1. Introducción

Desde Quirón puede obtener un excel con varias hojas que puede cargar en Prevengos, de manera que los elementos evaluables y las medidas que aparecen en el archivo se importen a una Evaluación de Seguridad existente de Prevengos. Se eliminará la información actual de la entidad que se importará en la Evaluación de Seguridad existente antes de cargar el archivo. Es decir, si importa un excel con Puestos de trabajo (entidad) se eliminarán todos los Puestos que contenga la Evaluación antes de la importación.

En los mantenimientos de elementos evaluables y elementos de evaluación se creará una carpeta identificativa de la importación realizada "Quirón Prevención (importaciones)" con los datos que aparecen en los archivos importados. 

Otros mantenimientos que se tendrán que comprobar previamente, ya que no se crearán automáticamente, son: riesgos, nivel de prioridad, tipo de medida, probabilidad y severidad del método de evaluación. En ellos deberán existir registros con el mismo texto que los datos que aparecen en el excel. Sin embargo, en el asistente de importación podrá comprobar lo que no coincide, para hacer los cambios en ese momento si le es más cómodo.

En cuanto al caso del mantenimiento de responsabilidad de la acción preventiva, se crearán automáticamente los elementos "EMPRESA" y "SPA" y se marcarán que suponen responsabilidad para la empresa o para el servicio de prevención respectivamente.

Se va a exponer ahora el asistente de importación para cargar satisfactoriamente el archivo y después ver los datos de las medidas en Prevengos.

 

2. Importación

Desde una Evaluación de Seguridad, en el desplegable superior  debe acceder a 'Herramientas'>'Importación de archivo Excel. Quirón'. Esto le abrirá el asistente de importación donde podrá seleccionar el archivo mediante el botón "Seleccionar archivo [F1]" y procesarlo mediante "Procesar archivo [F2]":

Al procesarlo, podrá ver si todos los datos del Excel son correctos. Si existe algún problema, como por ejemplo, el hecho de que se haya comprobado un Riesgo en el excel que no existe en el mantenimiento de riesgos de Prevengos, encontrará una exclamación en la fila donde se ha detectado el problema. Además, podrá encontrar la columna de la fila en cuestión que tiene el problema, ya que aparecerá sombreada en rojo.

Como podrá observar, dispone de información en pantalla acerca de la entidad que se ha procesado. El tipo de entidad, se refiere al elemento evaluable en cuestión, por lo que podrá comprobar si su nombre coincide con su tipo. Por ejemplo, podrá comprobar si "Adjunto/a" corresponde a un "Puesto de trabajo". También podrá encontrar información sobre si es una medida preventiva o correctora, el riesgo en cuestión que se ha identificado, etc. Estos datos se podrán modificar mediante el desplegable "Herramientas".

 

Además, desde el propio asistente podrá consultar sus mantenimientos de riesgos, niveles de prioridad y método de evaluación. Debe tener en cuenta que los datos especificados en el excel, deben coincidir en estas columnas con los datos de sus mantenimientos de Prevengos. Es decir, si se ha identificado un nivel de prioriodad en el excel "Corto plazo" deberá existir un nivel de prioridad "Corto plazo" en su mantenimiento de Prevengos.

Con todo, una vez revisados los datos del archivo a importar podrá realizar la importación mediante el botón situado en la esquina inferior derecha "Realizar importación [F3]". Si tiene algún registro con errores, se le avisará de que no se va a importar dicha fila. En cualquier caso, antes de realizar la importación definitivamente se le muestra el resumen de datos a importar, y una opción adicional para eliminar todos los elementos evaluables que existen en la Evaluación antes de importar el archivo. Es decir, si importa Puestos de trabajo, la importación eliminará todos los puestos que actualmente existen en la Evaluación, pero además esta opción adicional, le permite indicar si desea eliminar todos los elementos evaluables que existen en la evaluación, antes de ejecutar la importación.

Independientemente de si decide eliminar todos los tipos de entidad o no, tenga en cuenta que siempre se eliminará la información actual de la entidad que se importará en la Evaluación de Seguridad existente antes de cargar el archivo. Es decir, si importa un excel con Puestos de trabajo (entidad) se eliminarán todos los Puestos que contenga la Evaluación antes de la importación.

Una vez decidido se pulsará sobre el botón "Importar" y se finalizará la importación.

 

3. Datos de las medidas

Hecha ya la importación, se explican ahora dónde comprobar los datos de las medidas que se cargan en Prevengos.

En el archivo de importación se incluyen numerosas columnas referentes a la planificación pero algunas de ellas se ignorarán:

"Fecha inicio", "Fecha fin", "Periodicidad", "Fecha realización", "Fecha próximo control", "Responsable implantación", "Responsable seguim./Cont.", "Estado".

Además del texto de la medida y su ID, los datos que sí se volcarán en la planificación de la acción preventiva son la prioridad, la responsabilidad y si requiere control períodico. Todas las medidas estarán a la espera de implantar y solo aquellas que estaban pendientes de control periódico se quedarán a la espera de "En seguimiento (revisiones periódicas)".