

 

4.6 Grafo del usuario

En la sexta pestaña sobre Grafo del usuario podemos establecer, de una imagen escaneada, la firma del técnico que Prevengos insertará cuando genere documentación (si lo deseamos).