1. Introducción

Con esta herramienta podemos gestionar las citación de los trabajadores a la hora de realizar sus reconocimientos médicos. Podemos acceder a la herramienta desde la propia pantalla principal de Prevengos (imagen izquierda) o desde la carpeta de instalación de Prevengos mediante el acceso ubicado en Inicio de Windows (imagen derecha), llamada también "Agenda externa".

Veremos cómo crear y gestionar las citas médicas en este manual, no obstante es importante que sepamos que podemos establecer el horario de citaciones así como el tiempo para cada cita para que Prevengos distribuya de manera automática las citas. Esta configuración la veremos en el manual de Configuración de Prevengos.

Agenda externa:

La agenda externa nos permite trabajar de forma independiente desde la Agenda y desde Prevengos, sin tener que estar saliendo de uno para acceder a los datos del otro. De esta forma se mostrará en el equipo como una aplicación distinta, con la que podemos funcionar de forma simultánea y poder estar trabajando en la planificación y en la agenda a la vez. 

 

2. Vista general

Accedemos a la agenda médica mediante el icono situado en la pantalla principal de Prevengos, en el conjunto situado a la derecha, tal y como vemos en la siguiente imagen:

Una vez dentro, podemos ver una vista general de lo que nos encontramos al acceder a la agenda médica en la siguiente imagen:

Podemos dividir la vista general de la agenda médica en 3 principales zonas:

• Menú superior, también llamado barra de herramientas y que hemos resaltado mediante un recuadro rojo. En el encontramos los menús Citas médicas, Gestión de cola, Anotaciones y Mantenimientos. En el resto de manuales se explicará cada una de estas opciones.
• Zona lateral izquierda, resaltada en azul, donde podemos ver un calendario, el listado de médicos y el listado de los centros médicos. Este apartado lo usaremos para filtrar, seleccionando en el calendario el día que queremos consultar, seleccionando los Médicos y centros médicos de los cuales queremos ver las citas. El calendario sirve también para distinguir los días que tienen anotaciones y los que no, como se aprecie en el siguiente ejemplo donde el día sin anotaciones es el 27 .
• Zona derecha, resaltada con un recuadro negro, es donde veremos las citas existentes en el día, y con los filtros seleccionados tal y como explicamos en el apartado anterior. Esta parte puede variar en función de las vistas que tengamos habilitada.

 

3. Observaciones generales de cita

Es importante no confundir las observaciones de una cita con las anotaciones de los días en la agenda médica. Estos últimos sirven para resaltar el día entero y son visibles desde la vista "Anotaciones de la agenda médica", algo que puede ser utilizado para conocer en qué fechas falta personal sanitario para poder hace reconocimientos.

Existe un apartado para añadir y visualizar las observaciones generales relacionadas con las citas de la empresa, por ejemplo, describir unos horarios de preferencia de citas o unas anotaciones relacionadas con las características de los trabajadores de la empresa que  se deban tener en cuenta a la hora de acudir a consulta.

Las posibles observaciones que se pueden ver desde la agenda son 3; (i) las observaciones de la cita de la empresa; (ii) las observaciones del la empresa en el área de citaciones médicas; (iii) las observaciones de la cita del trabajador. La primera y la segunda solo son visibles mediante iconos rápidos desde la vista "Empresa", "Trabajador" y "Gestión de cola" de la agenda médica. La última, no dispone de ningún icono rápido para ver la observación en ninguna vista de la agenda médica.

En cuanto a las observaciones de la empresa, tenga en cuenta también que las observaciones de la cita de la empresa  no son las observaciones del la empresa en el área de citaciones médicas . Las primeras son sobre la cita misma en particular, las segundas son en general sobre todas las citas, por lo que aparecerán en todas las citas de la empresa.

Para visualizarlas, desde la vista de empresa podremos hacerlo accediendo al icono  o  desde la vista empresa, desde la vista de Trabajadores y desde la vista Gestión de cola, tal y como muestran las siguientes imágenes.

 

Se nos abrirá una ventana de visualización de las observaciones similar a la siguiente. No es modificable desde este apartado.

 

En cuanto a las observaciones de la cita del trabajador, deberá indicarlas con la vista "Trabajador" de la agenda médica, abriendo la ficha de datos de la cita en cuestión:

 

Añadir observaciones del área de citas médicas de la empresa:

Para añadir estas observaciones, siempre que tengamos los permisos oportunos, tendremos que acceder al módulo de Vigilancia de la salud o al de Gestión, dentro de la ficha de la empresa en el apartado de "Observaciones".

• En el módulo de Gestión podremos añadirlas directamente al campo de "Observaciones en el Área de citaciones médicas" .

• En el módulo de Vigilancia, desde el menú desplegable de "Edición de datos -> Observaciones en el Área de citaciones médicas" . Se nos abrirá una ventana como la que vemos en la siguiente imagen para añadir o modificar dicha información.

