En el presente documento podrán ver cómo generar la Memoria Anual de la Orden TIN de forma automática utilizando el asistente de generación de dicha memoria.

Este asistente para la generación de la memoria de la Orden TIN, puede utilizarse a nivel de centro de trabajo, a nivel de empresa o a nivel global, en este documento, van a ver la generación global de la memoria, aunque el uso del mismo es igual en todas sus variantes, por lo que este documento es válido para cualquier aplicación del asistente.

Para generar la memoria de forma global, deben acceder a un informe en el que además de poder generar nuevas memorias, tendrán almacenadas las memorias generadas de años anteriores, para ello se van a situar en el módulo de Gestión o Administración > Informes > Memoria anual > Memoria anual Orden TIN

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Una vez dentro de esta pantalla, para dar de alta una nueva memoria, tendrán que desplegar el menú ‘Memorias anuales’ y pulsar sobre la opción ‘Nueva memoria’. Deben tener en cuenta que sólo se permite una memoria por año, por lo que si intentan crear la memoria de un año ya existente, podrían estar machacando la que había generada anteriormente.

Al crear una nueva memoria, les aparecerá una pequeña ventana en la que se les pide que indiquen el año de la memoria que quieren generar. Una vez que detallen el año para el que quieren generar la memoria, podrán comprobar el listado de centros de trabajo que se incluirán en la memoria, pulsando el botón ‘Ver empresas/centros del año indicado’.

 

Para que una empresa y sus centros de trabajo se incluyan en la memoria, deben cumplir las siguientes condiciones:

• Estar o haber estado de alta en el año de la memoria. Esta comprobación se realiza mediante las fechas de alta y baja/desactivación, que podemos encontrar en el apartado ‘3. Estados’ de la ficha de datos del cliente, y de las fechas de alta y baja de los centros de trabajo, también en el apartado ‘Estado’ pero en este caso de la ficha de datos del centro.

• No tener marcada la opción de ‘Excluir esta empresa/centro de la memoria anual’. Esta opción la pueden encontrar en el apartado ‘4. Actividad’ de la ficha de la empresa’ y en los ‘Datos generales’ de la ficha del centro de trabajo.

Como pueden observar en la primera imagen de la página, el botón ‘Generar memoria del SPA’ está deshabilitado, para activarlo, deben acceder primero al asistente e indicar las opciones de generación de la memoria. A continuación accederán a este asistente e iremos desgranando paso por paso, las opciones que tienen y de donde saca el programa la información en función de la opción seleccionada en cada caso, por lo tanto, pulsen en el botón ‘Asistente de los procesos de la memoria’.

Los datos detallados anteriormente, son condicionantes para que Prevengos incluya las empresas y centros de trabajo en la memoria, pero también es necesario que otros datos estén cumplimentados para que la memoria se genere correctamente y puedan exportarla sin problemas, esos datos son los siguientes:

• CIF de la empresa. Es importante que el CIF esté correctamente indicado y que no existan varias empresas con el mismo CIF en la misma memoria.
• CNAE de la empresa. Debe haber al menos un CNAE indicado en la ficha de la empresa. En el caso de que haya varios CNAES, es necesario que haya uno marcado como ‘CNAE Principal’.
• Datos de dirección y contacto de la empresa. En el apartado ‘2. Datos de contacto’ de la empresa deben estar correctamente cumplimentados los datos de dirección de la empresa (domicilio, localidad, códigos postales, provincia, códigos de provincia y municipio) así como los teléfonos de contacto, el email y los datos del responsable o representante de la misma.
• Datos de dirección y contacto de los centros de trabajo. Al igual que en la ficha de la empresa, deben cumplimentar correctamente los datos de dirección y contacto del centro de trabajo, no pudiendo haber más de un centro con la misma dirección.

CNAE del centro de trabajo. Es importante que el centro de trabajo tenga el CNAE indicado, en el caso de que no lo esté, se tomará como CNAE del centro el CNAE principal de la empresa.