1. Introducción
Prevengos tiene una herramienta desde la cuál podremos importar datos desde un fichero Access. En este manual vamos a ver cómo funciona esta herramienta y cómo debe estar definido y cumplimentado el Access para que la importación de datos se realice correctamente. Este proceso de importación permite tanto la creación de datos, como la actualización de los mismos.
Con esta herramienta, podremos importar y actualizar los siguientes datos:
- Empresas
- Dirección fiscal
- Contactos
- CNAE
- Centros de trabajo
- Contactos de los centros
- Trabajadores
- Altas y bajas
- Centros asociados
- ITs (Incapacidad temporal)
- Partes de confirmación de ITs
- Horas trabajadas al mes
- Contratos
- Departamentos
- Puestos
- Trabajadores
- Accidentes
El fichero Access que se usará en esta herramienta tendrá una serie de tablas predefinidas, las cuales a su vez deberán cumplir con una estructura determinada. En este manual vamos a explicar las principales indicaciones y consideraciones a tener en cuenta, así como el diseño que deben de tener cada una de estas tablas.
Pueden descargar el fichero Access que se usará en esta herramienta, pulsando sobre el siguiente enlace.
2. Indicaciones para completar la base de datos Access
- En cada una de las tablas existentes se pueden completar todos los datos, excepto tres campos, que están destinados a que Prevengos grabe en ellos el tratamiento de los registros procesados en la importación, de manera que el usuario, una vez realizada la carga en Prevengos, pueda obtener un reporte de lo que se ha realizado con cada fila de cada tabla. Estos campos son:
- bprocesado. Se utiliza para indicar que el registro se ha procesado, independientemente de si se ha traspasado a la base de datos de Prevengos o se ha incluido en un fichero de errores debido a alguna incidencia con el mismo en el proceso de volcado.
- bErrorProceso. En este campo Prevengos indicará si el registro no se ha podido volcar a Prevengos durante el proceso de importación.
- sErrorProceso. En el caso de que el registro no se haya volcado, en este campo se guarda la descripción de los motivos, que se mostrará en el informe de errores.
- Es imprescindible respetar el tipo, formato y longitud de los campos de cada una de las tablas, ya que de lo contrario la importación no funcionará correctamente.
- Si se va a realizar una sincronización o actualización de datos, por ejemplo, incluimos en el Access datos de una empresa que ya existe en Prevengos, para actualizar algunos datos de la misma, si queremos que el proceso de importación ignore algún campo y no lo actualice en Prevengos al importar los datos, el campo en cuestión debe ser rellenado con el valor -1, siempre que ese dato no sea de tipo Fecha, en este caso el campo se dejará en blanco.
- El campo nAccion existente en las tablas, se usa para indicar la acción que queremos realizar durante el proceso de importación, siendo estas opciones:
- 1. Para crear el registro si no existe en Prevengos o modificar el mismo en el caso de que ya exista en Prevengos.
- 2. Para eliminar el registro
- 3. En el caso de que se quiera cancelar la empresa, este valor solo es válido en la tabla Empresas
3. Definición de las tablas y proceso de comprobación de datos
Cada uno de los elementos que podemos migrar a prevengos, tiene su correspondiente tabla de datos. Estas tablas deben seguir un orden establecido, así como contener campos identificativos. En los siguientes apartados vamos a enumerar las tablas que deben existir en el Access, por orden de tratamiento en el proceso de migración, así como el proceso de comprobación de los campos identificativos en cada una de ellas.
En las tabas que veremos identificamos 5 tipos de campos que diferenciaremos cada uno con un color:
| Naranja | Campo numérico, nos servirá para identificar cada registro en caso de que no se haya podido tratar. |
| Amarillo | Campo identificativo, nos servirá para identificar en Prevengos el elemento que queremos modificar, eliminar, etc. |
| Blanco | Campo de datos, contiene los datos que queremos migrar a Prevengos. Para que un campo sea ignorado en el proceso debemos de indicarlo introduciendo el valor -1 (si es una fecha se dejará en blanco) |
| Verde | Campo de acción a realizar, indica el tipo de operación que se realizará sobre el registro |
| Azul | Campos de resultado, los rellena el proceso de importación, indicando si el registro ha sido tratado y si ha habido algún problema a la hora de procesarlo |
3.1 Tabla EMPRESAS
Como su nombre indica, se utilizará para realizar la carga o actualización de empresas.
Para poder identificar una empresa, el sistema utilizará los campos de la tabla marcados como campos 'identificativos'. Es necesario que al menos uno de estos campos sea válido, es decir, antes de crear, modificar o eliminar una empresa, el proceso de migración comprueba si ésta ya existe en Prevengos. Para hacer esta comprobación se utilizan los siguientes campos, en el orden indicado, de manera que si el campo no es encontrado en el proceso de migración se comprueba el siguiente:
- sCIF, almacena el CIF de la empresa, si coincide con su equivalente en alguna empresa que esté creada en Prevengos se pasará a procesar su información. En el caso de que el proceso no encuentre el código continuará la comprobación con el siguiente campo identificativo.
