Formación / Preguntas frecuentes

Como enviar notificación de formación

Descargar PDF

1. Introducción

En este manual vamos a ver cómo realizar un envío, tanto por correo electrónico como por SMS (si tenemos contratado el servicio) para enviar un recordatorio de formación al trabajador. Este recordatorio, en caso de usarse el método de correo electrónico, dispone de unas plantillas de e-mail para facilitar la herramienta.

 

2. Configuración de plantillas

Cuando el envío se realiza mediante correo electrónico Prevengos dispone de unas plantillas donde puede personalizar, con el uso de Marcadores, los campos de asunto y cuerpo del mensaje.

Para acceder al formulario Herramientas de configuración de Prevengos, y el bloque CONFIGURACIÓN DE ENVÍO DE CORREO ELECTRÓNICO CON PREVENGOS, use el menú Configuración > Configuración y personalización:

Mediante el icono  podrá acceder a la configuración Textos predefinidos para los envíos de correo electrónico:

 

3. Generar notificaciones

Una vez generamos un curso de formación en la empresa, sea online o presencial, disponemos de diferentes herramientas  para enviar notificaciones a los trabajadores. Estas herramientas las tenemos disponibles desde el desplegable Herramientas y en el panel de formación de la empresa al hacer clic sobre el curso con el botón derecho tal y como vemos en la siguiente imagen:

Las opciones disponibles son las siguientes:

  • Enviar correo electrónico (trabajadores en el curso). 
    • Disponibilidad de nuevo curso de formación online en la web del trabajador. Se crea una notificación visible en la web del trabajador en icono situado en la parte superior derecha de la misma. El texto de la notificación web puede ser personalizado en la configuración de Prevengos en la opción "Textos de notificación web. Formación online a los trabajadores. E-learling" como vimos en el apartado 2. Además de la notificación web, se enviará un correo electrónico a la cuenta de correo electrónico definida en el usuario web asociado al trabajador.
    • Mail a trabajadores. Solo para cursos online de Prevengos. Genera un correo electrónico solo para cursos online avisando a los trabajadores del mismo, este email se enviará al correo electrónico indicado en la ficha del trabajador. Se puede personalizar la plantilla que se usa desde la configuración de Prevengos en la opción "Textos de envío de mail. Notificación a los trabajadores. Alta en un nuevo curso de formación. Online Prevengos"
    • Mail a trabajadores. Solo para cursos online Moodle. Genera un correo electrónico solo para cursos online en Moodle, avisando a los trabajadores del mismo, este email se enviará al correo electrónico indicado en la ficha del trabajador. Se puede personalizar la plantilla que se usa desde la configuración de Prevengos en la opción "Textos de envío de mail. Notificación a los trabajadores. Alta en un nuevo curso de formación. Online Moodle"
    • Mail a trabajadores. Cualquier curso. Similar a la herramienta anterior pero orientado a todo tipo de cursos para enviarles a los trabajadores un correo de recordatorio. Este email se enviará al correo electrónico indicado en la ficha del trabajador. El texto de este correo se puede personalizar en la configuración de Prevengos en la opción "Textos de envío de mail. Trabajadores de un curso de formación" 
  • Enviar SMS trabajadores del curso.
    • SMS a trabajadores. Solo para cursos online de Prevengos. Herramienta que solo podemos usar cuando el curso o los cursos son online, se van a realizar en el portal web del empleado y están en vigor. Nos genera un SMS para enviárselo a los trabajadores. En el proceso se puede cargar una plantilla de mail aunque se debe tener presente el límite de 160 caracteres de un SMS
    • SMS a trabajadores. Solo para cursos online de Moodle. Herramienta que solo podemos usar cuando el curso o los cursos son online, se van a realizar en la paltaforma Moodle y están en vigor. Nos genera un SMS para enviárselo a los trabajadores. En el proceso se puede cargar una plantilla de mail aunque se debe tener presente el límite de 160 caracteres de un SMS
    • SMS a trabajadores. Cualquier curso. La misma herramienta que la anterior pero orientado a cualquier tipo de curso siempre que estén en vigor. En el proceso se puede elegir una plantilla de envío o usar el texto por defecto. Tener siempre presente el límite de 160 caracteres de los SMS

Si solo quiere notificar a ciertos trabajadores, desde esta misma pantalla, debe seleccionarlos y con el botón derecho dispone de las mismas herramientas que cuando lo hace sobre la empresa.