1. Introducción

El Gestor de Archivos (GA) es un servicio integrado dentro de la arquitectura de Prevengos cuya finalidad es centralizar y controlar el acceso a la documentación gestionada por el sistema. Se trata de un servicio de Windows que, internamente, expone su funcionalidad mediante una API web, permitiendo que los diferentes componentes de Prevengos puedan comunicarse con él mediante peticiones a través de la red. Su incorporación responde a la necesidad de mejorar la seguridad, simplificar la arquitectura existente y establecer un modelo de acceso a documentos más controlado y escalable.

El Gestor de Archivos actúa como una capa intermedia entre los consumidores de documentos y el repositorio documental. De esta forma, ningún usuario, aplicación web o servicio accederá directamente a la carpeta de documentación, sino que todas las operaciones de lectura, edición y publicación se realizarán exclusivamente a través de este servicio.

Esta nueva arquitectura permite controlar completamente el ciclo de vida de los documentos, garantizando que todas las operaciones sobre ellos sean supervisadas y gestionadas desde un único punto.

 

1.1. Concepto general

El Gestor de Archivos modifica completamente el modelo de acceso a la documentación. El servicio es el único punto de acceso autorizado al repositorio documental.

Las aplicaciones cliente no interactúan directamente con el sistema de archivos y se comunican exclusivamente con el Gestor de Archivos, que actúa como intermediario entre los consumidores y el almacenamiento físico de la documentación.

 

1.2. Funcionamiento del Gestor de Archivos

Cuando un usuario necesita abrir un documento, la aplicación no accede directamente al repositorio documental, en su lugar realiza una solicitud al Gestor de Archivos indicando el documento requerido.

1. El Gestor de Archivos localiza el archivo dentro del repositorio y genera una copia temporal destinada exclusivamente a la sesión de edición solicitada. Esta copia es la que recibe el usuario para trabajar. Durante todo el proceso de edición, el documento original permanece intacto dentro del repositorio documental. El usuario únicamente interactúa con la copia temporal suministrada por el servicio.
    
2. Una vez finalizada la edición, la aplicación solicita al Gestor de Archivos que almacene los cambios realizados. En ese momento, el servicio valida la operación y actualiza el documento original con el contenido de la copia temporal.
    
3. Finalmente, la copia utilizada durante la edición es eliminada, evitando la acumulación de archivos temporales. Este mecanismo garantiza que el repositorio documental únicamente sea modificado mediante operaciones controladas por el propio Gestor de Archivos.

El Gestor de Archivos actúa también como intermediario en la distribución de la documentación a las aplicaciones web. Las aplicaciones web obtienen directamente los documentos a través del Gestor de Archivos y son las propias aplicaciones web las que, cuando es necesario, realizan la conversión del documento a PDF para su visualización por parte del usuario.

2. Instalación Prevengos con GA

La instalación de Prevengos con Gestor de Archivos se realiza siguiendo el mismo procedimiento que en una instalación estándar de Prevengos. La principal diferencia es la incorporación de un componente adicional, el Gestor de Archivos, así como la utilización de ejecutables específicos para este servicio para los componentes: SSDP y cada una de las aplicaciones web de Prevengos.

 

2.1. Distribución de la arquitectura

Antes de comenzar la instalación, se debe definir la distribución de la arquitectura de Prevengos, determinando en qué equipos o servidores se instalará cada una de las aplicaciones componentes de Prevengos.

Una vez definida la arquitectura, se procederá a instalar los diferentes componentes de Prevengos en las ubicaciones correspondientes, siguiendo el procedimiento habitual de instalación.

En una instalación con GA se deberán tener en cuenta las siguientes particularidades:

• Instalar un componente adicional denominado Gestor de Archivos. El Gestor de Archivos debe poder tener comunicación con el Servidor de Llave de Prevengos, el Servidor de Datos de Prevengos y la carpeta documentación.
• Instalar la versión del componente SSDP específica para trabajar con el Gestor de Archivos.
• Instalar, para cada una de las aplicaciones web de Prevengos, los ejecutables específicos para trabajar con el Gestor de Archivos.

 

2.2. Instalación del Gestor de Archivos (GA)

El Gestor de Archivos se instala como un componente adicional de Prevengos. Durante el proceso de instalación se muestran tres pantallas:

• En la primera pantalla del asistente de instalación se debe pulsar Siguiente.

 

• En la segunda pantalla se debe especificar el puerto de escucha que utilizará el servicio del Gestor de Archivos.

  Este puerto será utilizado por el servicio para recibir las peticiones realizadas por los diferentes componentes de Prevengos que necesiten trabajar con ficheros.

  Se debe indicar un puerto disponible y accesible desde los equipos en los que se encuentren instalados los componentes de Prevengos que vayan a utilizar el servicio y pulsar Siguiente. (Puerto recomendado por defecto: 25647)

 

• Una vez configurado el puerto de escucha, se mostrará la pantalla final del asistente. Para iniciar la instalación del componente, se debe pulsar Instalar.

 

 

2.3. Configuración del Gestor de Archivos (GA)

1. Una vez instalado el Gestor de Archivos, es necesario activarlo y configurarlo desde el Panel de control de Prevengos.

Para ello, se debe acceder a: Panel de control de Prevengos → Estado de las ubicaciones → Configurar DocsAPI.

Se debe seleccionar la opción que indica que Prevengos utilizará el servicio del Gestor de Archivos: Servicio Prevengos DocsAPI.

2. A continuación, se debe indicar la URL mediante la que escucha el servicio del Gestor de Archivos. La URL debe corresponder con la dirección del servidor donde se aloja el GA y el puerto configurado durante la instalación del servicio, y debe ser visible desde los componentes de Prevengos que necesiten utilizarlo.

Ej: http://127.0.0.1:25647

3. Por último, se deben indicar las rutas correspondientes a la carpeta Documentación de Prevengos.

Es necesario especificar las rutas mediante las que:

• El Gestor de Archivos accede a la carpeta de documentación.
• SQL Server accede a la carpeta de documentación.

Ej: C:\Prevengos\Documentacion

Importante: La carpeta Documentación configurada en las ubicaciones de Prevengos debe ser accesible tanto por el Gestor de Archivos como por SQL Server. Ambos componentes deben disponer de acceso a dicha carpeta para que el sistema pueda funcionar correctamente.

Si la configuración es correcta al 'Verificar conexión' se verá el siguiente mensaje:

 

2.4. Pruebas de funcionamiento

Una vez instalado el Gestor de Archivos, configurado el servicio Prevengos DocsAPI y establecidas correctamente las rutas de acceso a la carpeta Documentación, el proceso de instalación y configuración de Prevengos con Gestor de Archivos queda completado.

Antes de finalizar, se recomienda comprobar que tanto el Gestor de Archivos como SQL Server pueden acceder correctamente a la carpeta de documentación y que los componentes de Prevengos pueden comunicarse con el servicio mediante la URL configurada con las siguientes comprobaciones de funcionamiento:

• Comprobar desde el puesto de trabajo de Prevengos puedo ver documentación generada anteriormente. 
• Comprobar desde el puesto de trabajo de Prevengos puedo generar documentación y publicarla en la web.
• Comprobar desde el portal web que veo el documento que acabo de publicar.
• Publicar un documento en el portal web y ver si se ve desde Prevengos.
• Revisar si hay ficheros [FTP]\Coordinacion\BackupCAE\ y copiarlos a [UBICACION]\Coordinacion\BackupCAE\ (cambiando - por #)