- sCodEmpresa, campo que contiene el código de la empresa, si coincide con su equivalente en alguna empresa que esté creada en Prevengos se pasará a procesar su información. En el caso de que el proceso no encuentre la empresa por este código, continuará la comprobación con el siguiente campo identificativo.
- sNombreEmpresa, contiene la razón social de la empresa, si no lo encuentra en Prevengos pasa a comprobar el siguiente campo.
- sNombreComercial, recoge el nombre comercial de la empresa, es el último campo identificativo para localizar la empresa en Prevengos, en caso de que tampoco se localice una empresa en Prevengos con este nombre, si el campo nAccion tiene el valor 1, se creará una nueva empresa en Prevengos, ya que al no existir la empresa en Prevengos no podría eliminarse (nAccion = 2) ni tampoco podría cancelarse (nAccion = 3).
A continuación, detallamos todos los campos que debe contener la tabla 'Empresas', con el tipo de dato y el tamaño de cada campo.
| EMPRESAS | |||
| Campo | Tipo | Tamaño | Observaciones |
| idRegistro | Entero Largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa |
| nNumTrabajadores | Entero Largo | 4 | |
| sSS | Texto | 20 | |
| sDireccion | Memo | - | |
| sLocalidad | Texto | 200 | |
| sProvincia | Texto | 200 | |
| sCodPostal | Texto | 5 | |
| sTelefono1 | Texto | 12 | |
| sTelefono2 | Texto | 12 | |
| sFax | Texto | 12 | |
| sMail | Texto | 100 | |
| sPersonaContacto | Texto | 75 | |
| sRepresentante | Texto | 75 | |
| sDNI_Representante | Texto | 12 | |
| sCargo_Representante | Texto | 30 | |
| sDescActividad | Memo | ||
| sGrupoActividad | Texto | 255 | |
| sSectorEmp | Texto | 255 | |
| sActividadPreventiva | Texto | 255 | |
| sEspecialidadPreventiva | Texto | 100 | |
| bAnexo1 | Entero | 2 | |
| nNivelRiesgo | Entero Largo | 4 | |
| sTecnicoResponsable | Texto | 255 | |
| sComercial | Texto | 255 | |
| sResponsableEnVigilancia | Texto | 255 | |
| sServicioPrevencion | Texto | 255 | |
| sMutua | Texto | 255 | |
| sAsesoria | Texto | 255 | |
| sFormaPagoHabitual | Texto | 255 | |
| nDiaPago | Entero Largo | 4 | |
| sEstadoEnPrevencion | Texto | 255 | |
| sEstadoEnTecnica | Texto | 255 | |
| sEstadoEnSalud | Texto | 255 | |
| dAltaPrevencion | Fecha/Hora | 8 | |
| dAltaSalud | Fecha/Hora | 8 | |
| dCancelacion | Fecha/Hora | 8 | |
| sMotivoCancelacion | Texto | 100 | |
| bBaja | Entero | 2 | |
| dBaja | Fecha/Hora | 8 | |
| sMotivoBaja | Memo | - | |
| bBajaSalud | Entero | 2 | |
| dBajaSalud | Fecha/Hora | 8 | |
| sMotivoBajaSalud | Memo | - | |
| bVigilancia | Entero | 2 | |
| bTecnica | Entero | 2 | |
| bObras | Entero Largo | 4 | |
| sObservaciones | Memo | - | |
| sObservacionesMedicina | Memo | - | |
| sObservacionesTecnica | Memo | - | |
| sCodProvincia | Texto | 2 | Código de provincia según el INE |
| sCodMunicipio | Texto | 3 | Código de municipio según el INE |
| bExcluirDeRatios | Entero | 2 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1= Crear/modificar; 2 = Eliminar; 3 = Cancelar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si el registro se ha tratado |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.2 Tabla EMPRESA_DIRFISCAL
En esta tabla se usará para importar/actualizar la dirección fiscal de las empresas. En primer lugar, el sistema usará los campos identificativos, en el orden que aparecen en la tabla, para identificar si existe la empresa en Prevengos. Si la empresa no existe se pasa al siguiente registro.
