1. Memoria de actividades del técnico
La memoria de actividades del técnico es un informe que recoge el resumen de todas las acciones realizadas o vencidas durante un período de tiempo determinado, con un máximo de 12 meses. Este informe puede generarse de dos formas:
- Individualizada: se genera una memoria independiente por cada usuario seleccionado.
- Global: se genera una única memoria que agrupa las actividades de todos los usuarios seleccionados.
Para generarla, el usuario debe acceder al menú Herramientas desde el escritorio de Prevengos y seleccionar la opción Memoria de actividades del técnico.
Una vez accedido a esta opción, el usuario deberá indicar el período de fechas sobre el que desea generar el informe, con una duración máxima de 12 meses, así como seleccionar el técnico o los técnicos de los que se desea obtener el documento.
Es importante tener en cuenta que el sistema generará una memoria independiente por cada técnico incluido en la selección. Si lo que se desea es obtener una única memoria con la información agrupada de todos los técnicos, deberá seleccionarse la opción Generar memoria global. Todos los técnicos, disponible en la parte inferior de la pantalla.
Una vez establecidos el período de fechas y los técnicos, el siguiente paso muestra una pantalla de selección del contenido que se desea incluir en la memoria. Este contenido se divide en dos bloques diferenciados:
- Acciones realizadas (identificadas en color verde): recogen las actuaciones que han sido completadas dentro del período seleccionado.
- Acciones vencidas o no iniciadas (identificadas en color beige): recogen las actuaciones que han vencido o que no han llegado a iniciarse en el período indicado.
Cada bloque corresponde a un informe independiente, por lo que el sistema generará un documento para las acciones realizadas y otro para las acciones vencidas o no iniciadas.
Una vez generada la memoria se incluirá una hoja de Excel "RESUMEN ACCIONES" a la que le acompañarán más hojas, en función de lo que se haya seleccionado en la pantalla de opciones anterior. Por ejemplo, aparecerá un listado de evaluaciones de seguridad y de partes de visita si se ha seleccionado "Seguridad" en el bloque de "Evaluaciones de riesgos" y "Partes de inspección. Visita empresa" del bloque "Partes y visitas de control".
Por último, este informe se guardará en una carpeta temporal, por lo que si quiere conservar el documento tendrá que guardar el archivo Excel en una ruta de su equipo, como puede ser el escritorio. No obstante, siempre podrá volver a generar el mismo documento las veces que sea necesario seleccionando las mismas opciones.