 

4. Anotaciones

Es importante no confundir las observaciones de una cita con las anotaciones de los días en la agenda médica. Estos últimos sirven para resaltar el día entero y son visibles desde la vista "Anotaciones de la agenda médica", algo que puede ser utilizado para conocer en qué fechas falta personal sanitario para poder hacer reconocimientos.

 

4.1. Visibilidad de las anotaciones

Se va a exponer ahora cómo ver las Anotaciones en la agenda médica. En primer lugar, se distinguen en el calendario los días que hay anotaciones por una marca roja en la esquina inferior derecha del número del día. En este ejemplo, todo el mes de agosto tiene anotaciones, excepto fines de semana.

En segundo lugar, desde la pestaña superior "6 - Anotaciones" dispone de una vista de las anotaciones del día:

Desde aquí puede hacer click derecho sobre la anotación si desea editarla o cambiar su fecha, centro médico, médico, entre otras opciones.

En tercer lugar, desde la ficha de datos de una cita médica, también verá si existen anotaciones mediante un icono coloreado.

En cuarto lugar, al dar cita el mismo día y hora desde una Campaña de reconocimientos o PVST, también podrá ver un icono si existen anotaciones para ese día.

 

4.2. Creación de anotaciones

 

4.2.1 Crear anotación

Para crear una anotación nueva, puede hacer click sobre el menú superior "Anotaciones", independientemente de la vista que tenga seleccionada. Por ejemplo, puede crear una anotación aunque tenga la vista "1 - Empresas":

La anotación en la agenda médica se crean sobre un día, teniendo la posibilidad de crear una anotación para un rango de fechas, lo que haría crear la misma anotación para todos esos días. Deben ser tipificadas obligatoriamente, pudiendo asignar un color según el tipo de anotación. Además, opcionalmente, se puede asignar el médico y el centro médico sobre el que se crea la anotación.

En el caso de que se utilice la opción de utilizar un rango de fechas, deberá tener en cuenta que puede excluir los días sábado y domingo.

 

4.2.2 Crear anotaciones múltiples

Es posible también crear varias anotaciones desde la agenda médica de manera masiva. Esto es útil para los casos en los que dispone de varios médicos y centros médicos. De esta manera, podrá crear anotaciones solo para ciertos médicos y/o ciertos centros médicos. Por ejemplo:

Dispone de varios médicos: (Juan, Pablo y Antonio) y de varios centros médicos (Madrid, Toledo y Barcelona). Necesita crear anotaciones para indicar que Juan y Pablo están de vacaciones la primera semana de agosto y son médicos que trabajan en el centro de Madrid y el de Toledo.

La manera para hacer esto sería crear anotaciones múltiples para un rango de fechas seleccionando dichos médicos de dichos centros, como muestra la siguiente imagen. Esto creará cuatro anotaciones por día; (i) una para el médico Juan en el centro de Madrid; (ii) otra para el médico Juan en el centro de Toledo; (iii) otra para el médico Pablo en el centro de Madrid; (iv) ) otra para el médico Pablo en el centro de Toledo. De esta manera, si en la agenda, desde la vista anotaciones filtra por un médico podrá ver todas sus anotaciones y si adicionalmente filtra por un centro, verá las anotaciones del médico y del centro.

 

Además, también podrá crear anotaciones directamente sobre un centro, o directamente sobre un médico si lo necesita.

 

4.3. Edición de anotaciones

Para editar los Tipos de anotación y asignarle colores, debe acceder a él mediante el botón de la lupa situado justo al lado del campo o pulsado la tecla [F1]. Se le abrirá el mantenimiento de Tipos de anotación desde donde puede crear nuevos, editar los existentes y asignar color tanto al fondo como a la letra.

 

Por último, es importante destacar que se queda registrado el usuario que crea la anotación así como el usuario que ha hecho la última modificación de la anotación. Lo puede ver desde la misma ficha de datos de la anotación en la parte inferior:

 

4.4. Buscador de anotaciones

Desde el menú superior, tanto desde la opción "Citas médicas" como desde "Anotaciones", puede abrir el Buscador de anotaciones. En él, puede utilizar filtros relativos a los datos de la anotación: fecha, tipo, centro médico, usuario que hace la anotación, etc.

El buscador le devolverá como resultado las anotaciones filtradas, desde donde puede utilizar herramientas sobre varias anotaciones a la vez, imprimir el listado actual o ir directamente a la fecha  en el calendario sobre la que está creada la anotación.

Botones superiores de la consulta:

- Anotaciones. Desplegable desde el que puede crear nuevas anotaciones, editar una seleccionada o eliminar.

- Vista. Desplegable que le lleva de nuevo al buscador de anotaciones para modificar los filtros que ha utilizado.

- Herramientas. Desplegable que le permite cambiar datos de varias anotaciones a la vez, como es la fecha, el centro médico y el médico.

- Impresion. Desplegable con el que puede imprimir el listado actual en un archivo excell.

- Ir a la agenda en esta fecha. Botón con el que le lleva directamente a la fecha de la agenda médica que tenga la anotación que tiene seleccionada.