En la siguiente tabla, mostramos los campos que contiene la tabla 'EMPRESA_DIRFISCAL', y las características de cada uno de los campos de la misma.
| EMPRESA_DIRFISCAL | |||
| Campo | Tipo | Tamaño | Observaciones |
| idRegistro | Entero Largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sDireccion | Memo | - | |
| sLocalidad | Texto | 200 | |
| sProvincia | Texto | 200 | |
| sCodPostal | Texto | 5 | |
| sPais | Texto | 200 | |
| sCodProvincia | Texto | 2 | Código de provincia según el INE |
| sCodMunicipio | Texto | 3 | Código de municipio según el INE |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear/Modificar; 2 = Eliminar |
| bProceso | Si/No | 1 | Indica si se ha tratado este registro |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso de registro |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.3 Tabla EMPRESASCONTACTOS
Tabla que usaremos para la importación o actualización de personas de contacto de las empresas.
El proceso de comprobación de los datos es similar que el de la tabla 'empresas', en este caso, primero se comprueba si existe la empresa, y en caso de localizar la empresa, se comprobaría la existencia del contacto, si la empresa no se localiza, los datos del contacto no podrían ser procesados. Si se localiza la empresa y no se localiza el contacto, si el campo nAccion = 1 se daría de alta un contacto nuevo en la empresa localizada.
La comprobación se realizará en el orden en el que aparecen los campos identificativos.
A continuación, se muestra la tabla de 'EMPRESASCONTACTOS' con los campos que debe contener esta tabla y las características de los mismos.
| EMPRESASCONTACTOS | |||
|---|---|---|---|
| Campo | Tipo | Tamaño | Observaciones |
| idRegistro | Entero Largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreContacto | Texto | 100 | Campo identificativo del contacto |
| sCargo | Texto | 100 | |
| sTelefono | Texto | 50 | |
| sMovil | Texto | 50 | |
| sFax | Texto | 50 | |
| sMail | Texto | 50 | |
| sObservaciones | Memo | - | |
| bPrincipal | Entero | 2 | |
| bCancelado | Entero | 2 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear/Modificar; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si se ha tratado este registro |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso de registro |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.4 Tabla EMPRESASCNAES
En esta tabla vamos a grabar la relación de empresas con los códigos CNAE, por lo que el primer paso será comprobar a través de los campos identificativos si existe la empresa en Prevengos. Si la empresa existe se procede a comprobar si existe la relación con el CNAE indicado y que acción se quiere llevar a cabo con dicho CNAE (Crear, Eliminar), si la empresa no existe se pasa al siguiente registro.
A continuación, se detallan los campos que debe contener la tabla 'EMPRESASCNAES' y las características de los mismos.
| EMPRESASCNAES | |||
| Campo | Tipo | Tamaño | Observaciones |
| idRegistro | Entero Largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCodCNAE | Texto | 255 | Campo identificativo del CNAE |
| bPrincipal | Entero | 2 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si se ha tratado el registro |
| bErrorProcesado | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso de registro |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.5 Tabla CENTROSTRABAJO
En esta tabla vamos a grabar los centros de trabajo que queremos importar/actualizar a las empresas en Prevengos. El proceso de comprobación de los datos es igual que en las tablas anteriores, al haber una relación de los centros con las empresas, en primer lugar se comprueba si existe la empresas con los campos identificativos de empresa (buscándolas por cif, código de empresa, nombre o nombre comercial, en orden), si la empresa no existe, el centro no podría ser procesado. Si la empresa existe, se comprobarían los campos identificativos del centro.
A continuación, mostramos la tabla ce CENTROSTRABAJO, con los campos que debe tener esta tabla, y las características correspondientes de cada uno de estos campos.
| CENTROSTRABAJO | |||
|---|---|---|---|
| Campo | Tipo | Tamaño | Observaciones |
| idRegistro | Entero Largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreCentro | Texto | 200 | Campo identificativo del centro de trabajo |
| sDireccion | Texto | 200 | |
| sLocalidad | Texto | 200 | |
| sProvincia | Texto | 200 | |
| sCodPostal | Texto | 5 | |
| sTelefono1 | Texto | 12 | |
| sTelefono2 | Texto | 12 | |
| sFax | Texto | 12 | |
| sMail | Texto | 100 | |
| nNumTrabajadores | Entero Largo | 4 | |
| sActividad | Memo | - | |
| bCancelado | Entero | 2 | |
| sPersonaContacto | Texto | 200 | |
| sSS | Texto | 200 | |
| dAlta | Fecha/Hora | 8 | |
| bDesactivado | Entero | 2 | |
| dDesactivacion | Fecha/Hora | 8 | |
| sMotivoDesactivacion | Memo | - | |
| sCodCentro | Texto | 50 | |
| sCodCNAE | Texto | 50 | Código de CNAE del centro |
| sTipoCentro | Texto | 250 | |
| bProvinciaNoLimitrofe | Entero | 2 | Indica si el centro no está en la misma provincia o provincia limítrofe qe las instalaciones del SP |
| sZona | Texto | 200 | |
| sCodProvincia | Texto | 2 | Código de provincia según el INE |
| sCodMunicipio | Texto | 3 | Código de municipio según el INE |
| bExcluirDeRatios | Entero | 2 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear/Modificar; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si el registro se ha tratado |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.6 Tabla CENTROSCONTACTOS
En esta tabla vamos a grabar los contactos de los centros de trabajo que se van a procesar en la importación a Prevengos. El proceso de comprobación de los datos es igual que en las tablas anteriores. En primer lugar se comprueba la existencia de la empresa con los campos identificativos correspondientes (buscándolas por cif, código de empresa, nombre y nombre comercial, en orden), en el caso de que la empresa exista se comprobarían los datos del centro de trabajo, y en el caso de que el centro exista se procesaría la información del contacto. Si el centro o la empresa no existen no se procesará la información de la persona de contacto, generando un mensaje de error en el informe de errores.
