1. Introducción

Una vez confeccionada la memoria, tanto si se ha generado desde el asistente, como si se han introducido los datos a mano, el siguiente paso, es realizar la comunicación de la misma a la plataforma de SERPA. Prevengos no conecta directamente con la plataforma, sino que genera unos ficheros, que el usuario tendrá que publicar en dicha plataforma. En este manual, vamos a ver desde donde y cómo generar estos ficheros, así como la manera de actuar en caso de que al hacer la comunicación en la plataforma, se produzca algún error y necesitemos realizar alguna modificación de la memoria en Prevengos.

 

2. Pantalla de exportación de la memoria ORDEN TIN

Como hemos indicado en la introducción, una vez generada la memoria, hay que exportar o generar los ficheros que posteriormente se publicarán en la plataforma SERPA. Para generar estos ficheros, debemos situarnos en la pantalla de las memorias generadas, a la cuál accedemos desde la opción 'Memoria anual Orden TIN' que encontramos en la parte inferior izquierda del módulo de 'Gestión y Administración'.

Una vez en el listado de memorias, tendrán que seleccionar la memoria a exportar, y pulsar sobre el botón 'Exportar a SERPA' que encontrarán en la parte superior derecha del formulario.

 

Al pulsar sobre este botón, se mostrará otra ventana, en la que aparecerán todas las empresas incluidas en la memoria que se va a exportar, y en este listado, se realizará una comprobación previa a la exportación, en la cuál Prevengos informará al usuario de los datos a corregir en Prevengos, para que al exportar los ficheros y publicarlos en SERPA, no se produzcan errores. 

En el listado de memorias, encontrarán dos tipos, que podrán identificarse en la columna 'Tipo':

• SPA. Es la memoria del servicio de prevención, que se obtiene de la suma de las memorias de los centros de trabajo.
• E. Memorias individuales de cada empresa.

 

Como se puede apreciar en la imagen, encontrarán la columna 'DC' en la que podrán aparecer dos iconos:

•  Indica que los datos de la empresa son correctos y se puede exportar a SERPA.
•  Indica que hay algún dato erróneo y no es posible exportar esa memoria a SERPA. Cuando aparece este icono, podrán comprobar en las columnas que hay más a la derecha, cuál es el problema:
  • DC Cif. Indica la validez del CIF de la empresa.
  • DC SPA. Indica la validez del CIF del SPA al que pertenece la empresa.
  • DC Usu Téc. En el mantenimiento de usuarios, hay algún usuario que no está correctamente definido como técnico.
  • DC Usu. DNI. En el mantenimiento de ususarios, hay algún usuario que tiene mal el DNI. (Pueden ser usuarios desactivados, ya que la memoria que se comunica es la del año anterior, y puede que haya técnicos que ya no están en el SPA, pero que participaron de alguna manera durante el año de la memoria).
  • DC Domicilio. Indica la validez del domicilio de la empresa o sus centros.
  • DC municipios. Indica la validez del municipio de la empresa en cuestión o sus centros de trabajo.
  • Exp. Nos indica si esa memoria ya ha sido exportada. En cualquier caso, puede volver a exportarse.

En los casos de empresas que tengan errores, hay que corregirlos, de lo contrario no se activará el 'check' de la primera columna para exportar las memorias. Desde esta pantalla, pulsando con botón derecho del ratón sobre las memorias, tendrán la opción de abrir la empresa para corregir sus datos o los de sus centros de trabajo.

Una vez que tenemos las memorias con el icono , podremos marcar el check de la primera columna para exportarlas. Desde el menú 'Conexión con SERPA' que encontrarán en la parte superior de la pantalla, tendrán que pulsar sobre la opción 'Exportar memorias seleccionadas', que les mostrará el explorador de Windows para que puedan seleccionar la ubicación en la que van a generar los ficheros. Prevengos generará un fichero comprimido en formato 'ZIP', en el cuál incluirá varios ficheros en formato 'XML', uno para la memoria del SPA y otro para cada una de las empresas incluidas en la exportación.

Como hemos comentado al principio, Prevengos no conecta directamente con SERPA, por lo que puede generar la exportación tantas veces como necesite. 

 

3. Cómo actuar si han generado la memoria y tienen que modificarla.

Al exportar las memorias, Prevengos las marca como exportadas y como cerradas (sólo lectura). En caso de que necesiten realizar cambios en las memorias exportadas, ya sea porque la plataforma SERPA les ha reportado algún error en la publicación, o porque se han dado cuenta del error antes de publicar los ficheros podrán hacerlo sin problemas. 

En primer lugar, tendrán que marcar la memoria como 'No exportada', para ello, deben situarse en la pantalla del listado de memorias generadas de cada año (primera imagen de este manual), seleccionar la memoria correspondiente, y desde el menú 'Herramientas' seleccionar la opción 'Marcar como No exportada a SERPA la memoria seleccionada'.

Una vez hecho esto, deben acceder a la ficha de datos de la memoria a modificar, haciendo doble clic sobre la misma. Dentro de la ficha de datos de la memoria, deben situarse en el apartado '8. Empresas y centros incluidos', donde se mostrarán todas las memorias de todos los centros de trabajo, incluidas en esa memoria general.

 

Para abrir una memoria y poder editarla, debe seleccionarla, y desde el menú 'Editar memorias' tendrán que pulsar sobre la opción 'Abrir memorias seleccionadas'. Una vez abiertas, podrán editarlas accediendo a las mismas haciendo doble clic. Una vez realizadas las modificaciones pertinentes, tendrán que volver a generar los ficheros, tal como se ha explicado en los apartados anteriores.