1. Introducción

El buzón de firma es un apartado de Prevengos para localizar todos los documentos que se han enviado a firma y quien tiene que firmarlos. Además, en el propio buzón dispone de un apartado para consultar su saldo de firmas y una auditoria de las firmas gestionadas. 

En la pantalla principal de Prevengos, dispone de un botón para acceder a dicho buzón y poder consultar que documentos están pendientes. 

 

Si su usuario tiene alguna firma pendiente aparecerá el icono  sobre el botón y pinchando sobre él le mostrará los documentos que tiene su usuario pendiente de firma. 

 

2. Buzón firma

Al abrir el buzón de firma se muestra un buscador para que pueda filtrar por los datos que necesite:

De estos filtros de búsqueda podemos destacar la diferencia entre 'Firmantes asociados o que pertenezcan a' y 'Documentos que pertenezcan a':

- 'Firmantes asociados o que pertenezcan a', los firmantes de los documentos son contactos de la empresa, centro, trabajador, contrata... según el filtro que marque. O es un usuario de Prevengos. El check 'Mostrar sólo firmas que estén a la espera del usuario' sirve cuando hay un orden de firma, con lo cual hasta que no le toque firmar al usuario no aparecería. 

- 'Documentos que pertenezcan a', este filtra por documentos de la empresa/centro/trabajador/proyecto/contrata que seleccione.

Una vez hecha la búsqueda le muestra todos los firmantes, como puede ver en la siguiente imagen, si un documento tiene varios firmantes el documento aparece varias veces. Esto es porque lo que se muestra es el listado de firmantes pendientes/realizadas/con errores según los filtros de búsqueda.

A continuación vamos a detallar que vemos en la pantalla:

Documentos firmados, en el listado puede ver los documentos firmados sombreados en gris y con el icono .

Documentos que requieren mi firma, si el firmante que está en letras rojas, significa que es su usuario.

Documentos con errores, mostrará en la última columna información sobre el motivo de error.

 

Desde esta pantalla dispone de herramientas para firmar el documento internamente o enviar un email recordatorio a los firmantes que tienen algún documento a la espera. Además de opciones para imprimir el listado actual. 

En el menú Edición, dispone de una opción para consultar su saldo de firmas, este se conectará con la plataforma de firmas para indicarle el saldo restante. En caso de necesitar más saldo, debe contactar con administracion@nedatec.com.

 

3. Auditoria firmas

Para acceder a la auditorria de firmas, debe acceder desde el buzón de firmas, menú 'Herramientas-> Auditoria de consumo de firmas'. Esto abrirá un buscador para que pueda filtrar por los datos que necesite, por defecto se filtra el mes anterior.

 

Una vez en el listado puede ver todas las firmas consumidas, fecha, que tipo de firma (interna, dispositivo o OTP); en caso de ser dispositivo cual se ha utilizado. Además si la firma ha sido borrada, podrá ver que usuario la ha borrado y en la fecha. Recuerde que aunque deshaga una firma (OTP o biométrica) está también consume saldo. 

 

Desde el listado, haciendo doble clic podrá ver los detalles del firmante y en el menú 'Edición' dispone de una opción para poder ver los datos del documento y otra para ver el saldo de firmas que le queda. Tal y como hemos comentado en el punto anterior, este se conectará con la plataforma de firmas para indicarle el saldo restante. En caso de necesitar más saldo, debe contactar con administracion@nedatec.com.

Con el menú impresión, podrá sacar un listado en excel de todas las firmas consumidas.