A continuación, se especifican los campos que debe tener la tabla 'CENTROSCONTACTOS' con las características de cada uno de ellos.
| CENTROSCONTACTOS | |||
|---|---|---|---|
| Campo | Tipo | Tamaño | Observaciones |
| idRegistro | Entero largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreCentro | Texto | 200 | Campo identificativo del centro asociado |
| sNombreContacto | Texto | 100 | Campo identificativo del contacto |
| sCargo | Texto | 100 | |
| sTelefono | Texto | 50 | |
| sMovil | Texto | 50 | |
| sFax | Texto | 50 | |
| sMail | Texto | 50 | |
| sObservaciones | Memo | - | |
| bPrincipal | Entero | 2 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear/Modificar; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si el registro se ha tratado |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.7 Tabla TRABAJADORES
En esta tabla vamos a grabar los trabajadores que se van a procesar en la importación a Prevengos. El proceso de comprobación de los datos es igual que en las tablas anteriores, como los trabajadores se crearán en las empresas, en primer lugar se comprueban la existencia de la empresa a través de los campos identificativos correspondientes y en el orden que se muestran en la tabla de TRABAJADORES. En el caso de que la empresa exista, se comprobarían la existencia del mismo mediante los campos: DNI, nombre e identificador, en este orden.
A continuación, mostramos los campos que debe tener la tabla TRABAJADORES, y las características de los mismos.
| TRABAJADORES | |||
|---|---|---|---|
| Campo | Tipo | Tamaño | Observaciones |
| idRegistro | Entero Largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sDNI | Texto | 12 | Campo identificativo del trabajador |
| sNombreTrabajador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| sIdentificador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| sPuestoTrabajo | Texto | 255 | |
| sCategoria | Texto | 100 | |
| sDomicilio | Texto | 75 | |
| sPoblacion | Texto | 50 | |
| sCodPostal | Texto | 5 | |
| sProvincia | Texto | 50 | |
| sPais | texto | 50 | |
| dNacimiento | Fecha/Hora | 8 | |
| nSexo | Entero Largo | 4 | |
| sTelefono1 | Texto | 12 | |
| sTelefono2 | Texto | 12 | |
| sFax | Texto | 12 | |
| sMail | Texto | 50 | |
| sSS | Texto | 250 | |
| dAlta | Fecha/Hora | 8 | |
| bDesactivado | Entero | 2 | |
| dDesactivado | Fecha/Hora | 8 | |
| sMotivoDesactivacion | Memo | - | |
| bMinusvalia | Entero | 2 | Indica si el trabajador presenta alguna discapacidad |
| bEsAutonomo | Entero | 2 | Indica si el trabajador es autónomo |
| bEsDeETT | Entero | 2 | Indica si el trabajador pertenece a una ETT |
| bEsSubContratado | Entero | 2 | Indica si el un trabajador subcontratado |
| sRegimenSS | Texto | 250 | Régimen de la Seguridad Social |
| bExcluirDeRatios | Entero | 2 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear/Modificar; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si el registro se ha tratado |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.8 Tabla TRABAJADORALTASBAJAS
Tabla en la que se van a introducir los registros de altas y bajas de cada trabajador. En primer lugar se comprueba la existencia de la empresa mediante los datos identificativos de la misma (buscando por cif, código de empresa, nombre o nombre comercial, en orden), a continuación, si se localiza la empresa, se comprueba la existencia del trabajador (buscando por DNI, nombre o identificador, en orden), si no existe la empresa o el trabajador no se procesa la información del estado del trabajador. En el caso de que las comprobaciones sean positivas se procesaran los datos dependiendo del valor del campo nAccion.
