1. Introducción

Las renovaciones permiten prolongar la vigencia de un contrato existente una vez que su período de prestación ha concluido o está próximo a finalizar. En Prevengos, este proceso se gestiona desde la ficha administrativa de la empresa, manteniendo el vínculo con el contrato original y conservando toda la información ya registrada.

El sistema facilita el seguimiento de los contratos susceptibles de renovación mediante avisos que alertan al usuario cuando un contrato se aproxima a su fecha de vencimiento. Esto permite anticiparse a la finalización del servicio y gestionar la renovación con el tiempo suficiente para evitar interrupciones en la actividad preventiva del cliente.

Al generar una renovación, el sistema toma como base las condiciones del contrato vigente, permitiendo al usuario mantenerlas o modificarlas según lo acordado con el cliente para el nuevo período. De este modo no es necesario crear un contrato desde cero, lo que agiliza el proceso y garantiza la continuidad del historial del cliente dentro del sistema.

La renovación de un contrato la puede realizar desde el apartado de administración de la ficha del cliente correspondiente, o puede de forma masiva desde la consulta de renovaciones. A continuación, veremos como hacerlo desde ambos sitios.
 

2. Renovación desde la ficha del cliente

Dentro de la ficha del cliente tendremos que situarnos en el apartado de 'Administración' y posteriormente acceder al apartado '3. Renovaciones'. Una vez dentro del listado de renovaciones, debemos seleccionar los registros de renovación correspondientes a los contratos a renovar, y pulsar la opción "Renovar" que encontraremos en la parte superior del listado de renovaciones. La opción de renovar, también la encontraremos si pulsamos el botón derecho del ratón sobre el listado de renovaciones.

Una vez que pulsamos sobre la opción de "Renovar contratos" accederemos a la pantalla de opciones de renovación que encontramos en la siguiente imagen.

A continuación vamos a detallar cada punto de esta pantalla: 

2.1. Tipo de renovación. Renovar con:

- Contrato: Al renovar se genera un nuevo contrato, por defecto, con la misma duración y forma de pago que el contrato inicial.
 

2.2. Referencia del nuevo contrato

Solo habilitada para renovación mediante contrato. Teniendo en cuenta que el código del contrato y la referencia del mismo, son campos diferentes, esta opción, le permitirá elegir el dato que quiere indicar en el campo correspondiente a la referencia del nuevo contrato, y le dará a elegir entre las siguientes opciones:

 

• Código del nuevo contrato generado por la renovación. Se grabará como referencia el código asignado al propio contrato que se crea tras la renovación.
• Código del contrato que se va a renovar. Se indicará como referencia del contrato nuevo el código del contrato desde el que se genera la renovación.
• Código del contrato origen. Si la renovación corresponde a una serie de renovaciones que se viene realizando de un contrato inicial, se pondrá como referencia del nuevo contrato el código del contrato inicial de esa serie de renovaciones.
• Referencia del contrato que se va a renovar. Se pondrá como referencia del nuevo contrato la referencia del contrato que se está renovando.
• Referencia del contrato origen. Si la renovación corresponde a una serie de renovaciones que se viene realizando de un contrato inicial, se pondrá como referencia del nuevo contrato la referencia del contrato inicial de esa serie de renovaciones.

2.3. Fecha de renovación

- Mantener la fecha de vencimiento de la renovación. El nuevo contrato tendrá fecha de inicio el día siguiente a la fecha de vencimiento del contrato renovado. En caso de renovar mediante factura, la fecha de emisión de dicha factura será el día siguiente a la fecha de vencimiento.
- Utilizar la siguiente fecha como fecha de renovación. Utiliza como fecha de inicio del nuevo contrato o como fecha de emisión de la factura (en caso de renovación mediante factura) la fecha indicada enla caja de texto habilitada para esta opción.

 

2.4. Fase/situación de los nuevos contratos

Está opción solo está habilitada para renovación mediante contrato. Puede utilizar esta opción para indicar la situación o fase en la que se encuentran tanto el contrato que vamos a renovar como el nuevo contrato generado tras la renovación. La fase o situación de los contratos se seleccionará del mantenimiento correspondiente.

 

2.5. Fraccionamiento de los pagos

Esta opción está habilitada solo para renovación mediante contrato y renovación tácita. Por defecto, viene marcada la opción de "Mantener la forma de pago del contrato inicial". Puede mantener está opción o marcar las otras opciones en caso de querer modificar la forma de pago. (Para más información ver formas de pago).
 

2.6. IPC. Aplicar incremento de IPC

Si se ha indicado el porcentaje del incremento del IPC en el mantenimiento correspondiente está, al renovar podrá indicar en este punto si desea aplicar dicho incremento, y podrá elegir sobre que elementos del contrato se aplicará este incremento. Para saber más sobre cómo configurar el porcentaje de incremento del IPC consulte el manual del mantenimiento de IPC.

Tenga en cuenta que este incremento se aplica cuando al renovar el contrato la fecha de inicio del contrato inicial y la fecha de inicio del nuevo contrato cambia de año. Por ejemplo, si un contrato tiene fecha de inicio 01/06/2020 y la fecha de inicio del nuevo contrato es 01/05/2021, se aplicará el incremento de IPC del año 2021, pero si la fecha de inicio del contrato es 01/06/2020 y la fecha de inicio de la renovación es 30/12/2020, al estar dentro del mismo año, no aplica dicho incremento de IPC.

Este actualización de importes en base al IPC, sólo se realiza en empresas que no se hayan excluido del incremento del IPC. Para excluir empresas del incremento del IPC debe indicarlo en el apartado de Datos bancarios de la ficha de la empresa.

 

2.7. Tarifas de reconocimientos, analíticas y formación

Marcando la opción correspondiente, actualiza los precios de las tarifas asociadas al contrato con la información que haya en los mantenimientos de tarifas de reconocimientos y analíticas, es decir, si el importe indicado en el mantenimiento es diferente del indicado en el contrato que se está renovando, en el nuevo contrato se actualizarán estos precios con los que haya indicados para esas tarifas en los mantenimientos. 
 

2.8. Histórico de contratos

Solo habilitada para la renovación mediante contrato. Pasa los contratos renovados al histórico. 
 

2.9. Marcar para revisión

Habilita una marca en el contrato renovado para que se proceda a su revisión, cuyo motivo se puede indicar en el mismo formulario.

El contrato resultante, pendiente de revisar, se identificará así:

 

2.10. Planificaciones de vigilancia de la salud

Genera una nueva campaña asociada al contrato para la facturación de los reconocimiento médicos. (Para más información ver facturación de reconocimientos médicos y analíticas)
 

2.11. Saldos de visita de coordinación de obra

Cuando se crea un contrato puede indicar el número de visitas a realizar. Marcando esta opción se genera un saldo de visitas. (Para más información ver Contratos. Pantalla 2. Servicios contratados).
 

3. Renovación desde consultas

En la pantalla principal del módulo de Administración, en la columna de la izquierda seleccionamos Administración > Renovaciones

 

Se abre la siguiente ventana en la que puede acotar la búsqueda.

Una vez que obtenga los contratos que desea renovar, los pasos a seguir para la renovación son los mismos a realizar que desde la ficha del cliente.