1. Introducción
Las actividades del programa anual se utilizan para marcar una serie de objetivos a realizar en una empresa y programarlas en el tiempo, es decir son tareas que deben ir haciendo en la empresa.
Prevengos dispone de un mantenimiento de Actividades Predefinidas con el fin de poder añadirlas en el momento de crear una Programación Anual de Actividades (PAA). Si es cierto que cuando den de alta un PAA tendrán la opción de añadir una actividad del mantenimiento o crear una nueva. Lo normal es usar siempre el mantenimiento donde encontrarán las actividades creadas y configuradas.
Accederán al mantenimiento desde el módulo de Prevención Técnica, en el menú superior Mantenimientos, dentro de la carpeta "Prevención Técnica" seleccionando Actividades predefinidas. Programación anual (PAA)
En este mantenimiento de actividades de PAA, como en los mantenimientos generales, podrán clasificar los elementos creando carpetas, con el fin de organizas las actividades más eficientemente. Dispondrán también de las herramientas necesarias para crear, editar y eliminar elementos. Una vez dentro verán una ventana similar a esta:
La vista general del mantenimiento ya les informa de la configuración de las actividades existentes, indicando datos como el tipo de actividad, los tiempos de realización, responsable, ....
2. Ficha de datos
Desde el propio mantenimiento pueden crear una actividad nueva, visualizando la ficha de la misma similar a la siguiente imagen:
Como pueden ver en la imagen superior, la ventana que se muestra tiene 2 pestañas principales, la correspondiente a los Datos generales y la relativa a responsabilidad y recursos.
Dentro de la primera pestaña de Datos generales encontrarán un primer campo donde deben establecer la propia Actividad predefinida, seguida de un segundo campo para establecer una descripción a los tiempos de realización, dicho campo cambiara de posición al insertar la actividad en un PAA situándose debajo de la descripción de la actividad. Seguidamente establecerán, como campo de cumplimentación obligatorio, el Tipo de actividad, proveniente de un mantenimiento donde pueden crear y editar elementos.
Posteriormente deben establecer los datos relativos a la realización prevista de la actividad, para lo que disponen de tres opciones para establecerla:
- Con la opción A1 (en caso de días) o A2 (en caso de meses) posteriores a la fecha de referencia establecida en el PAA
- Con la opción B indicando una fecha concreta dentro del periodo del PAA. En el momento de insertar la actividad en el PAA disponemos de un campo donde establecer esta fecha
- Con la opción C indicamos que se va a realizar la actividad en cualquier momento dentro del periodo del PAA.
Como datos adicionales podrán indicar que esta actividad es una actividad interna o que no se va a incluir al imprimir los informes generados para el cliente.
Terminada esta primera pestaña de Datos generales, pasamos a la segunda pestaña donde indicarán la responsabilidad y recursos de la actividad, en una ventana similar a la siguiente imagen:
El primer campo que encuentran es para indicar la Responsabilidad de la actividad, proveniente de su propio mantenimiento (Mantenimientos -> Prevención técnica -> Responsabilidad de las actividades), donde podrán elegir un elemento existente, crear o editarlo, siempre según los permisos que tenga el usuario. A continuación, tendrán la opción de indicar los responsable de ejecución de la actividad, al estar en el mantenimiento no existirá la opción de elegir elementos de la empresa, obviamente, pero si está disponible la opción de añadir elementos genéricos del mantenimiento de responsables o usuarios de Prevengos.
Por último, se añadirán en los siguientes apartados los datos relativos al coste estimado, descripción y recursos materiales.