A continuación, se muestran los campos que debe contener la tabla TRABAJADORALTASBAJAS con las especificaciones correspondientes.
| TRABAJADORALTASBAJAS | |||
|---|---|---|---|
| Campo | Tipo | Tamaño | Observaciones |
| idRegistro | Entero Largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sDNI | Texto | 12 | Campo identificativo del trabajador |
| sNombreTrabajador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| sIdentificador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| dFecha | Fecha/Hora | 8 | Campo identificativo del registro |
| nTipo | Entero | 2 | 1 = Alta; 2 = Baja |
| sMotivo | Texto | 255 | |
| nDiasBaja | Entero Largo | 4 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear/Modificar; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si se ha tratado este registro |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso de registro |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.9 Tabla TRABAJADORESCENTROS
Tabla que se utiliza para asignar a los trabajadores los centros de trabajo correspondientes. Para poder realizar la vinculación del trabajador con sus centros, en primer lugar se identifica la existencia de la empresa a través de los datos identificativos correspondientes. Si la empresas existe, pasamos a comprobar la existencia del centro de trabajo, también por los campos identificativos del mismo. En caso de que exista también el centro, se intentará localizar al trabajador, buscandolo por DNI, nombre o identificador. En el caso de que todas las comprobaciones sean positivas se procesaran los datos, asociando o desvinculando al trabajador con el centro de trabajo correspondiente, dependiendo del valor del campo nAccion.
A continuación, se muestran los campos a cumplimentar en la tabla TRABAJADORCENTROS con sus especificaciones.
| TRABAJADORCENTROS | |||
|---|---|---|---|
| Campo | Tipo | Formato | Observaciones |
| idRegistro | Entero Largo | 4 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreCentro | Texto | 200 | Campo identificativo del centro de trabajo |
| sDNI | Texto | 12 | Campo identificativo del trabajador |
| sNombreTrabajador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| sIdentificador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| bPrincipal | Entero | 2 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Añadir; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | indica si el registro se ha tratado |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.10 Tabla TRABAJADOR_ITS
Con esta tabla se podrán migrar a Prevengos bajas o incapacidades temporales de los trabajadores. Para migrar estos datos, es necesario que la empresas y el trabajador existan en Prevengos, por lo que se comprobará la existencia de estos mediante los campos identificativos correspondientes.
En primer lugar se comprueban los datos identificativos de la empresa (buscando por cif, código de empresa, nombre o nombre comercial, en orden), si la empresa existe se comprueba el centro, si el centro existe pasaríamos a comprobar los datos identificativos del trabajador (buscando por DNI, nombre o identificador, en orden), si esta ultima comprobación resulta positiva pasamos a procesar la información de la incapacidad temporal. En el caso de que alguna de las comprobaciones sea negativa, es decir, que no se encuentre la empresa, el centro o el trabajador (en este orden) se produciría un error y no se migraría la IT.
A continuación, detallamos los campos que debe contener la tabla de TRABAJADOR_ITS, y las características de los mismos.
| TRABAJADOR_ITS | |||
|---|---|---|---|
| Campo | Tipo | Formato | Observaciones |
| idRegistro | Entero Largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreCentro | Texto | 200 | Campo identificativo del centro de trabajo |
| sDNI | Texto | 12 | Campo identificativo del trabajador |
| sNombreTrabajador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| sIdentificador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| dParteBaja | Fecha | Campo identificativo de la incapacidad temporal | |
| sContingencia | Texto | 250 | |
| bRecaida | Entero | 2 | |
| nMesesBaja | Entero largo | 4 | |
| nDiasBaja | Entero Largo | 4 | |
| sMedico | Texto | 100 | |
| sCIAS | Texto | 250 | |
| bContrato_Parcial | Entero | 2 | |
| nContrato_Parcial_SumBaseCotizacion | Decimal | ||
| nContrato_Parcial_SumDiasCotizados | Decimal | ||
| bContrato_Otros | Entero | 2 | |
| nContrato_Otros_BaseCotizacion | Decimal | ||
| nContrato_Otros_DiasCotizados | Decimal | ||
| nCotizacionAñoAnterior_HorasExtra | Decimal | ||
| nCotizacionAñoAnterior_DiasHorasExtra | Decimal | ||
| nCotizacionAñoAnterior_Otros | Decimal | ||
| nCotizacionAñoAnterior_DiasOtros | Decimal | ||
| sTrabajador_TipoVia | Texto | 50 | |
| sTrabajador_NombreVia | Texto | 75 | |
| sTrabajador_Numero | Texto | 5 | |
| sTrabajador_Bloque | Texto | 5 | |
| sTrabajador_Escalera | Texto | 5 | |
| sTrabajador_Piso | Texto | 5 | |
| sTrabajador_Puerta | Texto | 5 | |
| sTrabajador_CodPostal | Texto | 5 | |
| sTrabajador_Localidad | Texto | 75 | |
| sTrabajador_Provincia | Texto | 75 | |
| sPuestoTrabajao | Texto | 255 | |
| bAlta | Entero | 2 | |
| dAlta | Fecha | ||
| sAltaMotivo | Texto | 250 | |
| sMedicoAlta | Texto | 250 | |
| sCIASAlta | Texto | 250 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear/Modificar; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si el registro se ha tratado |
| bErrorProcesado | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.11 Tabla TRABAJADOR_ITS_PARTES
Además de las ITs, también es posible migrar los partes de baja correspondientes a las ITs registradas en Prevengos. Con esta tabla, podremos migrar estos partes de confirmación de baja.
