1. Introducción
SERPA (Sistema de Comunicación de Datos de los Servicios de Prevención Ajenos) es el sistema habilitado por las autoridades laborales para que los Servicios de Prevención Ajenos (SPA) comuniquen los datos relativos a su actividad y a los contratos de servicios preventivos suscritos con sus empresas clientes.
A través de esta comunicación, los SPA deben notificar periódicamente la información de los contratos vigentes, permitiendo a la autoridad laboral disponer de un registro actualizado de las relaciones contractuales entre los servicios de prevención y las empresas a las que prestan sus servicios.
Esta herramienta permite generar el fichero de notificación de contratos vigentes para su comunicación a SERPA. Desde el módulo de Administración, a través de la ruta ADM → Herramientas → Comunicación contratos SERPA, el sistema identifica automáticamente los contratos vigentes a fecha de exportación y genera un fichero Excel con los datos de los contratos y las empresas correspondientes, listo para su envío.
Para la finalizar la comunicación, el fichero se ha de publicar en la plataforma web de SERPA.
2. Identificación de los contratos.
Para la identificación del estado actual de los contratos a comunicar, Prevengos tiene en cuenta varios factores, entre los que se encuentran los siguientes:
- Estado de la empresa.
- Estado de los centros asociados al contrato.
- Estado y fechas del contrato.
- Estado de la renovación del contrato.
- Última comunicación de contratos realizada desde Prevengos.
Al acceder a la herramienta, el sistema identificará los contratos vigentes, comprobará si estos han sido incluidos en alguna exportación anterior, de forma que pueda identificar el tipo de notificación que debe realizarse a SERPA (alta, modificación o baja).
Si no se ha realizado ninguna exportación, en la primera que se realice, todas las comunicaciones serán 'Altas' de contratos. Una vez realizada una primera exportación, las siguientes que se realicen, podrán contener comunicaciones de los siguientes tipos:
- Alta: contratos vigentes actualmente nunca notificados a SERPA.
- Renovación: Contratos vigentes comunicados a SERPA renovados.
- Modificación: Contratos vigentes comunicados a SERPA en los que hay cambios en sus datos.
- Baja: Contratos notificados al SERPA cuya última notificación no sea una baja y que ya no estén vigentes por alguna de las causas indicadas anteriormente.
Tenga en cuenta que si en la ficha de datos de la empresa, o el centro, se ha marcado la casilla "Excluir de la memoria anual" el contrato no será tenido en cuenta.
3. Revisión de datos de los conciertos.
En la exportación se comunican datos tanto del contrato, como de la empresa sobre la que ser reliza el mismo, y también los centros de trabajo incluidos en este, si faltan datos, la publicación del fichero en SERPA dará errores. La herramienta de exportación de contratos de Prevengos, realizará una comprobación para indicar al usuario si todos los datos están correctamente cumplimentados, y por lo tanto, el contrato puede exportarse, o si por el contrario, faltan datos y el contrato no es exportable a SERPA. Para informar al usuario sobre el estado de los datos para que el contrato sea válido para su exportación, en la primera columna aparecerá un icono informando de si el contrato es o no es exportable:
- Los contratos exportables se identifican por el icono
- Los no exportables por
, en la columna "DC".
Desde la pantalla de exportación, tendrá la opción de corregir los errores en los datos de la empresa, el centro o el contrato, sin salir de esta pantalla. Esta opción la encontrarán en 'Herramientas > Ver contratos con datos incorrectos (no exportables)', con la que accederán a un listado donde se muestran los datos que se han de corregir (resaltados en rojo) para que el contrato se pueda exportar.
El menú "Herramientas" ofrece las opciones de edición para el contrato, centro y empresa, y herramientas de asignación de CNAE, dirección postal, teléfonos y códigos SERPA (provincia y municipio).
Si un contrato no ha sido tenido en cuenta, porque los servicios concertados no están bien configurados, tendrá que realizar los siguientes pasos para sea listado en el formulario de exportación:
- Acceder al mantenimiento "Actividades o servicios predefinidos" y comprobar que todos los servicios tienen indicada especialidad en la pestaña "1. Datos generales".
- Usar la consulta "Contratos" para listar dichos contratos.
- Realizada la búsqueda, seleccionar los contratos y usar el menú 'Herramientas > Actualizar... > Información de trabajadores, especialidades y actividades de la memoria de los contratos seleccionados'.
- Seleccionar la opción de actualización "Actualizar la información de las especialidades de los servicios".
4. Exportación a SERPA.
Marcada la casilla de la columna "E" en cada registro, desde el menú 'Conexión con SERPA > Exportar contratos a SERPA' iniciamos el proceso de generación del fichero Excel, dónde sólo ha de indicar en que ruta del equipo se guardará el fichero.
5. Contratos exportados a SERPA.
Esta pestaña muestra el listado de contratos que han sido comunicados a SERPA. Es importante tener en cuenta que Prevengos no tiene control sobre la carga del fichero en la web de SERPA, al tratarse de un proceso que el usuario realiza de forma manual.
El listado conserva la información de la última comunicación realizada para cada contrato, de modo que en futuras exportaciones el sistema pueda identificar correctamente el estado en el que debe notificarse cada contrato: alta, modificación o baja.
6. Errores en el proceso de lectura en SERPA
La carga del fichero en el portal SERPA puede devolver errores durante el proceso de integración. El propio portal genera un informe que detalla únicamente los primeros 100 registros con error, por lo que para una revisión más completa será necesario utilizar la opción de menú Consulta de SPA.
En caso de que se produzcan errores, el usuario debe seguir los siguientes pasos para su resolución:
- Tomar una captura del error o guardar el informe generado por el portal SERPA, con el fin de disponer de toda la información necesaria para su análisis.
- Crear el ticket correspondiente en el portal de soporte de Prevengos, desde donde el equipo de soporte podrá atender la incidencia y ayudar a identificar y resolver los errores detectados.
Tras la revisión del informe y la corrección de los datos, se deberá marcar el contrato afectado en Prevengos como no comunicado accediendo a la pestaña 2. Datos notificados en SERPA y utilizando la opción Herramientas → Marcar contratos como: No comunicado (Error). Esto permitirá que el contrato vuelva a estar disponible para su exportación en la siguiente comunicación.
Al aceptar el mensaje anterior mensaje, el estado de comunicación del contrato se establece con el icono 
y el concierto vuelve a la pestaña 1. Exportación de contratos al SERPA, con el estado correspondiente, como se aprecia en las siguientes imágenes:
, tras marcarlo como no comunicado.
, de nuevo disponible en el listado de conciertos a notificar.
De nuevo en la pestaña 1. Exportación de contratos al SERPA, se procederá a la revisión, pero si Prevengos no presenta errores relacionados con el concierto, será necesario contactar con SERPA para informarles que la lectura del archivo no se efectúa adecuadamente y que revisen el procedimiento de carga. Nuestro Dpto. de Soporte estará pendiente de su notificación para efectuar, si es preciso, las modificaciones necesarias en Prevengos.