1. Introducción

Al igual que disponemos en Prevengos de las plantillas de impresión de documentos en Word con el que generamos documentos como evaluaciones de riesgos, certificados de formación o aptitud,.... Disponemos también de la biblioteca de documentación general, donde podemos crear plantillas usando una serie de marcadores para aquellos documentos que no tienen cabida en las plantillas de impresión.

Por un lado disponemos del mantenimiento de la biblioteca donde tendremos todos los documentos creados, y por otro la herramienta que nos genera el documento. A continuación veremos ambas opciones.

 

2. Mantenimiento

El mantenimiento de plantillas lo tenemos accesible tanto desde la pantalla principal de Prevengos como dentro de cada módulo donde está disponible. En la siguiente imagen vemos el acceso desde la pantalla principal:

Al igual que podemos acceder desde esta pantalla también lo podemos abrir desde los módulos donde está disponible la herramienta. Estos módulos son el de gestión comercial, gestión general y administración, control de proyectos, prevención técnica, accidentes, coordinación de actividades, entrega de EPIs y vigilancia de la salud.

En todos estos módulos dispondremos del acceso al mantenimiento desde el menú superior [Herramientas] seleccionando la opción Biblioteca documental (En algunos módulos aparece como Biblioteca de documentación general). Una vez accedamos al mantenimiento veremos la siguiente pantalla:

Como en todos los mantenimientos de Prevengos, tenemos las opciones necesarias para Crear, editar o eliminar elementos del mismo. Lo primero que veremos es un árbol de carpetas ya creadas las cuales nos ayudarán a catalogar a quien va dirigida la plantilla. Algo muy importante que tenemos que tener en cuenta es que las plantillas pueden estar dirigidas a 4 elementos (Preclientes, empresas, trabajadores y colaboradores) y en función del que elijamos en el momento de la creación determinara los marcadores que tenemos disponibles en el documento.

Es posible que tengamos dudas sobre qué es un MARCADOR. Los encontramos también en las plantillas de Word de Prevengos y los podemos insertar en Word, desde el menú superior [Complementos] -> [Marcadores de biblioteca de Prevengos] donde veremos un listado de los disponibles (como hemos dicho, dependerán del tipo de documento que hayamos marcado). Los marcadores siempre tienen un diseño entre corchetes [XXXXX] donde las XXXXX nos indica qué dato nos recoge de Prevengos. Vamos a enumerar unos ejemplos para tenerlo más claro:

• [EMPRESA_CIF] -> Nos introducirá el dato que tengamos en el campo CIF de la ficha de la empresa.
• [@CENTROS_TRABAJO] -> La @ nos indica que insertara una tabla/listado en este caso, con los centros de trabajo
• [TRABAJADOR_DNI] ->  Nos inserta el número de DNI de la ficha del trabajador
• [MI_EMPRESA] -> Inserta el nombre de nuestra empresa, que tenemos configurado en la identificación de mi empresa

En cuanto a marcadores que funcionan en el encabezado y pie de página, dispone del siguiente: [FECHADOCUMENTO] (fecha del documento en formato largo). Además, en el caso de documentos de la biblioteca generados a empresas, dispone de todos estos para el encabezado y pie de página: [CODIGOCLIENTE], [EMPRESA], [EMPRESA_COMERCIAL], [CIF], [FECHA], [FECHADOCUMENTO] (fecha del documento en formato largo), [EMPRESA_TECNICORESPONSABLE], [EMPRESA_CONTACTO].

Teniendo claro a quien puede ir dirigido los documentos que podemos crear y los marcadores disponibles, vamos a proceder a crear una plantilla. Para ello, desde la carpeta del tipo de documento que va a ser (precliente, empresa, trabajador o colaborador) haremos clic en Nuevo documento, disponible en el menú superior [Archivo] o haciendo clic derecho sobre el área Documento. Tendremos la siguiente ventana:

Lo primero que vemos es indicar un nombre al documento en el campo Titulo así como establecerle un Tipo de documento. Este campo viene de un mantenimiento y no es el que establece los marcadores disponibles, sirve solo para catalogar el documento. El campo descripción del documento nos permitirá añadir una breve explicación para que cualquier usuario que lo vaya a usar sepa que va a obtener al usar esa plantilla.

Donde realmente establecemos el destinatario del documento el cual va a regir los marcadores que tengamos disponibles es en el campo "documento perteneciente a la biblioteca de:" Una vez seleccionado a quien va dirigido el documento necesitaremos crear o establecer el documento físico. Para ello disponemos de diferentes opciones: 

• Con el botón  nos creará un documento de Word en blanco con los marcadores disponibles en función de la selección previa. Sobre este documento podemos crear el escrito que queramos usando los marcadores disponibles en la herramienta "Complementos" de Word
• Con el botón  podemos añadir un documento que tengamos ya escrito con el fin de adaptar los marcadores y usarlo como plantilla. En caso de querer eliminarlo tenemos disponible el botón 

En ambos casos, podemos visualizar el documento final con el botón  con el fin de editarlo tras crearlo con una de las anteriores opciones.

En el documento creado, inicialmente en blanco, podemos añadir los marcadores que están disponibles, elaborando un escrito junto a estos marcadores para que cuando generemos el documento final, los marcadores sean sustituidos por sus datos correspondientes en Prevengos. 

Lo que veremos en Word será similar a esta ventana:

 

3. Uso de la herramienta

Como hemos comentado anteriormente, esta herramienta está disponible en varios módulos de Prevengos, desde donde podemos tanto acceder al mantenimiento de la biblioteca como generar los documentos. 

Como vemos en la imagen superior, desde Biblioteca documental accedemos al mantenimiento y desde Generar documento de la biblioteca seleccionamos a que elemento se lo vamos a generar. La única variante la tenemos en el módulo de gestión comercial donde la única opción serán los preclientes. La elección que hagamos será el filtro que tengamos a la hora de añadir empresas, trabajadores o colaboradores. Una vez seleccionado veremos la siguiente pantalla:

Apreciamos que tenemos dos zonas claramente diferenciadas.

• En la parte 1. Seleccione los documentos de biblioteca que desea generar podemos, como bien dice el título, añadir uno o varios documentos de la biblioteca para que sean generados de manera masiva. Bastará con usar el botón [Añadir Documentos] para abrir el mantenimiento de la biblioteca y elegir los documentos que deseemos.
• En la parte 2. Seleccione las empresas a las que desea generar los documentos seleccionados añadiremos todas las empresas a las que queremos generar los documentos agregados en el punto anterior. Con el botón [Añadir Empresas] abriremos el mantenimiento de empresas y elegiremos todas aquellas a las que queremos generar el/los documentos.

Una vez establecidos los documentos que queremos generar y a los elementos a los que se lo vamos a hacer (empresas, trabajadores o colaboradores) pulsaremos el botón   accediendo a la siguiente ventana:

Prevengos generará todos los documento obteniendo un listado de los mismos. Desde el desplegable [Documentos] disponemos de varias herramientas:

• Ver los documentos en pantalla
• Combinar varios documentos en un único documento
• Imprimir los documentos que seleccionemos
• Guardar los documentos seleccionados, donde tendremos la opción de publicarlos en la web
• Editar la ficha de datos del documento generado
• Eliminar los documentos seleccionados
• Ver documentación adjunta del elemento seleccionado
• Enviar documentos por mail pudiendo convertirlos en PDF