Para poder volcar esta información, es necesario que exista la empresa, el trabajador y la IT a la que se quieren volcar los partes de baja, por lo tanto, se comprueban la existencia en Prevengos de la empresa, el trabajador y la IT, a través de los datos identificativos correspondientes y en el orden establecido en la tabla detalle que se muestra más abajo. En el caso de que las comprobaciones sean positivas se procesaran los datos dependiendo del valor del campo nAccion.
A continuación, mostramos la estructura que debe tener la tabla TRABAJADOR_ITS_PARTES, con los campos que debe incluir dicha tabla y sus especificaciones.
| TRABAJADOR_ITS_PARTES | |||
|---|---|---|---|
| Campo | Tipo | Formato | Observaciones |
| idRegistro | Entero largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| SNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sDNI | Texto | 12 | Campo identificativo del trabajador |
| sNombreTrabajador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| sIdentificador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| dParteBaja | Fecha | Campo identificativo de la incapacidad temporal | |
| dParteConfirmacion | Fecha | Campo identificativo del parte de confirmación | |
| nNumParteConfirmacion | Entero | 4 | |
| sEntidadAseguradoraIT | Texto | 100 | |
| dCambioEntidadAseguradoraIT | Fecha | ||
| bCarencia | Entero | 2 | |
| sMedico | Texto | 100 | |
| sCIAS | Texto | 250 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear/Modificar; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si el registro se ha tratado |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.12 Tabla TRABAJADOR_CONTRATOS
En esta misma herramienta, existe la posiblidad de importar datos de contratación de los trabajadores. Al igual que en los puntos anteriores, para poder importar/actualizar esta información, es necesario que existan la empresa y el trabajador correspondientes, por lo que se comprobará la existencia de estos mediante los campos identificativos correspondientes y el orden de los mismos, detallado en la tabla que mostramos a continuación.
Si la empresa y el trabajador existen, se migrarán los datos de contratación del trabajador.
A continuación, se muestra el formato que debe cumplir la tabla TRABAJADOR_CONTRATOS con los campos que debe contener y las características de los mismos.
| TRABAJADOR_CONTRATOS | |||
|---|---|---|---|
| Campo | Tipo | Formato | Observaciones |
| idRegistro | Entero largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sDNI | Texto | 12 | Campo identificativo del trabajador |
| sNombreTrabajador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| sIdentificador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| dInicioContrato | Fecha | Campo identificativo del contrato | |
| sContrato | Texto | 50 | Código o referencia del contrato |
| sCodigoTipoContrato | Texto | 10 | Código del tipo de contrato. Código existente en TrabajadorContratosTipos |
| bIndefinido | Entero | 4 | Indica si el contrato es indefinido |
| nDuracionMeses | Entero | 4 | En caso de no ser indefinido, indicar la duración (meses) |
| nDuracionDias | Entero | 4 | En caso de no ser indefinido, indicar la duración (días) |
| nNumHorasSemana | Entero | 4 | Nº de horas que trabaja a la semana |
| nNumDiasSemana | Entero | 4 | Nº de dias que trabaja a la semana |
| dFinContrato | Fecha | ||
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear/Modificar; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si el registro se ha tratado |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.13 Tabla TRABAJADOR_HORASMES
Otra de las opciones de migración de esta herramienta, son las horas al mes trabajadas por cada trabajador. Para poder migrar esta información es necesario que existan en Prevengos tanto la empresa como el centro de trabajo y el trabajador, estos pueden estar incluidos en el mismo Access de importación de datos.
En primer lugar se comprueban los datos identificativos de la empresa (buscando por cif, código de empresa, nombre o nombre comercial, en orden), si la empresa existe se comprueba el centro, si el centro existe pasaríamos a comprobar los datos identificativos del trabajador (buscando por DNI, nombre o identificador, en orden), si esta ultima comprobación resulta positiva pasamos a procesar la información. En el caso de que alguna de las comprobaciones sea negativa, es decir, que no se encuentre la empresa, el centro o el trabajador (en este orden) no se migraría esta información.
