En este primer paso Prevengos va a obtener de cada centro de trabajo, las especialidades que se han contratado (Seguridad, Higiene, Ergonomía, Psicosociología y Medicina) y el número de trabajadores cubiertos por especialidad. En el caso de un servicio de prevención ajeno o mancomunado que realice contratos con Prevengos, el sitio en el que en teoría estará recogida esta información es en los propios contratos, pero hay otras alternativas para los casos en que no se hagan contratos con Prevengos. El asistente ofrece tres opciones para que el usuario pueda elegir de donde quiere recoger esa información:

1. Datos de producción (Prevengos). Si seleccionan esta opción, el programa comprobará las actividades realizadas durante el año de la memoria en los distintos módulos de la aplicación, es decir, para determinar si se han contratado las distintas especialidades buscará si se han realizado actividades relacionadas a cada especialidad, de la siguiente forma:

• Seguridad. Si existen evaluaciones de riesgo vigentes dentro del periodo de la memoria.
• Higiene. Si existen estudios específicos de higiene activos dentro del periodo de la memoria.
• Ergonomía y psicosociología. Si existen evaluaciones de ergonomía o psicosociología dentro del periodo de la memoria.
• Medicina. Si existen reconocimientos médicos realizados en el año de la memoria, cuyo centro de trabajo en el momento del reconocimiento sea el que se está actualizando.

 

2. Datos de contratación (contratos). La información de las especialidades contratadas está recogida en los servicios incluidos en el contrato, esta información puede cumplimentarse directamente en el contrato, o pueden predefinirla en la configuración de los servicios y modelos de contratos, para que al añadir los servicios al contrato, estos se añadan con esa información. Para ver cómo configurar los servicios antes de realizar los contratos pueden consultar el manual ‘Memoria Orden TIN. Configuración de actividades o servicios predefinidos de contratos’. 

3. Proyectos de imputación de horas. En este caso la información de las especialidades concertadas se registra en las tareas que se incluyen en los proyectos de las empresas, por lo que tendrán que revisar en el mantenimiento de tareas, que han configurado las mismas correctamente. Para más información sobre la configuración de las tareas en el módulo de horas, pueden consultar el documento ‘Memoria Orden TIN. Configuración de tareas del módulo de horas’.

Dependiendo de la opción seleccionada, tendrán que indicar también de donde desean obtener el número de trabajadores cubiertos por las especialidades contratadas. En los casos de los puntos 1 y 3, encontrarán las mismas opciones:

• a. Indicados en la ficha del centro de trabajo. Este dato se obtiene del apartado ‘Datos generales’ de la ficha de datos del centro de trabajo, donde pueden encontrar una pequeña caja de texto con el número de trabajadores.
• b. Asociados al centro de trabajo objeto de la memoria (Activos en algún momento del periodo de la memoria). Para cada centro incluido en la memoria, se comprobarán los trabajadores que estén asociados al centro de trabajo y además que hayan estado dados de alta en el año de la memoria.
• c. Cuyo centro principal sea el centro de trabajo objeto de la memoria (activos en algún momento en el periodo de la memoria) Es prácticamente la misma situación que el punto anterior, pero en este caso únicamente se tendrán en cuenta trabajadores que tengan ese centro de trabajo como centro principal.

Si deciden usar la opción 2 con la que recogerían los datos desde los contratos, el número de trabajadores afectados podrían obtenerlo con las siguientes opciones:

1. Información del centro en el contrato. Esta información se recoge del apartado de ‘Datos generales’ de los contratos vigentes en el periodo de la memoria, en concreto, de los centros de trabajo vinculados al contrato, donde el usuario puede indicar el número de trabajadores cubiertos por cada especialidad. Si el centro estuviera en más de un contrato, vigentes durante el año de la memoria, se tomará el máximo número de trabajadores de cada especialidad de todos los contratos en los que esté el centro.
2.  Información de los servicios concertados. Funciona de forma similar a la opción anterior, pero además, se comprobará si la especialidad está concertada en los servicios incluidos en el contrato, y sólo se contabilizará el número de trabajadores si la especialidad está incluida en el contrato, por ejemplo, si en la información del centro de trabajo asociado al contrato han indicado que hay 8 trabajadores concertados en seguridad, pero la seguridad no es una especialidad incluida en los servicios del contrato, no se tendrán en cuenta esos 8 trabajadores.