1. Introducción

Prevengos dispone de una herramienta que permite al usuario aplicar cuestionarios o listas de chequeo de forma general sobre los siguientes elementos:

- Empresas

- Centros de trabajo

- Trabajadores

- Maquinaria inventariada en centros de trabajo y contratas

- Partes de inspección

- Prevención técnica (Empresa, centro, inventario)

- CAE (Contrata, inventario de la contrata, proyecto CAE, contratas e inventarios en proyectos CAE)

- Accidentes (Accidentes, Incidentes, trabajadores de accidentes y trabajadores de incidentes)

Estos cuestionarios son completamente editables y configurables por el usuario, por lo que pueden ser de cualquier tipo como por ejemplo: cuestionarios generales, cuestionarios de satisfacción del cliente, de toma de datos, de evaluación del estado del elemento sobre el que se aplican, para evaluar la calidad de los servicios que se ofrecen, etc. Para ver como se aplican vaya al siguiente manual.

 

2. Mantenimiento de cuestionarios o listas de chequeo

Para poder usar los cuestionarios, es necesario predefinirlos en el mantenimiento correspondiente. Este mantenimiento se encuentra en la pantalla principal de Prevengos, en el desplegable 'Documentos y cuestionarios' pulsando sobre el submenú 'Cuestionarios y listas de chequeo sobre elementos de Prevengos', picando sobre la opción 'Cuestionarios y listas de chequeo'. Este es el mantenimiento principal, pero en el mismo desplegable encontraremos otros mantenimientos que podrán utilizar para la definición de los propios cuestionarios, los cuales comentamos a continuación:

- Apartados predefinidos. Las preguntas de los cuestionarios se clasificarán dentro de estos por apartados, en este mantenimiento podrán predefinir los apartados que se utilicen con más frecuencia.

- Respuestas predefinidas. Lo más probable es que las respuestas a las preguntas de estos cuestionarios sean respuestas estandar, en este mantenimiento podrán predefinir estas respuestas 'tipo' para posteriormente añadirlas como posibles respuestas de las preguntas que se configuren en los cuestionarios.

- Tipos de cuestionarios y listas de chequeo. Los cuestionarios se clasificarán por tipos, por lo que será necesario predefinir estos tipos en este mantenimiento.

- Estimación/Valoración de cuestionarios y apartados de un cuestionario. Mantenimiento para definir las valoraciones que podrán asignarse a un cuestionario o a sus apartados. A continuación, se explicará los distintos tipos de valoraciones.

- Estimación/Valoración de las respuestas. Mantenimiento para definir las estimaciones que se asignarán a las respuestas para la valoración por porcentaje de respuestas de los cuestionarios. A continuación, se explicará los distintos tipos de valoraciones.

- Periodicidades. Mantenimiento para crear las distintas periodicidades que se podrán asignar a los cuestionarios.

- Definición de niveles de seguridad de acceso a cuestionarios. Se pueden definir niveles de acceso a los cuestionarios por parte de los usuarios, es decir, un usuario administrador, podrá indicar a qué cuestionarios pueden acceder los usuarios en función del nivel de accesos que se asigne a cada cuestionario por medio de los permisos de usuarios. Esta asignación es opcional, por lo que no es obligatorio definir los niveles de acceso.

Una vez comentados los mantenimientos que tendremos disponibles para configurar los cuestionarios, pasamos a ver con más detalle el mantenimiento general de estas listas de chequeo.

El mantenimiento está organizado por carpetas, donde el usuario puede organizarse los distintos cuestionarios. Una vez dentro del mantenimiento, el usuario podrá crear carpetas y cuestionarios, utilizando el botón derecho del ratón o pulsando sobre el icono 'Nuevo' que encontrará en la parte superior izquierda de la pantalla.

 

2.1. Ficha de datos del cuestionario

Al crear un cuestionario nuevo, encontraremos una ficha de datos con dos apartados, en el primero encontraremos los 'Datos generales', donde como mínimo habrá que rellenar el nombre del cuestionario y el tipo. Opcionalmente podremos indicar la periodicidad, y un nivel de seguridad, este último será de utilidad en el caso de que se quiera limitar el acceso de algunos usuarios a ciertos cuestionarios.

Por otro lado, tendremos información sobre si el cuestionario es invariable y una marca relativa a si se requiere cumplimentar el cuestionario por completo.

- Cuestionario invariable. Este tipo de cuestionarios son útiles para poder explotar resultados estadísticos. Para modificar este dato, se tendrá que volver a la pantalla anteriormente adjunta en esta guía para utilizar la Herramienta individual de conversión a invariable o variable:

Una vez es invariable, los apartados, preguntas y respuestas no podrán modificarse, ya que de otro modo no se podrían obtener resultados estadísticos. En otras palabras, se necesitan tener las mismas posibles respuestas a las mismas preguntas para que, de todas las cumplimentaciones, podamos obtener un estadístico.

Sin embargo, puede ocurrir que el cuestionario lo tenga ya en uso antes de intentar convertirlo a invariable:

En este caso, solo podrá convertirlo si iguala manualmente la estructura (apartados, preguntas y respuestas) de los cuestionarios en uso. Si logra igualarlo, recuerda que se unificarán o actualizarán los rangos de valoración de los cuestionarios en uso con los que se especifique en su mantenimiento.