A continuación, se muestra el detalla de la tabla TRABAJADOR_HORASMES con los campos que debe tener y las características de los mismos.
| TRABAJADOR_HORASMES | |||
|---|---|---|---|
| Campo | Tipo | Formato | Observaciones |
| IdRegistro | Entero largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreCentro | Texto | 200 | Campo identificativo del centro de trabajo |
| sDNI | Texto | 12 | Campo identificativo del trabajador |
| sNombreTrabajador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| sIdentificador | texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| nAño | Entero | 4 | Campo identificativo de las horas al mes |
| nMes | Entero | 2 | Campo identificativo de las horas al mes |
| nHoras | Decimal | 4 | |
| sObservaciones | Texto | 255 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear/Modificar; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si el registro se ha tratado |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.14 Tabla DEPARTAMENTOS
Tabla que se usará para importar a Prevengos la estructura departamental de los centros de trabajo. Para que se pueda realizar la importación de los departamentos, es necesario que en Prevengos existan la empresa y el centro de trabajo, que pueden haberse migrado previamente mediante las tablas de EMPRESAS y CENTROSTRABAJO.
En primer lugar se comprueban los datos identificativos de la empresa (buscando por cif, código de empresa, nombre y nombre comercial, en orden), si la empresa existe se se comprueba la existencia del centro. En el caso de que alguna de las comprobaciones sea negativa, es decir, que no se encuentre la empresa o el centro, se produciría un mensaje de error en el informe de errores.
A continuación se muestra el formato que debe tener la tabla de DEPARTAMENTOS, con los campos que debe contener y las características de los mismos.
| DEPARTAMENTOS | |||
|---|---|---|---|
| Campo | Tipo | Formato | Observaciones |
| idRegistro | Entero largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreCentro | Texto | 200 | Campo identificativo del centro de trabajo |
| sCodDepartamento | Texto | 20 | Campo identificativo del departamento |
| sCodDepartamentoPadre | Texto | 20 | Código del departamento al que pertenece (dejar en blanco si no tiene padre) |
| sDepartamento | Texto | 250 | |
| bDestacar | Entero | 4 | |
| dActivacion | Fecha | ||
| bDesactivado | Entero | ||
| dDesactivado | Fecha | ||
| sUsuarioDesactivacion | Texto | 75 | |
| sMotivoDesactivacion | Texto | 255 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear/Modificar; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si el registro se ha tratado |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.15 Tabla DEPARTAMENTOS_PUESTOS
Tabla que se utilizará para importar los puestos de trabajo que hay en cada departamento.
En primer lugar se comprueban los datos identificativos de la empresa (buscando por cif, código de empresa, nombre y nombre comercial, en orden), si la empresa existe se comprueba el centro, y si el centro existe, pasaríamos a comprobar el código del departamento. Si está todo correcto, pasamos a procesar la información. En el caso de que alguna de las comprobaciones sea negativa, es decir, que no se encuentre la empresa, el centro o el departamento (en este orden) se produciría un mensaje de error en el informe de errores.
A continuación se detalla el formato de la tabla DEPARTAMENTOS_PUESTOS con los campos que debe contener y las características de los mismos.
| DEPARTAMENTOS_PUESTOS | |||
|---|---|---|---|
| Campo | Tipo | Formato | Observaciones |
| idRegistro | Entero largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreCentro | Texto | 200 | Campo identificativo del centro de trabajo |
| sCodDepartamento | Texto | 20 | Campo identificativo del departamento |
| sPuestoTrabajo | Texto | 20 | Campo identificativo del puesto de trabajo |
| dActivacion | Fecha | ||
| bDesactivado | Entero | ||
| dDesactivacion | Fecha | ||
| sUsuarioDesactivacion | Texto | 75 | |
| sMotivoDesactivacion | Texto | 255 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear/Moficiar; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si el registro se ha tratado |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.16 Tabla DEPARTAMENTOS_TRABAJADORES
Tabla que permitirá importar la relación de trabajadores con departamentos. Para poder realizar el volcado, es necesario que existan la empresa, el centro de trabajo, el departamento, el puesto en el departamento y el trabajador.
En primer lugar se comprueban los datos identificativos de la empresa (buscando por cif, código de empresa, nombre y nombre comercial, en orden), si la empresa existe se comprueba el centro, si el centro existe, pasaríamos a comprobar el código del departamento, si el departamento existe, se comprueba la existencia del puesto de trabajo en el departamento y por último pasaríamos a comprobar el trabajador (buscando por DNI, nombre o identificador, en orden). Si está todo correcto, pasamos a procesar la información. En el caso de que alguna de las comprobaciones sea negativa, es decir, que no se encuentre la empresa, el centro, el departamento o el trabajador (en este orden) se produciría un mensaje de error en el informe de errores.
