Convocatoria de solicitud de reconocimientos. Descripción
1. Introducción
¿Qué es una convocatoria de solicitud de reconocimientos?
¿Para qué sirve una convocatoria de solicitud?
El propósito fundamental radica en actuar como un filtro inteligente para optimizar los recursos del servicio de prevención; al cribar de forma automática a los empleados y seleccionar únicamente a aquellos que realmente necesitan la revisión —por ejemplo, excluyendo a quienes ya la han pasado en los últimos 12 meses—, se evitan duplicidades innecesarias, se controlan los costes y se garantiza que la intervención médica se dirija exactamente a quien le corresponde.
¿En qué momento del proceso se utiliza?
La convocatoria de solicitud actúa como paso previo a la planificación definitiva de los reconocimientos. Su finalidad es recabar la información necesaria de los trabajadores antes de proceder a su programación en el sistema, lo que permite una organización más eficiente y ajustada a las necesidades reales.
¿Cómo funciona el ciclo?
El ciclo de convocatoria de solicitud de reconocimientos es el proceso mediante el cual Prevengos organiza y gestiona, de forma estructurada, la citación de los trabajadores para sus reconocimientos médicos. Se trata de un flujo secuencial en el que cada fase depende de la anterior, garantizando que ningún paso se omita y que todas las partes implicadas estén informadas en todo momento. Es importante tener en cuenta que las respuestas de los trabajadores no se reciben a través de Prevengos, sino por vías externas como el teléfono o el correo electrónico.
El flujo de trabajo habitual recomendado sería el siguiente:
1. Creación de la convocatoria y alta de trabajadores
El ciclo comienza con la creación de una convocatoria de solicitud de reconocimientos. Una vez creada la convocatoria, se incorporan a ella los trabajadores que deben ser citados. Para facilitar esta selección, el sistema permite filtrar por aquellos trabajadores que no hayan recibido un reconocimiento médico en los últimos 12 meses, evitando así duplicidades y asegurando que la convocatoria se dirige únicamente a quienes realmente corresponde.
2. Notificación a los trabajadores
Con los trabajadores ya añadidos a la convocatoria, el siguiente paso es notificarles que han sido incluidos en ella y que deben confirmar si van a realizarse el reconocimiento o no. Esta notificación se gestiona desde el propio sistema, que registra el envío y queda a la espera de la respuesta de cada trabajador.
3. Asignación a una PVST
Una vez recibidas las confirmaciones, se identifican los trabajadores que han aceptado realizarse el reconocimiento y se procede a asignarlos a una PVST previamente creada. La PVST es la unidad de planificación que agrupa a los trabajadores que van a ser atendidos en una misma sesión o jornada de reconocimientos.
4. Generación de citas
Con los trabajadores ya incorporados a la PVST, se procede a seleccionarlos y generarles una cita individual o masiva. Este paso formaliza la convocatoria de cada trabajador y fija los datos concretos de su reconocimiento.
5. Notificación de citas
El ciclo se cierra con la notificación de las citas generadas, tanto a los trabajadores como a la empresa. De este modo, todas las partes implicadas quedan informadas de los detalles de cada reconocimiento antes de que este se lleve a cabo.
2. Crear una convocatoria de solicitud de reconocimientos médicos.
Para crear una nueva convocatoria, el usuario debe seguir los siguientes pasos dentro de Prevengos:
- Acceder al módulo Vigilancia de la Salud.
- Abrir la ficha de datos de la empresa correspondiente.
- Dentro de la ficha, pulsar sobre el apartado Vigilancia de la Salud.
- Situarse en la opción 2. Solicitud de reconocim.
- Desplegar el menú Solicitudes de reconocimientos y seleccionar la opción Nueva convocatoria de solicitud de reconocimientos.
Una vez completados estos pasos, el sistema mostrará el formulario de configuración de la nueva convocatoria, desde el que se definirán los parámetros necesarios para su puesta en marcha.