- Requerir cumplimentar todas las preguntas del cuestionario. Esta opción hará que no se puedan finalizar los cuestionarios sin haber respondido la totalidad de sus preguntas. Si no marca esta opción, será posible tener registradas cumplimentaciones incompletas.

 

Como se puede apreciar en la imagen, el cuestionario también ofrece la posibilidad de que se configure la valoración del mismo. Existen dos opciones de valoración:

- Valoración por suma de respuestas. A las respuestas de cada pregunta se asignará una puntuación, las preguntas a su vez estarán clasificadas por apartados, en los cuales se podrá indicar el peso de cada apartado en la valoración. Al cumplimentar el cuestionario, se sumarán las puntuaciones de las respuestas marcadas en el cuestionario, y teniendo en cuenta el peso de cada apartado en la valoración final, se obtendrá el resultado. Por último, se comparará el valor obtenido con los rangos de valoración definidos, y se obtendrá la valoración final. La fórmula que se aplica es la siguiente:

Puntuación Total = (P1.1 + P1.2 + P1.3...) x %Apartado1 + (P2.1 + P2.2 + P2.3...) x %Apartado2.....

Valoración = Rango en el que se encuentra la puntuación total obtenida

- Valoración por porcentajes de estimación de respuestas. A las respuestas de cada pregunta se les asignará una estimación. Al cumplimentar el cuestionario, se ofrecerá el resultado del porcentaje de respuestas de cada estimación. 

A continuación se calculará la valoración final del cuestionario, la cuál se obtendrá comparando el porcentaje de respuestas de la estimación seleccionada en el campo 'Estimación usada para la valoración', con los rangos definidos. En este caso no se tiene en cuenta el peso de cada apartado.

• Por ejemplo: fijandonos en las imagenes anteriores, si en el campo 'Estimación usada para la valoración' se ha indicado la estimación 'NO', se tomará el porcentaje de respuestas obtenido para esta valoración (10%) y se comparará con los rangos de valoración configurados, por lo que en este caso la valoración por estimación del cuestionario será 'Tolerable'.

Los rangos de valoracion predefinidos en el mantenimiento, pueden editarse de forma particular en los cuestionarios una vez que estos se aplican sobre algún elemento.

En el segundo apartado, el usuario definirá los apartados del cuestionario, con las preguntas que se agruparán en cada uno de estos, y en cada pregunta indicarán las posibles respuestas, con los datos de puntación y estimación que corresponda.

 

2.2. Apartados del cuestionario

Como hemos comentado anteriormente, las preguntas del cuestionario estarán agrupadas por apartados. Para dar de alta apartados, el usuario deberá situarse en el punto '2. Preguntas' de la ficha de datos del cuestionario, seleccionar la opción 'Nuevo apartado' que encontrará en el desplegable 'Apartados'.

Al crear un apartado, tendrá que indicar el nombre que le quiere poner al apartado, y el porcentaje correspondiente al peso del apartado en la valoración final del cuestionario. Este porcentaje, sólo se tendrá en cuenta en la valoración por puntuación.

Existe la posibilidad, de que el usuario, a parte del resultado general del cuestionario, pueda obtener resultados por apartados. En este caso, en el punto '2. Valoraciones' del apartado, el usuario podrá definir rangos de valoración independientes para cada apartado. Estas valoraciones funcionan exactamente igual que las generales del cuestionario.

 

2.3. Preguntas y respuestas del cuestionario

Una vez que el usuario ha creado al menos un apartado en el cuestionario, podrá comenzar a crear preguntas. Para dar de alta estas preguntas, podrá usar el botón derecho del ratón o el desplegable 'Preguntas' que encontrará en la parte superior del apartado '2. Preguntas' del cuestionario.

Al dar de alta una pregunta aparecerá el siguiente formulario, donde como mínimo deberá cumplimentar la definición de la pregunta.

En la parte inferior del formulario se añadirán las opciones de respuesta que el usuario desea para esa pregunta. Desde el menú desplegable 'Respuestas' el usuario encontrará tres opciones para añadir respuestas a la pregunta:

- Añadir respuestas predefinidas. Accederá al mantenimiento de respuestas predefinidas para seleccionar las que quiera añadir a la pregunta que está editando.

- Añadir respuestas predeterminadas. Si en el mantenimiento de respuestas predefinidas se han marcado algunas como predeterminadas, se añadirán automáticamente al pulsar sobre esta opción.

- Nueva respuesta. Para añadir respuestas a mano directamente a esta pregunta y en este cuestionario. Estas respuestas no se grabarán en el mantenimiento.

Para que las valoraciones se puedan calcular, hay que configurar en cada respuesta los valores de puntuación y estimación correspondientes. Estos valores pueden configurarse de forma general en el mantenimiento de respuestas, o editarse una vez que la respuesta se ha añadido a la pregunta, haciendo doble clic sobre la respuesta que se desea editar.

 

 

En cada respuesta puede marcar una respuesta por defecto, esto sirve para cuando se aplica un cuestionario a un elemento, tiene una herramienta para responder todo el cuestionario con las respuestas marcadas por defecto.