1. Introducción
¿Qué son las Familias en CAE?
Las familias son agrupaciones de documentos que permiten asignar, de una sola vez, un conjunto completo de requerimientos a una contrata. En lugar de ir seleccionando documento por documento, basta con crear una familia —por ejemplo, "Construcción"— e indicar en ella todos los documentos que necesita una contrata de ese ámbito. A partir de ahí, cuando se da de alta una contrata y se le asigna la familia "Construcción", el sistema le requiere automáticamente todos los documentos que esa familia contiene. Es, en definitiva, una forma ágil de asignar paquetes de documentos completos en lugar de configurarlos uno a uno, y cada contrata puede tener asignadas una o varias familias a la vez.
Tipos de Familia
Prevengos distingue tres tipos de familias, según a quién van dirigidos los documentos que agrupan:
- Familia de empresa. Agrupa documentos de tipo empresa, trabajador o maquinaria que se requieren a la contrata en su conjunto. Los documentos de tipo trabajador o maquinaria incluidos en ella se exigirán a todos los trabajadores o máquinas que se den de alta dentro de esa contrata.
- Familia de trabajador. Agrupa documentos que se solicitan específicamente a determinados trabajadores, útil cuando dentro de una misma contrata conviven perfiles distintos con necesidades documentales distintas. Por ejemplo, una empresa de limpieza puede tener trabajadores que limpian oficinas y otros que se descuelgan por la fachada para limpiar cristales; en ese caso, se podría crear una familia de trabajador "Trabajos en altura" y asignarla únicamente a quienes realizan esa tarea concreta.
- Familia de maquinaria. Funciona igual que la anterior, pero aplicada a máquinas: permite solicitar documentación específica solo a aquellas que la necesitan, sin afectar al resto del parque de maquinaria de la contrata.
2. Familia
Para configurar las familias hay que acceder al módulo de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), desplegar el menú "Mantenimientos" en la parte superior del módulo, y seleccionar la opción "Familias de clasificación de las empresas contratistas".
Una vez dentro del mantenimiento, en la parte superior encontrará varias pestañas: "Familias de empresas", "Familias de trabajador" y "Familias de maquinaria". Es posible crear familias independientes para cada uno de estos elementos: basta con situarse en la pestaña correspondiente y pulsar sobre la opción "Nueva familia", disponible en el desplegable "Edición".
En el caso concreto de las familias de empresas, cabe destacar que pueden incluir requerimientos dirigidos no solo a la propia empresa, sino también a sus trabajadores o a su maquinaria. De este modo, al asignar una familia de empresa a una contrata, los requerimientos se aplican automáticamente tanto a la empresa como a los trabajadores y máquinas que se vayan añadiendo a esa contrata con posterioridad a la asignación.
Al dar de alta una nueva familia, aparecerá el siguiente formulario, donde tendrán que indicar los siguientes datos:
- Referencia. Codificación identificativa que el usuario quiere asignar a la familia.
- Familia. Nombre que se le quiere asignar a la familia.
- Requerimientos. Listado de documentos que se van a requerir a la contrata, trabajadores o máquinas a los que se relacione la familia.
Para añadir requerimientos a una familia, una vez indicados su código y su nombre, hay que pulsar sobre la opción "Añadir requerimientos", disponible en el desplegable "Requerimientos". Desde ahí se accede al mantenimiento de modelos de documentos, donde pueden seleccionarse aquellos que se quieran incorporar a la familia. Una vez añadidos, las columnas "E", "T" y "M" permiten identificar de un vistazo si cada requerimiento va dirigido a la Empresa, a los Trabajadores o a las Máquinas.
Una vez creada la familia, esta puede asignarse a las contratas de varias formas: desde la ficha de datos de la propia contrata, utilizando las herramientas del mantenimiento de contratas, desde las empresas que realizan requerimientos específicos a sus contratas, o directamente desde los proyectos de coordinación.