A continuación se detalla el formato que debe tener la tabla DEPARTAMENTOS_TRABAJADORES, y los campos que debe tener con sus especificaciones.
| DEPARTAMENTOS_TRABAJADORES | |||
|---|---|---|---|
| Campo | Tipo | Formato | Observaciones |
| idRegistro | Entero largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreCentro | Texto | 200 | Campo identificativo del centro de trabajo |
| sCodDepartamento | Texto | 20 | Campo identificativo del departamento |
| sPuestoTrabajo | Texto | 20 | Campo identificativo del puesto de trabajo |
| sDNI | Texto | 12 | Campo identificativo del trabajador |
| sNombreTrabajador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| sIdentificador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador |
| dActivacion | Fecha | ||
| bDesactivado | Entero | ||
| dDesactivacion | Fecha | ||
| sUsuarioDesactivacion | Texto | 75 | |
| sMotivoDesactivacion | Texto | 255 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear/Moficiar; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si el registro se ha tratado |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
3.17 Tabla ACCIDENTES
Con esta tabla se podrán importar investigaciones de accidentes realizadas sobre los trabajadores. Para poder realizar la importación de accidentes, es necesario que existan la empresa, el centro de trabajo y el trabajador.
En primer lugar se comprueban los datos identificativos de la empresa (buscando por cif, código de empresa, nombre y nombre comercial, en orden), si la empresa existe se comprueba el centro, si el centro existe pasaríamos a comprobar los datos identificativos del trabajador (buscando por DNI, nombre o identificador, en orden). Si esta última comprobación resulta positiva pasamos a procesar la información del accidente. En el caso de que alguna de las comprobaciones sea negativa, es decir, que no se encuentre la empresa, el centro o el trabajador (en este orden) no se importarán los datos del accidente, se produciría un mensaje de error en el informe de errores. El orden de comprobación de los campos es el mismo que tenemos en la tabla Accidentes.
A continuación, se muestra la tabla de accidentes con los campos que debe tener y las especificaciones de los mismos.
| ACCIDENTES | |||
|---|---|---|---|
| Campo | Tipo | Formato | Observaciones |
| idRegistro | Entero largo | 4 | Numérico |
| sCodEmpresa | Texto | 24 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreEmpresa | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreComercial | Texto | 100 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sCIF | Texto | 12 | Campo identificativo de la empresa asociada |
| sNombreCentro | Texto | 200 | Campo identificativo del centro asociado |
| sDNI | Texto | 12 | Campo identificativo del trabajador asociado |
| sNombreTrabajador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador asociado |
| sIdentificador | Texto | 100 | Campo identificativo del trabajador asociado |
| sNumParte | Texto | 100 | Campo identificativo del accidente |
| dAccidente | Fecha/Hora | 8 | |
| sHora | Fecha/Hora | 8 | |
| sPuestoTrabajo | Texto | 255 | |
| nTurnoTrabajo | Entero | 2 | |
| nHoraTrabajo | Entero | 2 | |
| bAccidenteTrafico | Entero | 2 | |
| sDescripcionLugar | Memo | - | |
| sDescripcionTareas | Memo | - | |
| sDescripcionSuceso | Memo | - | |
| sGradoLesion | Texto | 255 | |
| bBaja | Entero | 2 | |
| dBaja | Fecha/Hora | 8 | |
| bAlta | Entero | 2 | |
| dAlta | Fecha/Hora | 8 | |
| nDiasLaboralesBaja | Entero | 2 | |
| bInitinere | Entero | 2 | |
| bIncapacidad | Entero | 2 | |
| sIncapacidad | Texto | 255 | |
| nNumJornadasIncapacidad | Entero | 2 | |
| nAccion | Entero | 2 | 1 = Crear/Eliminar; 2 = Eliminar |
| bProcesado | Si/No | 1 | Indica si el registro se ha tratado |
| bErrorProceso | Si/No | 1 | Indica si han ocurrido errores en el proceso |
| sErrorProceso | Memo | - | Si ha habido errores, indica el motivo del error |
4. Carga del Fichero Access en Prevengos
Una vez tengamos correctamente generado y cumplimentado el fichero Access con las indicaciones realizadas anteriormente, el siguiente paso es cargarlo en Prevengos. La herramienta para realizar la importación de datos en Access está disponible en el menú Sistemas de importación > Empresas, centros y trabajadores desde Access, en la pantalla inicial de Prevengos, tal y como muestra la imagen.
Al pulsar sobres esta opción, nos apareceré un formulario en el que tenemos que seleccionar el fichero Access a importar, pulsando el botón 'Buscar'.
Una vez hayamos seleccionado el fichero Access, tendremos que pulsar sobre el botón 'Realizar actualización' que tenemos en la parte inferior izquierda del formulario, y se iniciará directamente el proceso de importación de datos.
Una vez finalizado el proceso, podremos cerrar la herramienta de importación y seguir trabajando con Prevengos.
En el caso de que se haya producido algún error en la importación, aparecerá un mensaje indicando que se han producido errores, y nos dará la opción de visualizar estos errores.
Si indicamos que queremos ver los errores, nos aparece una ventana similar a la que vemos a continuación:
